Accédez à Paramètres > Intégrations > WhatsApp, connectez le compte WhatsApp Business de votre établissement scolaire et enregistrez votre numéro. Pour le modifier ultérieurement, sélectionnez Changer de numéro sur la même fiche ; l’historique, les formulaires et les codes QR seront transférés vers le nouveau numéro.
Pour les administrateurs : connectez le numéro WhatsApp Business de votre école à OpenApply .
Pourquoi cela aide
- Contactez les familles là où elles répondent le plus rapidement. Dans de nombreux pays, les parents répondent bien plus vite sur WhatsApp que par e-mail.
- Un seul historique partagé. Chaque message est enregistré dans la fiche de l'étudiant ou du contact, et non sur le téléphone de quelqu'un.
- Changez de numéro sans rien perdre. Votre historique, vos formulaires, vos liens et vos codes QR sont tous transférés vers votre nouveau numéro.
Avant de commencer
- Votre école a besoin de son propre compte WhatsApp Business avec Meta.
- Vous devez obtenir l'autorisation de gérer l'intégration WhatsApp dans OpenApply .
Se connecter à WhatsApp
Accédez à Paramètres > Intégrations > WhatsApp.
Suivez les étapes pour connecter le compte Meta (WhatsApp Business) de votre école et enregistrer votre numéro.
Lorsque le numéro est prêt, la fiche « Enregistrer un numéro WhatsApp » affiche « Actif ».
Changez votre numéro WhatsApp
Sur la carte « Enregistrer un numéro WhatsApp », sélectionnez « Changer de numéro ».
Saisissez le nouveau numéro et choisissez de recevoir un code par SMS ou par appel vocal.
Saisissez le code pour vérifier le numéro. La carte affiche d'abord le nouveau numéro comme « En attente », puis comme « Actif ».
Partagez à nouveau tous les codes QR ou liens que vous avez imprimés ou publiés en dehors OpenApply . OpenApply vous le rappelle.
- L'ancien numéro continue d'envoyer des messages jusqu'à ce que le nouveau soit actif. Si le nouveau numéro tombe en panne, l'ancien reste connecté.
- Les conversations précédentes restent accessibles sur les profils Contact et Étudiant. Les messages les plus anciens sont identifiés par l'ancien numéro.
- Les formulaires, liens et codes QR WhatsApp existants pointent automatiquement vers le nouveau numéro.
- Chaque modification est enregistrée dans le journal d'audit.
Modèles de messages et leurs catégories
Les modèles vous permettent d'envoyer un message à un parent en dehors du délai de réponse de 24 heures. Pour en configurer un, accédez à Paramètres > Admissions > Notifications et associez un modèle WhatsApp à un e-mail de notification ou à une notification d'événement. Une fois approuvé par Meta, il apparaîtra sous « Modèle d'envoi » sur le profil.
Meta détermine la catégorie de chaque modèle. L'éditeur de modèles affiche la catégorie approuvée à côté du statut d'approbation, avec une indication lorsqu'elle diffère de celle que vous avez soumise.
Si Meta approuve un modèle comme étant de type Marketing plutôt qu'Utilitaire, son envoi coûte plus cher et il ne peut pas être distribué aux numéros américains (+1). Si des parents aux États-Unis cessent de recevoir un message, vérifiez la catégorie du modèle.
Choses à savoir
- OpenApply ne propose pas de chatbots ni de réponses automatiques. Vous pouvez configurer un message d'absence dans votre compte WhatsApp Business.
- Les campagnes WhatsApp en masse ne sont pas disponibles.