Webinaire : Résolution des problèmes rencontrés par les parents

Q : Où puis-je accéder au site de démonstration OpenApply ?

A : Vous pouvez accéder au site de démonstration OpenApply à l'adresse suivante : https://demo.openapply.com

Vous pouvez utiliser ce site pour tester l'interface parent, car vous pouvez facilement basculer entre l'interface d'administration et l'interface parent en cliquant sur « Parcourir les rôles et les liens » en haut à droite. Vous pouvez également utiliser le site de démonstration pour tester des éléments que vous ne souhaitez pas modifier au préalable sur votre propre site OpenApply , car le site de démonstration est réinitialisé toutes les heures.

Q : Comment traiter les dossiers des étudiants qui postulent à nouveau pour la même année universitaire ?

A : Veuillez cliquer ici pour consulter notre tutoriel, qui explique comment traiter les candidatures de personnes postulant à nouveau pour une année universitaire différente.

Cette procédure conviendrait également à un étudiant inscrit l'an dernier, qui a quitté l'établissement cette année et souhaite désormais se réinscrire. En effet, sa première inscription concernerait l'année dernière, et sa nouvelle inscription, cette année.

Les seuls cas plus complexes sont ceux où l'étudiant dépose deux candidatures au cours de la même année. N'hésitez pas à nous contacter via le formulaire de demande si vous êtes confronté à une telle situation. Vous pourrez alors nous indiquer de quel étudiant il s'agit et nous décrire le problème, afin que nous puissions vous conseiller sur la meilleure solution.

Q : Lorsqu'un profil d'élève est déverrouillé pour permettre aux parents de le modifier, serai-je informé, en tant qu'administrateur, de cette modification ? Dois-je le verrouiller à nouveau ?

R : Si vous avez déverrouillé leur compte et l'avez passé en statut « En attente » pour leur permettre de soumettre une nouvelle candidature, vous serez notifié·e dès que leur dossier sera déposé, car leur statut passera à nouveau à « Candidature soumise ». Vous pouvez également filtrer les profils déverrouillés dans les listes « Demandes de renseignements », « Candidats » ou « Étudiants », puis les verrouiller (ou les déverrouiller) en masse. Vous trouverez des conseils supplémentaires sur le filtrage ici .

Q : Existe-t-il un registre des étudiants refusés qui postulent à nouveau pour une autre année ?

Pour chaque candidat, vous pourrez consulter son historique de candidatures en bas à droite de son profil. Vous pourrez ainsi facilement voir si sa candidature a déjà été refusée, car cela figurera dans son historique.

Pour obtenir ces informations en masse, le plus simple est d'exporter vos candidats en veillant à inclure le champ « Date de refus », disponible dans la section « Champs supplémentaires » de la page d'exportation. La présence d'une date de refus indique que la candidature a déjà été refusée. Vous trouverez des conseils supplémentaires sur l'exportation ici .

Q : Que signifie l'icône de clé, et comment fusionner les parents en double si l'un possède une icône de clé et l'autre non ?

A : L'icône de clé indique que le parent possède un compte et peut se connecter à OpenApply . Vous trouverez ici des informations complémentaires sur les différentes icônes parentales et sur la procédure d'activation des comptes parents.

Si vous avez un compte parent en double (l'un avec une icône de clé et l'autre sans), vous pouvez fusionner le compte sans icône afin de conserver le compte parent actif. Vous trouverez des conseils supplémentaires sur la fusion des comptes parents ici .

Q : Que dois-je faire si j'ai une demande de recommandation mais que le parent ne souhaite pas informer son école actuelle de sa candidature ?

A : Dans ce cas, envoyer la demande de recommandation à l'enseignant actuel l'informerait que le candidat postule dans votre établissement. Il vous appartient donc de décider si vous souhaitez ou non obtenir une recommandation. Vous trouverez ici des conseils sur le fonctionnement des questionnaires et ici des instructions pour modifier et renvoyer les demandes de recommandation.

Q : Existe-t-il un moyen de créer un compte parent de test sans affecter les statistiques qui comptabilisent le total des inscriptions en attente et des inscriptions définitives ?

R : Vous pouvez créer un compte parent de test, puis archiver le candidat pour le masquer des listes. Cependant, il sera toujours comptabilisé dans les statistiques. Vous trouverez ici des conseils pour archiver un candidat. Vous pouvez également utiliser notre site de démonstration pour basculer facilement entre les vues parent et administrateur à des fins de test, comme indiqué précédemment.

Q : OpenApply propose-t-il des formulaires standard pour aider les écoles et les parents à mettre à jour annuellement leurs coordonnées ?

De nombreuses écoles choisissent de mettre à jour les coordonnées chaque année lors de la réinscription. Le formulaire de réinscription par défaut comprend des champs permettant aux parents de modifier leurs coordonnées. Nous pouvons également vous aider à créer un formulaire complémentaire incluant des champs tels que les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les adresses postales, et à l'ajouter à toutes les listes de vérification du statut « Inscrit ». Vous pourrez ensuite envoyer un courriel groupé aux parents pour les inviter à compléter le formulaire. Vous trouverez des conseils sur l'envoi de courriels groupés ici .

Le formulaire de mise à jour des informations peut être dupliqué chaque année afin de permettre aux parents de le remplir facilement à nouveau annuellement. Vous trouverez ici des conseils sur la création et la duplication de formulaires. N'hésitez pas à nous contacter via la page « Soumettre une demande » si vous avez besoin d'aide, et indiquez-nous les champs que vous souhaitez que les parents mettent à jour.