Webinaire : Mode d'examen des candidatures

Q : Où puis-je accéder au site de démonstration OpenApply ?

A : Vous pouvez accéder au site de démonstration OpenApply à l'adresse suivante : https://demo.openapply.com

Vous pouvez utiliser le site de démonstration pour tester tout ce que vous ne souhaitez pas modifier au préalable sur votre propre site OpenApply , car le site de démonstration se réinitialise toutes les heures.

Veuillez nous contacter via le formulaire « Soumettre une demande » si vous avez besoin du mot de passe pour accéder au site de démonstration.

Q : Les évaluateurs doivent-ils déjà être inscrits dans le système ?

R : Oui, vous devez d'abord ajouter les réviseurs en tant qu'utilisateurs administrateurs, via Paramètres > Annuaire du personnel.

Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la création de votre annuaire du personnel et la gestion des utilisateurs.

Q : Les évaluateurs ont-ils accès au reste d' OpenApply ? Puis-je ajouter une personne uniquement pour consulter une évaluation et ne pas voir le reste du contenu OpenApply ?

A : Vous devez ajouter les réviseurs en tant qu'administrateurs, comme indiqué précédemment. Vous pouvez également les ajouter en tant qu'utilisateurs en lecture seule et limiter leurs autorisations à l'accès au tableau de bord d'administration. Dans ce cas, ils n'auront accès qu'au tableau de bord et aux révisions qui leur ont été attribuées.

Q : Est-il possible de faire une distinction entre les candidats qui ont besoin ou non d'une évaluation en matière d'anglais langue seconde (ALS) ou de besoins éducatifs particuliers (BEP) ? Ainsi, les enseignants spécialisés en ALS ou BEP ne pourraient évaluer que les candidats qu'ils ont testés ?

A : Vous pouvez utiliser des étiquettes ou des champs réservés aux employés pour identifier facilement les candidats qui ont besoin d'un soutien en anglais langue seconde (ALS) ou en soutien aux élèves à besoins éducatifs particuliers (SEN). Vous trouverez des conseils sur l'étiquetage manuel des candidats ici , sur l'étiquetage via la liste des candidats ici et sur l'étiquetage automatique des candidats ici.

Pour permettre aux enseignants spécialisés en anglais langue seconde (ALS) ou en besoins éducatifs particuliers (BEP) d'évaluer uniquement les candidats qu'ils testent, vous pouvez les ajouter comme évaluateurs via Paramètres > Admissions > Mode d'évaluation, mais désactiver leur rôle pour tous les programmes et campus afin qu'ils ne soient pas automatiquement inclus dans les évaluations. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur l'ajout d'évaluateurs et leur activation ou désactivation pour certains programmes. Vous pouvez ensuite les ajouter individuellement comme évaluateurs pour des candidats spécifiques, si nécessaire, en autorisant l'évaluation du candidat via son profil, comme expliqué ici .

Q : Pouvez-vous renvoyer un fichier en attente pour révision ?

R : Non. Seuls les dossiers ayant le statut « Candidature déposée » peuvent être réexaminés. Cependant, vous pouvez temporairement annuler le passage en liste d'attente pour rétablir le statut « Candidature déposée ». Une fois l'examen mis à jour, vous pourrez à nouveau modifier le statut en liste d'attente. Par ailleurs, si le dossier est réexaminé pour une admission à une autre année universitaire, vous pouvez suivre la procédure des candidats refusés et soumettre une nouvelle candidature, comme indiqué ci-dessous. Si l'examen a déjà été effectué, vous pouvez le rouvrir en accédant au profil du candidat et en cliquant à nouveau sur « Ajouter des réviseurs ».

Q : Comment gérer les candidats dont la candidature a été refusée et qui postulent à nouveau ?

A : Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la gestion des candidatures pour une année universitaire différente. Une fois leur dossier de nouveau au statut « Candidature en cours », si l'évaluation a déjà été effectuée, vous pouvez la relancer en accédant au profil du candidat et en cliquant à nouveau sur « Ajouter des évaluateurs ».

Q : Lors du renvoi des notifications de révision, les personnes ayant déjà effectué la révision sont-elles déjà notifiées à nouveau ?

R : Non. Seuls les évaluateurs qui n'ont pas encore terminé leur évaluation sont notifiés.

Q : Quels types de documents Vantage Reader prend-il en charge ?

A: Vantage Reader vous permet de visualiser et d'annoter des documents Word et PDF. Il prend également en charge la visualisation des fichiers image JPG et PNG, mais ces derniers ne peuvent pas être annotés. Si vous souhaitez utiliser la fonction d'annotation, vous pouvez modifier le texte de vos listes de contrôle ou formulaires afin de demander aux parents de télécharger des fichiers Word ou PDF.

Q : Peut-on télécharger et corriger les tests d'admission en mode révision afin que les autres examinateurs puissent voir les commentaires sur le test ?

R : Oui, c'est possible. Vous pouvez d'abord télécharger le fichier via l'onglet « Fichiers » de votre profil candidat, en veillant à utiliser un fichier Word ou PDF. Ensuite, ajoutez-vous comme premier examinateur. Vous pourrez alors annoter le test d'admission afin de le noter, à l'aide de la fonction Vantage Reader, comme expliqué ici . Les autres examinateurs pourront ensuite consulter vos annotations.

Q : Un utilisateur administrateur peut-il consulter la liste de tous les avis exceptionnels d'un évaluateur en particulier ?

R : Non, ce n'est pas possible actuellement. Cependant, chaque évaluateur peut consulter toutes ses évaluations en cours via l'onglet « Évaluation des candidatures » du tableau de bord d'administration. Les administrateurs peuvent également accéder au profil de chaque candidat et activer le mode d'évaluation pour voir quels évaluateurs ont terminé leur évaluation. Enfin, la colonne « Statut des évaluations » de la liste des candidats permet aux administrateurs de voir quels candidats ont fait l'objet de toutes leurs évaluations.