Webinaire : Réinscription

Q : Où puis-je accéder au site de démonstration OpenApply ?

A : Vous pouvez accéder au site de démonstration OpenApply à l'adresse suivante : https://demo.openapply.com

Vous pouvez utiliser le site de démonstration pour tester tout ce que vous ne souhaitez pas modifier au préalable sur votre propre site OpenApply , car le site de démonstration se réinitialise toutes les heures.

Veuillez nous contacter via le formulaire « Soumettre une demande » si vous avez besoin du mot de passe pour accéder au site de démonstration.

Q : Est-il possible de personnaliser les e-mails de réinscription et de choisir quand les envoyer ?

R : Oui, vous pouvez les personnaliser via Paramètres > Admissions > Statut et notifications . Faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur Notification de réinscription.

Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la personnalisation des courriels de notification de réinscription.

Vous pouvez choisir le moment d'envoi des courriels via le tableau de bord de réinscription. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur l'envoi des notifications de réinscription.

Q : Le formulaire de réinscription remis aux parents qui confirment leur inscription peut-il servir de contrat d'inscription ?

R : Oui, c'est possible, et certains de nos établissements utilisent le formulaire de réinscription à cet effet. Vous pouvez personnaliser ce formulaire dans Paramètres > Formulaires . Vous pouvez également nous envoyer votre contrat de réinscription actuel (au format Word ou PDF) via la page « Soumettre une demande » , afin que nous puissions créer ce formulaire pour vous.

Certaines écoles exigent une signature manuscrite pour le contrat. Dans ce cas, nous vous recommandons de mettre le contrat à disposition au format PDF afin que les parents puissent le télécharger, l'imprimer, le signer et le téléverser. Pour plus de conseils, veuillez nous contacter via le formulaire de contact .

Q : Lorsque le parent refuse la réinscription, le formulaire de refus apparaît-il automatiquement ou faut-il effectuer une étape supplémentaire pour y accéder ?

R : Oui, le formulaire approprié (Confirmer, Refuser ou Indécis) s'affiche automatiquement une fois que le parent a sélectionné Oui, Non ou Indécis pour la réinscription, à condition que ces formulaires soient activés dans Paramètres > Formulaires .

Q : Comment gérez-vous les changements de niveau scolaire des élèves, par exemple, de la maternelle à l'école primaire ou de l'école primaire au collège ?

A : Le passage d'un niveau ou d'un programme à l'autre n'a aucune incidence sur les élèves. La réinscription suppose automatiquement que les élèves passent au niveau supérieur.

Q : Existe-t-il un moyen de modifier la langue sur le tableau de bord des parents, là où il est écrit par exemple « cliquez ici pour inscrire <nom de l'élève> pour 2019-2020 » ?

R : Non, il n'est pas possible de modifier cela, car cette fonctionnalité est intégrée au système. Si vous souhaitez apporter des précisions aux parents, nous vous recommandons de personnaliser la notification de réinscription initiale.

Q : Quel statut doit avoir le candidat pour figurer dans la colonne des places offertes dans les statistiques d'inscription ?

A : La colonne « Places offertes » dans les statistiques d'inscription comptabilise les étudiants ayant le statut « Admis » à la date « Inscription pour » sélectionnée en haut à gauche de la page. Le statut « Admis » apparaît en vert dans OpenApply et est destiné aux étudiants qui ont reçu une offre de place et pour lesquels vous attendez leur confirmation d'inscription. Veuillez noter que le statut « Admis » peut avoir été renommé (par exemple, « Accepté » ou « Offert ») dans Paramètres > Admissions > Statut et notifications . Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la modification des statuts.

Q : Si tous les étudiants admissibles à la réinscription ne figurent pas sur le tableau de bord de réinscription, comment pouvons-nous remédier à cela ?

A : Les étudiants inscrits qui ne font pas partie de votre promotion (car ils seront diplômés) pourront se réinscrire l'année prochaine, à condition d'avoir été inscrits durant l'année scolaire en cours ou une année précédente. Si certains étudiants n'apparaissent pas comme éligibles à la réinscription, consultez la liste des étudiants et sélectionnez l'année scolaire suivante pour vérifier qu'il ne s'agit pas d'un nouvel étudiant. Ensuite, sélectionnez « Toutes les années scolaires » et filtrez par promotion pour vous assurer qu'ils n'y figurent pas et qu'ils seront diplômés. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la consultation et le filtrage de la liste des étudiants.

Q : Comment éviter d'envoyer le formulaire de réinscription à une famille qui n'est pas invitée à revenir à l'école ?

A : Si vous souhaitez exclure certains étudiants de votre programme de réinscription, veuillez les marquer comme « Refus de réinscription », puis cliquer sur « Confirmer la réinscription » pour enregistrer cette modification avant l'envoi des notifications initiales. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la procédure à suivre pour ne pas envoyer de notifications de réinscription à certains étudiants.

Q : Existe-t-il une option pour qu'un courriel automatique soit envoyé au parent lorsqu'il refuse la réinscription ?

R : Non, ce n'est pas possible actuellement. Cependant, vous pouvez filtrer la liste des étudiants par statut de réinscription afin de trouver ceux qui ont refusé de se réinscrire. Vous pourrez ensuite les sélectionner et leur envoyer un message groupé à l'aide d'un modèle d'e-mail. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la consultation et le filtrage de la liste des étudiants. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur l'envoi de messages groupés.

Q : Peut-on supprimer l'option « Indécis » des différentes catégories ?

R : Non, ce n'est pas possible actuellement. Auparavant, les parents pouvaient sélectionner « En attente » s'ils étaient indécis. Le statut « Indécis » a été ajouté comme nouvelle fonctionnalité afin d'aider les établissements scolaires à distinguer les parents qui l'ont sélectionné de ceux qui n'ont pas répondu à la notification de réinscription. Lorsqu'un parent sélectionne « Indécis », la réinscription apparaît toujours comme en cours sur son tableau de bord. Il peut donc répondre par « Oui » ou « Non » immédiatement ou ultérieurement, lorsqu'il sera prêt à se décider. Si vous préférez que les parents ne sélectionnent pas cette option, vous pouvez personnaliser les notifications de réinscription initiales et pour les parents indécis, ou le formulaire « Indécis », afin d'expliquer cette possibilité. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la personnalisation des e-mails de notification de réinscription.

Q : Les parents peuvent-ils encore soumettre le formulaire de réinscription sans payer, même si l'option de paiement est activée côté administrateur ?

R : Si vous activez le paiement sur le formulaire de réinscription, les parents devront choisir un mode de paiement pour soumettre le formulaire de confirmation. La possibilité pour les parents de soumettre le formulaire sans payer dépend donc des modes de paiement activés dans Paramètres > Paiements . Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la configuration des modes de paiement. Si vous avez activé des modes de paiement non électroniques, tels que les espèces, le chèque ou le virement bancaire, et que le parent sélectionne l'une de ces options, il peut confirmer la réinscription sans payer et recevra une facture pour les frais de réinscription. Si vous souhaitez que les parents paient les frais pour confirmer la réinscription, nous vous recommandons d'activer uniquement les modes de paiement électroniques (PayPal ou carte bancaire) et de sélectionner l'option « Refuser la soumission du formulaire » pour « En cas d'échec du paiement » dans Paramètres > Paiements . Ainsi, seules les personnes ayant effectué un paiement réussi pourront confirmer la réinscription.