El siguiente seminario web ofrece una descripción general de cómo solucionar problemas que puedan surgir con los padres en OpenApply . Aprenda a ayudar a los padres con preguntas frecuentes, como el acceso al sistema, la navegación por la cuenta, el envío de solicitudes de recomendación, los pagos y la reinscripción.
Presentación y recursos
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Preguntas frecuentes de la presentación
P: ¿Dónde puedo acceder al sitio de demostración OpenApply ?
R: Puedes acceder al sitio de demostración OpenApply en: https://demo.openapply.com
Puedes usar este sitio para probar la vista principal, ya que puedes alternar fácilmente entre la vista de administrador y la principal haciendo clic en "Explorar roles y enlaces" en la esquina superior derecha. También puedes usar el sitio de demostración para probar cualquier elemento que no desees editar primero en tu propio sitio OpenApply , ya que el sitio de demostración se reinicia cada hora.
P: ¿Cómo debo tramitar la solicitud de los estudiantes que vuelven a solicitar admisión para el mismo año académico?
A: Haga clic aquí para acceder a nuestro tutorial, que explica cómo gestionar las solicitudes de los aspirantes que vuelven a presentar su solicitud para un año académico diferente.
Esto también sería adecuado si un estudiante se matriculó el año pasado, se dio de baja este año y ahora desea volver a solicitar la admisión para este año, por ejemplo. Su primera matrícula correspondería al año pasado, y su nueva matrícula correspondería al año actual.
Los únicos casos más complejos son aquellos en los que el estudiante solicita admisión dos veces en el mismo año. Si tiene un caso de este tipo, no dude en contactarnos a través de la opción "Enviar una solicitud". Indíquenos a qué estudiante se refiere y cuál es la situación, y le asesoraremos sobre la mejor solución.
P: Cuando se desbloquea el perfil de un estudiante para que los padres puedan actualizar la información, ¿recibiré una notificación como administrador cuando se haya realizado la actualización? ¿Debo volver a bloquearlo?
A: Si los ha desbloqueado y los ha cambiado a Pendiente para que puedan volver a solicitar, recibirá una notificación cuando envíen la solicitud normalmente, ya que su estado volverá a ser Solicitado. Alternativamente, puede filtrar a aquellos que están Desbloqueados en la lista de Consultas, Solicitantes o Estudiantes, y puede Bloquearlos (o Desbloquearlos) en bloque desde allí. Tenemos más consejos sobre filtrado aquí .
P: ¿Se lleva un registro de los estudiantes rechazados que vuelven a solicitar plaza para el próximo año?
Para cada solicitante, podrá ver su historial de solicitudes en la parte inferior del panel derecho de su perfil. De esta manera, podrá saber fácilmente si una solicitud ha sido rechazada anteriormente, ya que esto se mostrará en su historial de estado.
Si desea obtener esta información de forma masiva, la manera más sencilla es exportar a sus solicitantes y asegurarse de exportar el campo "Fecha de rechazo", que se encuentra en "Campos adicionales" en la página de exportación. Si aparece una fecha de rechazo, esto indica que fueron rechazados previamente. Encontrará más información sobre exportaciones aquí .
P: ¿Qué significa el icono de llave y cómo debo fusionar los padres duplicados si uno tiene un icono de llave y el otro no?
A: El icono de la llave significa que el padre o tutor tiene una cuenta y puede iniciar sesión en OpenApply . Aquí encontrará más información sobre los diferentes iconos para padres y cómo activar sus cuentas.
Si tiene una cuenta principal duplicada, una con un icono de llave y la otra sin él, puede fusionar la cuenta sin el icono de llave para conservar la cuenta principal activa. Encontrará más información sobre cómo fusionar cuentas principales aquí .
P: ¿Qué debo hacer si tengo una solicitud de recomendación pero el padre no desea informar a su escuela actual sobre su solicitud?
A: En este caso, enviar la solicitud de recomendación al profesor actual le informaría que el solicitante está solicitando ingreso a su escuela. Por lo tanto, usted decidiría si necesita o no la recomendación. Aquí encontrará consejos sobre cómo funcionan los formularios tipo cuestionario y aquí sobre cómo editar y reenviar las solicitudes de recomendación.
P: ¿Existe alguna forma de crear una cuenta de prueba para padres sin afectar los análisis que contabilizan el total de pendientes e inscritos?
R: Podrías crear una cuenta de prueba para padres y luego archivar al solicitante para ocultarlo de las listas. Sin embargo, seguiría apareciendo en los análisis. Aquí encontrarás consejos sobre cómo archivar un solicitante. Como alternativa, puedes usar nuestro sitio de demostración para alternar fácilmente entre las vistas de padres y administradores, con fines de prueba, como se mencionó anteriormente.
P: ¿ OpenApply dispone de algún formulario estándar para ayudar a los centros educativos y a los padres a actualizar anualmente su información de contacto?
Muchos de nuestros colegios optan por actualizar la información de contacto anualmente al momento de la reinscripción. El formulario de reinscripción predeterminado incluye campos para que los padres actualicen sus datos de contacto. Como alternativa, podemos ayudarle a crear un formulario complementario con campos como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y direcciones postales, y agregarlo a todas las listas de verificación del estado de inscripción. Luego, puede enviar un correo electrónico masivo a los padres para solicitarles que completen el formulario. Aquí encontrará consejos sobre el envío de mensajes masivos.
El formulario de actualización de información se puede duplicar cada año para que los padres puedan completarlo fácilmente. Aquí encontrará consejos sobre cómo crear y duplicar formularios. Si necesita ayuda, contáctenos a través de la opción "Enviar una solicitud" e indíquenos qué campos desea que los padres actualicen.