Öğrenci Profili arayüzüne giriş yaptıktan sonra, bu makalede yöneticilerin profil üzerinden neler yapabileceğine ve Son Etkinlik bölümünün öğrenci katılımını ve personel etkileşimlerini izlemek için neden önemli bir araç olduğuna daha yakından bakacağız.
Öğrenci profilinin orta bölümü , üst panel ve sağ taraftaki ayrıntılara ek olarak, okulunuzun başvuru takibi , iç koordinasyonu ve öğrenci katılımını desteklemek üzere tasarlanmış güçlü bir araç seti sunar. Bu araçlar, yöneticilerin her öğrenci kaydını hassasiyet ve özenle yönetmesine yardımcı olur. Her birini ayrıntılı olarak inceleyelim.
Yönetici Profili İşlemleri: Araçlar Parmaklarınızın Ucunda
- Gösterge Günlüğü : Yalnızca okulunuz CRM modülünü kullanıyorsa görünür. Gösterge Günlüğü, bir öğrencinin veya ailenin okulunuzla nasıl etkileşim kurduğuna dair bilgiler sağlar. Kayıt takibi için gösterge günlüklerinden tam olarak nasıl yararlanabileceğinizi öğrenmek için buraya tıklayın.
- Görevler : Bu bölüm, öğrenciyle ilgili görevleri kurum içi personele atamanıza olanak tanır. Kurum içi koordinasyon için ve hiçbir öğrencinin gözden kaçmamasını sağlamak için harika bir araçtır.
- Kontrol Listesi : Öğrencinin bireysel kontrol listesini görüntüleyin ve gerekli adımlara göre ilerlemesini takip edin. Tamamlanmamış maddeler varsa ve öğrenci aktif değilse, hatırlatma gönderebilirsiniz. Ayrıca, benzersiz belgelere veya adımlara ihtiyaç duyulduğunda belirli bir öğrenci için özel bir kontrol listesi öğesi de ekleyebilirsiniz.
- Notlar : Bu bölümü öğrencinin profiline dahili notlar bırakmak için kullanın. Notu bildirmek için belirli personel üyelerini CC'ye ekleyebilirsiniz. Notlar ayrıca görünürlük için Son Etkinlikler akışında da görünecektir.
🔒 Sadece Dahili: Bu notlar veliler tarafından görülemez , bu da bu özelliği ekip içindeki gizli iletişim için ideal hale getirir.
Bu bölümden ayrıca hangi ebeveyn/veliyi bilgilendireceğinizi seçerek aileye mesaj gönderebilirsiniz.
⚠️ Lütfen dikkat: Burada e-posta şablonları mevcut değildir ; mesajlar sıfırdan yazılmalıdır.
- Dosyalar : Veliler tarafından Form alanları, Kontrol Listesi öğeleri veya Doğrudan yüklemeler yoluyla yüklenen tüm dosyaları görüntüleyin. Yöneticiler ayrıca karne, değerlendirme formları veya notlar gibi dosyaları manuel olarak da yükleyebilirler. Dosyalar, velilerden gizlenmesi için dahili olarak işaretlenebilir.
- Etkinlikler : Etkin etkinlik yönetimi, ekipler arasında sorunsuz koordinasyon ve doğru katılım takibi sağlar. Yönetici kullanıcılar şunları yapabilir:
- Öğrenciyi bir etkinliğe (örneğin, tanıtım günü, değerlendirme günü) manuel olarak kaydetme
- Aileler tarafından yapılan rezervasyonları yönetin
- Tamamlanan etkinlikler için katılım durumlarını güncelleyin.
- Mülakat : Kabul süreciniz mülakatları içeriyorsa, bunları doğrudan bu bölümden planlayabilirsiniz. Bu özellik yalnızca yöneticiler tarafından kullanılabilir; veliler kendileri mülakat rezervasyonu yapamazlar. Yönetici tarafında mülakat planlarken, velilerin bilgilendirilmesi için 'Mülakat Tarihini Başvuru Sahibi ve Ailesiyle E-posta Yoluyla Onayla' seçeneğini işaretlediğinizden emin olun.
- Bağışlar ve Gönüllü Çalışma Saatleri : Bu özellik yalnızca okulunuz Gelişmiş modüle abone olmuşsa görünür. Aile tarafından yapılan bağışları ve gönüllü çalışma saatlerini takip edin; bu özellik özellikle öğrenci mezun olduktan sonra çok değerlidir. Bu özellik, uzun vadeli aile katılımını yöneten geliştirme ve mezun ilişkileri ekipleri için faydalıdır.
- Ücretler : Tüm öğrenciyle ilgili faturaları ve ödeme durumlarını görüntüleyin. Yöneticiler şunları yapabilir:
- Ücretleri doğrudan aileye gönderin.
- Ödenmemiş bakiyeleri takip edin
- Ödemeleri karşılaştırın ve veliler nakit, çek veya banka havalesiyle ödeme yapmayı seçmişlerse, öğrenciyi ödeme yapmış olarak işaretleyin.
Son Aktivite
Son Etkinlikler bölümü, öğrenciyle ilgili tüm eylemlerin kronolojik bir kaydını sunarak, öğrencinin katılımı ve önemli gelişmeler hakkında eksiksiz bir genel bakış sağlar.
Bu bölümde belirtilen işlemler aşağıdaki kişiler tarafından gerçekleştirilebilir:
- Ebeveynler veya veliler – örneğin, şu durumlarda:
- Bir sorgulama başlatın
- Başvuru formunu gönderin
- Bir etkinliğe kaydolun
- Bir ücret ödeyin
- Kontrol listesindeki bir maddeyi tamamlayın.
- Yönetici kullanıcılar – örneğin, şu durumlarda:
- Öğrencinin durumunu değiştir
- Aileye bir mesaj gönderin
- Fatura oluşturun veya düzenleyin
Bu bölüm özellikle şu kişiler için faydalıdır:
- Öğrencilerin farklı aşamalardaki ilerlemelerini takip etmek
- Önemli etkileşimlerin zamanlamasını anlamak
- Kabul ekibi genelinde şeffaflık ve hesap verebilirliğin sağlanması
Son Etkinlikleri, bir öğrencinin yolculuğu boyunca olup biten her şeyin "denetim izi" olarak düşünün; bu, bilgi sahibi olmak ve düzenli kalmak için çok önemlidir.
✅ Son İpucu
Öğrenci Profili sadece bir kayıt olmaktan öte, öğrencinin yolculuğunun her aşamasını destekleyen bir komuta merkezidir. Araçlarında uzmanlaşmak, ekibinizin daha iyi hizmet vermesine, daha hızlı yanıtlar vermesine ve daha doğru raporlama yapmasına yardımcı olacaktır.