OpenApply bireyleri ayrı listelere ayırarak ve onlara önceden tanımlanmış statüler atayarak okulların kabul sürecini yönetmelerine yardımcı olur. Bu iki unsur, bir kişinin ilk başvurusundan mezuniyetine kadar olan ilerlemesini takip etmek ve verileri personel için temiz bir şekilde bölümlere ayırmak için birlikte çalışır.
Bu kılavuz, OpenApply personel listelerinin ve durumlarının nasıl işlediğine, her birinin neyi temsil ettiğine ve bir yönetici olarak bunları nasıl etkili bir şekilde kullanacağınıza dair kapsamlı bir genel bakış sunmaktadır.
Kadrolara Genel Bakış
Yönetici olarak giriş yaptığınızda, sol panelde birkaç önemli kadro listesi bulacaksınız:
Sorular
Başvuru sahipleri
Öğrenciler
Aileler
Mezunlar
Sistemdeki her kişi, mevcut durumuna bağlı olarak bu listelerden birine yerleştirilir. Başvuru sahipleri, kabul ve kayıt süreci boyunca durumları değiştikçe listeler arasında geçiş yaparlar.
OpenApply Varsayılan Başvuru Sahibi Durumları
OpenApply kabul sürecinin her aşamasını tanımlamak için sabit bir sistem durumu kümesi kullanır. Bu durumlar kaldırılamaz veya genişletilemez, ancak Ayarlar > Kabul > Durum ve Bildirim bölümünden okulunuzun terminolojisine uyacak şekilde yeniden adlandırabilirsiniz (örneğin, "Kabul Edildi"yi "Yer Teklif Edildi" olarak yeniden adlandırmak gibi). Yeniden adlandırma yalnızca etiketi değiştirir; durumun işlevselliğini veya mantığını etkilemez .
İşte standart durumlar:
Beklemede – Başvuran ilgi göstermiş ancak tam bir başvuru sunmamıştır.
Başvuru yapıldı – Başvuru formu gönderildi. Başvuran artık Başvuranlar listesinde yer almaktadır.
Kabul edildi – Okul tarafından bir yer teklif edildi, ailenin de kabul etmesi bekleniyor.
Reddedildi – Başvuru, uygunluk, yer darlığı veya diğer hususlar nedeniyle reddedilmiştir.
Bekleme listesinde – Başvuran kişi şartları karşılıyor ancak kontenjan dolana kadar bekleme listesine alındı.
Kayıtlı – Başvuran teklifi kabul etti ve artık öğrenci olarak kabul ediliyor.
Kaydını iptal etti – Öğrenci programı tamamlamadan kaydını iptal etti.
Mezun oldu – Öğrenci okuldaki eğitimini tamamladı.
📝 Not: Başvuru formu gönderildiğinde durum "Beklemede "den "Başvuruldu" ya otomatik olarak değişir. Okulunuz standart Kayıt formunu kullanıyorsa, " Kabul Edildi "den "Kayıtlı" ya durum değişikliği de otomatik olarak gerçekleşebilir; bu, talep üzerine etkinleştirilmesi gereken özel bir özelliktir. Diğer tüm durum değişiklikleri (örneğin "Reddedildi", "Kayıtlı" veya "Çekildi") bir yönetici kullanıcı tarafından manuel olarak yapılmalıdır.
Statülerin Kadrolarla İlişkisi
OpenApply her bir kadronun belirli bir görevi vardır:
Sorular
Başvuru formu gönderen, tur veya etkinlik rezervasyonu yapan veya başvuru formunu doldurmaya başlayıp tamamlamayan kişileri listeler.
Beklemede statüsündeki tüm kişiler burada görünür.
Başvuru sahipleri
Başvuru sahipleri, durumları "Başvuruldu" olduğunda otomatik olarak bu listeye eklenirler.
Bu listede aşağıdaki durumlar yer almaktadır:
Uygulandı
Kabul edildi
- Reddedildi
Bekleme listesinde
Bunlar, başvurularını yapmış ancak henüz kayıt yaptırmamış olan adaylardır.
Öğrenciler
Başvuru sahibi teklifi kabul ettikten ve okul onu mevcut öğrenci olarak değerlendirdikten sonra, statüsü "Kayıtlı" olarak güncellenmelidir.
Başvuran kişi daha sonra Öğrenci listesine alınır.
Mezunlar
Okuldan mezun olan veya kaydını sildiren öğrencilerin durumları şu şekilde güncellenmelidir: Mezun Oldu veya Kaydı Sildirildi .
Bu durumlar, ilgili kişiyi otomatik olarak Mezunlar listesine taşır ve profilini arşivler.
Aile Listesi: Ebeveyn Bilgilerinin Yönetimi
Çoğu liste öğrenci ve başvuru sahiplerine odaklanırken, Aileler listesi ailelere göre gruplandırılmış ebeveyn iletişim bilgilerine genel bir bakış sunar.
Aileler listesindeki her bir kayıt, ebeveyn adlarını gösterir ve önemli bilgiler sağlayan en fazla üç simge içerir:
🔑 Anahtar simgesi – Ebeveyn hesabının etkinleştirildiğini gösterir. Ebeveyn hesapları oluşturulduğunda otomatik olarak etkinleştirilir; manuel bir işlem gerekmez.
✅ Onay işareti – Ebeveynin e-posta adresinin doğrulandığını onaylar.
✉️ Zarf simgesi – "Bildirim Al" seçeneğinin etkin olup olmadığını gösterir. Devre dışı bırakılırsa, ebeveyn OpenApply aracılığıyla gönderilen hiçbir e-posta veya mesaj almaz.
📝 Not: Toplu mesaj göndermeden önce, tüm veli hesapları için bildirimlerin etkinleştirilmiş olup olmadığını kontrol etmeniz önemle tavsiye edilir . Tüm velileri seçip "Bildirimleri Etkinleştir" seçeneğine tıklayarak bildirimleri tüm veliler için toplu olarak etkinleştirebilirsiniz. Bu işlem, bildirimleri zaten etkinleştirmiş olan velileri etkilemez.
Ebeveyn Bildirim Ayarları
Varsayılan olarak, "Bildirim Al" ayarı tüm ebeveynler için etkinleştirilmiştir. Ancak, devre dışı bırakılabileceği birkaç durum vardır:
- İlgi Bildirimi Formu, başvuru formu veya etkinlik kaydı gibi formlara okullar, velilerin bildirim almak istememelerini sağlayan bir onay kutusu ekleyebilir. Bu onay kutusu yoksa, veliler bu ayarı kendileri değiştiremezler.
- Yöneticiler, diledikleri zaman herhangi bir veli için öğrenci profili üzerinden bildirimleri manuel olarak etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirler.
- Ebeveyn hesapları veri içe aktarma yoluyla oluşturulursa, bildirim ayarı varsayılan olarak devre dışı bırakılabilir.
OpenApply statüler ve listelerin birleşimi, kabul ve kayıt sürecinin her aşamasını yönetmek için net ve mantıklı bir çerçeve sunar. Başvuru sahiplerinin statüler arasında nasıl geçiş yaptığını ve bu statülerin çeşitli listelerdeki yerlerini nasıl belirlediğini anlayarak, okullar iyi organize edilmiş ve verimli bir sistem sürdürebilirler.
Durum değişikliklerini, bildirim ayarlarını ve Aileler listesi gibi veli katılım araçlarını yakından takip etmek, iletişimin etkili kalmasını ve okulunuzdaki yolculukları boyunca hiçbir öğrencinin veya ailenin gözden kaçırılmamasını sağlar.