Kayıt Platformunuzda Kadro Listesini Etkin Bir Şekilde Nasıl Kullanabilirsiniz?
Başvuru listesi, başvuru verilerini verimli bir şekilde yönetmenizi sağlayan, kabul platformunuzdaki güçlü bir araçtır. Bu kılavuz, başvuru sahiplerini akademik yıla göre görüntülemek, manuel olarak yeni başvurular veya adaylar eklemek, belirli kriterlere göre filtrelemek ve toplu işlemler gerçekleştirmek için başvuru listesini nasıl kullanacağınızı adım adım açıklayacaktır.
Kadrodaki Akademik Yılları Anlamak
Listeyi görüntülerken, seçilen akademik yıl hangi başvuru sahiplerinin görüntüleneceğini belirler:
Belirli bir akademik yıl (örneğin, 2025–2026) için başvuranları görüntülemek için , açılır menünün veya filtrenin o yıla ayarlanmış olduğundan emin olun.
"Tüm Akademik Yıllar" seçeneğini belirlemek, başvuru yaptıkları yıla bakılmaksızın sistemdeki tüm başvuru sahiplerini gösterecektir.
İpucu: Karışıklığı veya hataları önlemek için arama yaparken veya işlem gerçekleştirirken seçilen akademik yılı her zaman iki kez kontrol edin.
Başvuru veya Sorgu Ekleme İşlemini Manuel Olarak Gerçekleştirme
Ailelerin kendi hesaplarını oluşturmalarına gerek kalmadan, yönetim panelinden manuel olarak başvuru veya talep ekleyebilirsiniz. Bu özellik özellikle şu durumlarda faydalıdır:
Bir aile okulu bizzat ziyaret ederek bilgilerini veriyor.
Başvuru sahiplerinin bilgilerini topladınız ve bunları sisteme önceden girmek istiyorsunuz.
Aileyi hemen bilgilendirmeden potansiyel bir müşteri bulmayı tercih ediyorsunuz.
Not: Başvuruları manuel olarak ekleyenler, hoş geldin e-postasını hemen göndermeyi seçmediğiniz sürece otomatik bildirim almayacaklardır . Hoş geldin e-postası hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın.
Başvuru Sahiplerinin Belirli Gruplarını Bulmak için Filtreleri Kullanma
Filtreleme özelliği, çeşitli kriterlere göre başvuru sahiplerini daraltmanıza olanak tanır. Bu, başvuru havuzunuzun belirli bölümlerini hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olur.
İpucu: Son derece hedefli görünümler oluşturmak için birden fazla filtreyi birleştirin (örneğin, 2025-2026 yılı için 1. Sınıfa başvuran kadın adaylar).
İpucu: Sık kullandığınız bir filtreyi kaydedin.
Başvuru Sahipleri Üzerinde Toplu İşlemler Gerçekleştirme
OpenApply Aday Listesi , başvuru gruplarını yönetirken iletişimi kolaylaştırmaya ve verimliliği artırmaya yardımcı olabilecek bir dizi toplu işlem sunar. Bir grup başvuru sahibini filtreledikten veya seçtikten sonra, hepsine aynı anda işlem uygulayarak değerli zamandan tasarruf edebilirsiniz.
Hatırlatma: İstenmeyen değişikliklerden kaçınmak için toplu işlem uygulamadan önce seçtiğiniz adayları daima gözden geçirin.
1. Başvuru Sahiplerini Etiketle
Seçilen tüm başvuru sahiplerine, daha sonra filtreleme ve kategorizasyona yardımcı olacak etiketler uygulayın. Örneğin, Personel Çocuğu, Öğrenme Desteği, İngilizceyi İkinci Dil Olarak Öğrenenler (EAL) vb.
İpucu: Etiketler, daha sonra belirli başvuru sahibi gruplarını hızlıca bulmak için filtre olarak kullanılabilir.
2. Kontrol Listesi Hatırlatıcıları Gönderin
Seçilen başvuru sahiplerine, tamamlanmamış kontrol listesi maddeleri için otomatik hatırlatma e-postaları gönderin. E-posta şablonunu Ayarlar > Kabul İşlemleri > Durum ve Bildirim > Kontrol Listesi Hatırlatıcısı bölümünden özelleştirebilirsiniz.
Not: Belirli kontrol listesi öğeleri için hatırlatma göndermek mümkün değildir; hatırlatmalar yalnızca herhangi bir öğe beklemedeyse tetiklenir.
3. Verileri Dışa Aktar
Seçilen gruba ait başvuru sahibi verilerini dışa aktarın. Daha fazla bilgi için lütfen buraya tıklayın.
4. Kilitleme/Kilit Açma Formları
Velilerin gönderilen formları güncelleme özelliğini yönetin. Varsayılan olarak, kayıt yılı veya beklenen sınıf gibi kritik alanlarda değişiklik yapılmasını önlemek için gönderilen formlar kilitlidir . Formların kilidini toplu olarak açabilirsiniz, ancak bu, veri bütünlüğünü etkileyebileceğinden, kesinlikle gerekli olmadıkça önerilmez .
5. Toplu E-posta Adresi Girişi
Birden fazla başvuru sahibi veya öğrenci için e-posta adreslerini aynı anda girin. Bu özellik, okulların kayıt sonrasında kurumsal e-posta hesapları vermesi durumunda kullanışlıdır.
Not: OpenApply otomatik olarak e-posta adresleri oluşturmaz veya atamaz.
6. Mesaj Gönder
Seçilen başvuru sahiplerine toplu mesaj gönderin. Bu özellik, önemli güncellemeler veya duyurular göndermek için idealdir. Daha fazla bilgi için lütfen buraya tıklayın.
7. Referans Taleplerini Gönder (Besleyici Okul Modülü etkinleştirilmişse)
Referans talebi e-postalarını toplu olarak besleyici okullara gönderin. Bu özellik yalnızca Besleyici Okul modülü etkinleştirildiğinde kullanılabilir. Daha fazla bilgi için lütfen buraya tıklayın.
8. Yetim Öğrencileri Görüntüle
Başvuru sürecini başlatmış ancak veli bilgileri sayfasına ulaşmamış "yetim" başvuru sahiplerini belirleyin ve yönetin. Bu başvuru sahiplerinin, eksik başvuru nedeniyle ilişkili veli hesapları bulunmamaktadır. Birkaç seçeneğiniz var:
a. Ebeveyn aynı cihazdan geri dönerse, uygulamaya devam edebilirler.
b. Ailenin giriş yapıp devam edebilmesi için ebeveynin adını ve e-posta adresini manuel olarak girin.
c. Belirli bir süre sonra herhangi bir takip yapılmazsa, yetim kalmış kaydı silmeyi seçebilirsiniz.
9. Başvuru Sahiplerini Temsilcilere Atayın (Temsilci Modülü etkinleştirilmişse)
Seçilen adayları bir temsilciye atayın (örneğin, OpenApply temsilci hesabına sahip harici bir eğitim danışmanına). Atama işlemi tamamlandıktan sonra, listedeki temsilciye göre adayları filtreleyebilirsiniz.
10. Başvuru Sahiplerini Temsilcilere Atayın
Başvuranları, başvurularından sorumlu olan kurum içi personele atayın. Daha sonra başvuranları belirli temsilcilere göre veya henüz temsilcisi atanmamış olanlara göre filtreleyebilirsiniz. Bu özellik, iş yükü dağıtımı ve takip işlemleri için kullanışlıdır.
11. Kadro üzerinde düzenleme veya toplu düzenleme
Düzenle işlevini kullanarak, seçilen tüm adayların notu , durumu ve diğer aday bilgileri gibi alanları doğrudan listeden güncelleyebilirsiniz. Bu sayede her profili ayrı ayrı düzenlemeden verimli bir şekilde değişiklik yapabilirsiniz. Toplu Düzenle işlevini kullanarak, seçilen tüm adayları tek tek manuel olarak girmeden toplu olarak düzenleyebilirsiniz. Daha detaylı bir eğitim için buraya tıklayın.
Filtreleme, başvuru sahiplerini manuel olarak ekleme, akademik yılları seçme ve toplu işlemler kullanma gibi kayıt listesinin özelliklerine hakim olarak, operasyonel verimliliği önemli ölçüde artırabilir, başvuru sahipleri ve aileleriyle tutarlı iletişim sağlayabilir ve kabul süreci boyunca temiz ve doğru veriler tutabilirsiniz.