学生プロフィールインターフェースの概要説明に続き、この記事では、管理者がプロフィールからできること、そして「最新のアクティビティ」セクションが学生の参加状況やスタッフのやり取りを追跡するための重要なツールである理由について詳しく見ていきます。
上部パネルと右側の詳細情報に加え、学生プロフィールの中央部分には、学校の出願状況の追跡、内部調整、学生のエンゲージメントを支援するために設計された強力なツール群が用意されています。これらのツールは、管理者が各学生の記録を正確かつ丁寧に管理するのに役立ちます。それでは、それぞれのツールについて詳しく見ていきましょう。
管理者プロフィール操作：すぐに使えるツール
- 指標ログ：学校がCRMモジュールを使用している場合にのみ表示されます。指標ログは、生徒または家族が学校とどのように関わっているかを把握するための情報を提供します。入学状況の追跡に指標ログを最大限に活用する方法については、 こちらをクリックしてください。
- タスク：このセクションでは、学生に関連するタスクを内部スタッフに割り当てることができます。これは、内部連携を強化し、どの学生も見落とされないようにするための優れたツールです。
- チェックリスト：生徒個々のチェックリストを表示し、必要な手順に対する進捗状況を追跡できます。未完了の項目があり、生徒の活動がない場合は、リマインダーを送信できます。また、特定の生徒に対して特別な書類や手順が必要な場合は、カスタムチェックリスト項目を追加することもできます。
- 注記：このセクションを使用して、生徒のプロフィールに内部メモを残すことができます。特定のスタッフメンバーをCCに追加して、メモの内容を通知することも可能です。メモは最新のアクティビティフィードにも表示され、閲覧可能になります。
🔒内部限定:これらのメモは保護者には表示されないため、この機能はチーム内での機密性の高いコミュニケーションに最適です。
このセクションから、通知する親または保護者を選択して、家族にメッセージを送信することもできます。
⚠️ ご注意ください：メールテンプレートはここではご利用いただけません。メッセージはゼロから作成する必要があります。
- ファイル：保護者がフォーム入力欄、チェックリスト項目、または直接アップロードによってアップロードしたすべてのファイルを表示します。管理者は、成績表、評価フォーム、メモなどのファイルを手動でアップロードすることもできます。ファイルは内部ファイルとしてマークすることで、保護者には表示されないように設定できます。
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イベント：効率的なイベント管理により、チーム間のスムーズな連携と正確な出席状況の追跡が実現します。管理者ユーザーは以下の操作が可能です。
- 学生をイベント（例：オープンキャンパス、評価日）に手動で登録する
- 家族による予約を管理する
- 完了したイベントの出席状況を更新します
- 面接：入学選考プロセスに面接が含まれる場合、このセクションから直接面接のスケジュールを設定できます。この機能は管理者のみが利用可能で、保護者は面接を予約できません。管理者側で面接のスケジュールを設定する際は、「応募者と家族にメールで面接日を確認する」を選択して、保護者に通知されるようにしてください。
- 寄付金とボランティア活動時間：学校がアドバンスモジュールを契約している場合のみ表示されます。家族による寄付金とボランティア活動時間を追跡できます。特に生徒が卒業生になった後には貴重な情報となります。この機能は、長期的な家族との関わりを管理する開発チームや卒業生関係チームにとって役立ちます。
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料金：学生関連の請求書とその支払い状況をすべて表示します。管理者は以下の操作が可能です。
- 料金はご家族に直接送金してください。
- 未払い残高を監視する
- 保護者が現金、小切手、または銀行振込で支払うことを選択した場合は、支払いを照合し、生徒の支払いが完了したことを記録してください。
最新のアクティビティ
「最新アクティビティ」セクションには、生徒に関連するすべてのアクションが時系列順に表示されるため、生徒の学習状況や重要な更新内容を包括的に把握できます。
このセクションに記載されているアクションは、以下の者によって実行される可能性があります。
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親または保護者– 例えば、次のような場合：
- お問い合わせを開始する
- 申請書を提出する
- イベントへの参加登録
- 料金を支払う
- チェックリストの項目を完了する
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管理者ユーザー– 例えば、次のような場合：
- 学生のステータスを変更する
- 家族にメッセージを送る
- 請求書を作成または編集する
このセクションは特に以下のような場合に役立ちます。
- さまざまな段階における生徒の進捗状況を追跡する
- 重要なやり取りのタイミングを理解する
- 入学選考チーム全体の透明性と説明責任を確保する
最新のアクティビティは、学生の学習過程におけるあらゆる出来事の「監査証跡」と考えてください。情報を把握し、整理整頓するために不可欠です。
✅ 最後のヒント
学生プロフィールは単なる記録ではなく、学生の成長過程のあらゆる段階をサポートする司令塔です。そのツールを使いこなすことで、チームはより質の高いサービス、迅速な対応、そしてより正確なレポート作成を実現できます。