入学選考プラットフォームで名簿を効果的に活用する方法
名簿は、入学管理プラットフォームにおける強力なツールであり、出願者データを効率的に管理できます。このガイドでは、名簿を使用して学年度別に出願者を表示する方法、新規の問い合わせや出願者を手動で追加する方法、特定の条件で絞り込む方法、一括操作を実行する方法について説明します。
名簿上の学年度について理解する
名簿を表示する際、選択した学年度によって表示される応募者が決まります。
特定の学年度（例：2025～2026年度）の応募者を表示するには、ドロップダウンメニューまたはフィルターがその年度に設定されていることを確認してください。
「全学年」を選択すると、出願年度に関わらず、システムに登録されているすべての出願者が表示されます。
ヒント：混乱やエラーを避けるため、検索や操作を行う際は、選択した学年度を必ず再確認してください。
問い合わせや応募者を手動で追加する
管理者側から問い合わせや応募者を手動で追加できるため、家族がアカウントを作成する必要はありません。これは特に次のような場合に役立ちます。
ある家族が学校を直接訪れ、自分たちの情報を提供した。
応募者の情報を収集済みで、それを積極的にシステムに入力したいと考えているのですね。
あなたは、家族にすぐに知らせることなく、見込み客を獲得することを好む。
注：手動で追加された応募者には、ウェルカムメールをすぐに送信する設定を選択しない限り、自動通知は送信されません。ウェルカムメールの詳細については、 こちらをクリックしてください。
フィルターを使用して特定の応募者グループを見つける
フィルター機能を使用すると、さまざまな条件に基づいて応募者を絞り込むことができます。これにより、応募者の中から特定の層をすばやく見つけることができます。
ヒント：複数のフィルターを組み合わせて、より的を絞ったビューを作成できます（例：2025～2026年度の1年生の女子応募者）。
ヒント：よく使うフィルターは保存しておきましょう。
応募者に対する一括操作の実行
OpenApplyの応募者リスト機能には、応募者グループを管理する際に、コミュニケーションを効率化し、生産性を向上させるための様々な一括操作機能が備わっています。応募者を絞り込んだり選択したりしたら、全員に対して一度に操作を実行できるため、貴重な時間を節約できます。
注意：一括処理を実行する前に、必ず選択した応募者を確認してください。そうしないと、意図しない変更が発生する可能性があります。
1.応募者をタグ付けする
後でフィルタリングや分類を行う際に役立つよう、選択したすべての応募者にタグを付けてください。例えば、「職員の子ども」、「学習支援」、「英語を母語としない生徒」などです。
ヒント：タグはフィルターとして使用でき、後で特定の応募者グループをすばやく見つけることができます。
2.チェックリストのリマインダーを送信する
未完了のチェックリスト項目がある応募者に対し、自動的にリマインダーメールを送信します。メールテンプレートは、「設定」>「入学」>「ステータスと通知」>「チェックリストリマインダー」でカスタマイズできます。
注：特定のチェックリスト項目に対してリマインダーを送信することはできません。リマインダーは、いずれかの項目が未完了の場合に自動的に送信されます。
3.データのエクスポート
選択したグループの応募者データをエクスポートします。詳しい手順については、 こちらをクリックしてください。
4.フォームのロック/ロック解除
保護者が提出済みのフォームを更新できるかどうかを管理します。デフォルトでは、提出済みのフォームはロックされており、入学年度や予定学年などの重要な項目が変更されないように設定されています。フォームを一括でロック解除することもできますが、データの整合性に影響を与える可能性があるため、どうしても必要な場合を除き、推奨されません。
5.メールアドレスを一括入力
複数の応募者または学生のメールアドレスを一度に入力できます。これは、学校が入学後に機関メールアカウントを発行する場合に便利です。
注： OpenApplyメールアドレスを自動的に生成または割り当てません。
6.メッセージを送信する
選択した応募者に対して一括メッセージを送信できます。この機能は、重要な最新情報やお知らせを送信するのに最適です。詳しい手順については、 こちらをクリックしてください。
7.推薦状の依頼を送信する（フィーダー校モジュールが有効になっている場合）
提携校への推薦状依頼メールを一括送信できます。この機能は、提携校モジュールが有効になっている場合のみ利用可能です。詳しい手順については、 こちらをクリックしてください。
8.孤児の生徒を見る
「保護者情報のない」申請者（申請を開始したものの、保護者情報ページに到達しなかった学生）を特定し、管理します。これらの申請者は、提出が不完全なため、保護者アカウントが関連付けられていません。以下のいくつかの選択肢があります。
a. 親が同じデバイスに戻ってきた場合、アプリケーションを続行できます。
b. 保護者の名前とメールアドレスを手動で入力して、家族がログインして手続きを進められるようにします。
c. 一定期間経過後もフォローアップがない場合は、孤立したレコードを削除することができます。
9.応募者をエージェントに割り当てる（エージェントモジュールが有効になっている場合）
選択した応募者をエージェント（例えば、 OpenApplyエージェントアカウントを持つ外部教育コンサルタント）に割り当てます。割り当てが完了すると、名簿上でエージェントごとに応募者を絞り込むことができます。
10．応募者を担当者に割り当てる
応募者を、その応募を担当する社内スタッフに割り当ててください。後から、特定の担当者または担当者が割り当てられていない応募者を絞り込むことができます。この機能は、業務量の配分やフォローアップに役立ちます。
11.名簿を編集するか、一括編集する
編集機能を使用すると、選択したすべての応募者の成績、ステータス、その他の応募者詳細などのフィールドを名簿から直接更新できます。これにより、各プロフィールを個別に編集することなく、効率的に変更できます。一括編集機能を使用すると、選択したすべての応募者を個別に手動で入力することなく一括編集できます。詳細なチュートリアルについては、 こちらをクリックしてください。
名簿のフィルタリング、応募者の手動追加、学年度の選択、一括操作などの機能を使いこなすことで、業務効率を大幅に向上させ、応募者やその家族との一貫したコミュニケーションを確保し、入学選考プロセス全体を通して正確でクリーンなデータを維持することができます。