OpenApply 、入学希望者を個別の名簿に整理し、あらかじめ定義されたステータスを割り当てることで、学校が入学選考プロセスを管理するのに役立ちます。これら2つの要素が連携して、最初の問い合わせから卒業まで、個人の進捗状況を追跡すると同時に、職員がデータを分かりやすく整理して閲覧できるようにします。
このガイドでは、 OpenApplyにおける名簿とステータスの機能、それぞれが何を表しているのか、そして管理者としてそれらを効果的に使用する方法について、包括的な概要を説明します。
名簿概要
管理者としてログインすると、左側のパネルにいくつかの重要な名簿が表示されます。
お問い合わせ
応募者
学生
家族
卒業生
システム内の各ユーザーは、現在のステータスに応じてこれらの名簿のいずれかに分類されます。入学および登録のライフサイクルを通じてステータスが変化すると、申請者は名簿間を移動します。
OpenApplyにおけるデフォルトの応募者ステータス
OpenApply 、入学選考プロセスの各段階を定義するために、固定されたシステムステータスセットを使用します。これらのステータスは削除または拡張することはできませんが、設定 > 入学 > ステータスと通知で、学校の用語に合わせて名前を変更することは可能です（例：「入学許可」を「入学許可」に変更）。名前の変更はラベルのみを変更し、ステータスの機能やロジックには影響しません。
標準的なステータスは以下のとおりです。
保留中– 申請者は関心を示していますが、正式な申請書を提出していません。
応募済み– 応募書類が提出されました。応募者は応募者名簿に登録されました。
入学許可済み– 学校から入学許可が出され、家族からの承諾を待っている状態です。
却下– 適合性、スペース、またはその他の理由により、申請は却下されました。
待機リスト入り– 申請者は資格を満たしていますが、空き状況に応じて待機リストに登録されています。
入学済み– 申請者は入学許可を受け入れ、学生とみなされます。
退学– 学生がプログラムを修了する前に退学しました。
卒業– 学生は学校での教育課程を修了しました。
📝 注意：申請フォームが送信されると、ステータスが「保留中」から「申請済み」に自動的に変更されます。学校が標準の入学フォームを使用している場合、ステータスが「入学許可」から「入学済み」に自動的に変更される場合もあります。標準の入学フォームは、リクエストに応じて有効化する必要のある専用機能です。その他のステータス変更（「拒否」、「入学済み」、「取り消し」など）は、管理者ユーザーが手動で行う必要があります。
ステータスと名簿の関係
OpenApplyの各名簿には、それぞれ特定の役割があります。
お問い合わせ
問い合わせフォームを送信した人、ツアーやイベントを予約した人、または申込フォームの記入を開始したが完了に至らなかった人を一覧表示します。
保留中のすべての連絡先がここに表示されます。
応募者
応募者のステータスが「応募済み」になると、応募者は自動的にこの名簿に登録されます。
この名簿には以下のステータスが表示されます。
適用済み
入学許可
- 拒否しました
待機リスト
これらは、出願書類を提出したが、まだ入学手続きを完了していない応募者です。
学生
応募者が入学許可を受け入れ、学校がその応募者を在学生とみなした場合、その応募者のステータスは「在籍中」に更新される必要があります。
その後、申請者は学生名簿に登録されます。
卒業生
卒業または退学した学生は、適切なステータス（卒業または退学）に更新する必要があります。
これらのステータスにより、該当者は自動的に卒業生名簿に登録され、プロフィールがアーカイブされます。
家族名簿：保護者情報の管理
ほとんどの名簿は学生や出願者に焦点を当てているのに対し、家族名簿は家族ごとにグループ化された保護者の連絡先概要を提供します。
家族名簿の各項目には、親の名前が表示され、重要な情報を示す最大3つのアイコンが含まれています。
🔑鍵のアイコン– 保護者のアカウントが有効になっていることを示します。保護者のアカウントは作成時に自動的に有効になるため、手動での操作は不要です。
✅チェックアイコン– 保護者のメールアドレスが認証済みであることを示します。
✉️封筒アイコン– 「通知を受け取る」が有効になっているかどうかを示します。無効になっている場合、保護者はOpenApply経由で送信されたメールやメッセージを受信しません。
📝 注意：一括メッセージを送信する前に、すべての親アカウントで通知が有効になっているかどうかを確認することを強くお勧めします。すべての親を選択し、「通知を有効にする」をクリックすると、親アカウントの通知を一括で有効にできます。この操作は、既に通知を有効にしている親には影響しません。
保護者への通知設定
デフォルトでは、「通知を受け取る」設定はすべての保護者に対して有効になっています。ただし、以下のような状況では無効にすることができます。
- 関心登録、申込書、イベント登録などのフォームでは、保護者が通知の受信を拒否できるチェックボックスを追加できます。このチェックボックスがない場合、保護者は自分で設定を変更できません。
- 管理者は、生徒のプロフィールを通じて、保護者ごとにいつでも通知を手動で有効または無効にすることができます。
- 親アカウントがデータインポートによって作成された場合、通知設定はデフォルトで無効になっている可能性があります。
OpenApplyにおけるステータスと名簿の組み合わせは、入学選考プロセスのあらゆる段階を管理するための明確で論理的な枠組みを提供します。応募者がどのようにステータス間を移動するか、そしてそれらのステータスが様々な名簿における応募者の配置をどのように決定するかを理解することで、学校は整理された効率的なシステムを維持できます。
ステータスの変更、通知設定、そして保護者名簿などの保護者向けツールを常に注意深く監視することで、効果的なコミュニケーションが維持され、生徒や家族が学校生活を送る過程で見落とされることがなくなります。