Suite à notre introduction à l' interface du profil étudiant , cet article examine de plus près ce que les administrateurs peuvent faire à partir du profil , et pourquoi la section « Dernière activité » est un outil clé pour suivre l'engagement des étudiants et les interactions du personnel.
Outre le panneau supérieur et les informations situées à droite, la partie centrale du profil étudiant propose un ensemble d'outils performants conçus pour faciliter le suivi des candidatures , la coordination interne et l'engagement des étudiants au sein de votre établissement. Ces outils permettent aux administrateurs de gérer chaque dossier étudiant avec précision et rigueur. Examinons-les plus en détail.
Actions du profil d'administrateur : des outils à portée de main
- Journal des indicateurs : visible uniquement si votre établissement utilise le module CRM. Ce journal fournit des informations sur l’interaction des élèves et de leurs familles avec votre établissement. Cliquez ici pour découvrir comment exploiter pleinement les journaux des indicateurs pour le suivi des admissions.
- Tâches : cette section vous permet d’attribuer des tâches relatives à l’étudiant aux membres de votre équipe. C’est un outil précieux pour la coordination interne et pour garantir le suivi de chaque étudiant.
- Liste de contrôle : consultez la liste de contrôle individuelle de l’étudiant et suivez sa progression par rapport aux étapes requises. Si des éléments sont manquants et que l’étudiant est inactif, vous pouvez lui envoyer un rappel. Vous pouvez également ajouter un élément personnalisé à la liste de contrôle pour un étudiant en particulier lorsque des documents ou des étapes spécifiques sont nécessaires.
- Remarques : utilisez cette section pour ajouter des notes internes au profil de l’étudiant. Vous pouvez mettre en copie certains membres du personnel pour les informer de ces notes. Celles-ci apparaîtront également dans le flux « Activité récente » pour plus de visibilité.
🔒 Usage interne uniquement : ces notes ne sont pas visibles par les parents , ce qui rend cette fonctionnalité idéale pour la communication confidentielle au sein de l'équipe.
Vous pouvez également envoyer un message à la famille depuis cette section, en choisissant le parent/tuteur à avertir.
⚠️ Veuillez noter : aucun modèle d’e-mail n’est disponible ici ; les messages doivent être rédigés à partir de zéro.
- Fichiers : Consultez tous les fichiers téléchargés par les parents, que ce soit via les champs de formulaire, les éléments de la liste de contrôle ou par téléchargement direct. Les administrateurs peuvent également télécharger des fichiers manuellement, tels que des bulletins scolaires, des formulaires d’évaluation ou des notes. Les fichiers peuvent être marqués comme internes afin d’être invisibles pour les parents.
- Événements : une gestion efficace des événements garantit une coordination fluide entre les équipes et un suivi précis des présences. Les administrateurs peuvent :
- Inscrire manuellement un étudiant à un événement (par exemple, journée portes ouvertes, journée d'évaluation).
- Gérer les réservations effectuées par les familles
- Mettre à jour le statut de présence pour les événements terminés
- Entretiens : si votre processus d’admission comprend des entretiens, vous pouvez les planifier directement depuis cette section. Cette fonctionnalité est réservée aux administrateurs ; les parents ne peuvent pas réserver d’entretiens eux-mêmes. Lors de la planification d’un entretien en tant qu’administrateur, veillez à sélectionner « Confirmer la date de l’entretien avec le candidat et sa famille par courriel » afin que les parents soient informés.
- Dons et heures de bénévolat : ces informations sont visibles uniquement si votre établissement a souscrit au module Avancé. Elles permettent de suivre les dons effectués par la famille et les heures de bénévolat réalisées, un suivi particulièrement précieux une fois l’élève devenu ancien élève. Cette fonctionnalité est utile aux équipes de développement et de relations avec les anciens élèves qui gèrent l’engagement des familles sur le long terme.
- Frais : consultez toutes les factures relatives aux étudiants et leur statut de paiement. Les administrateurs peuvent :
- Envoyer les frais directement à la famille
- Surveiller les soldes impayés
- Rapprochez les paiements et indiquez que l'élève a payé si les parents ont choisi de payer en espèces, par chèque ou par virement bancaire.
Activité récente
La section « Activité récente » présente un historique chronologique de toutes les actions liées à l’élève, offrant un aperçu complet de son implication et des mises à jour importantes.
Les actions décrites dans cette section peuvent être effectuées par :
- Parents ou tuteurs – par exemple, lorsqu'ils :
- Lancer une demande
- Soumettez un formulaire de candidature
- Inscrivez-vous à un événement
- Payer des frais
- Complétez un élément de la liste de contrôle
- Utilisateurs administrateurs – par exemple, lorsqu'ils :
- Modifier le statut de l'étudiant
- Envoyer un message à la famille
- Créer ou modifier une facture
Cette section est particulièrement utile pour :
- Suivi des progrès des élèves à travers différentes étapes
- Comprendre le calendrier des interactions clés
- Assurer la visibilité et la responsabilisation au sein de l'équipe des admissions
Considérez la section « Dernières activités » comme la « piste d’audit » de tout ce qui se passe autour du parcours d’un élève — essentielle pour rester informé et organisé.
✅ Conseil final
Le profil étudiant est bien plus qu'un simple document : c'est un véritable centre de pilotage qui accompagne chaque étape du parcours étudiant. Maîtriser ses outils permettra à votre équipe d'offrir un meilleur service, des réponses plus rapides et des rapports plus précis.