Comment utiliser efficacement la liste des candidats sur votre plateforme d'admission
Le fichier des candidats est un outil puissant de votre plateforme d'admission qui vous permet de gérer efficacement les données des candidats. Ce guide vous expliquera comment utiliser le fichier des candidats pour consulter les profils par année universitaire, ajouter manuellement de nouvelles demandes ou des candidats, filtrer selon des critères spécifiques et effectuer des actions groupées.
Comprendre les années scolaires inscrites
Lors de la consultation de la liste, l' année universitaire sélectionnée détermine quels candidats sont affichés :
Pour consulter les candidats d'une année universitaire spécifique (par exemple, 2025-2026), assurez-vous que le menu déroulant ou le filtre est réglé sur cette année.
Sélectionner « Toutes les années universitaires » affichera tous les candidats du système, quelle que soit l'année pour laquelle ils ont postulé.
Conseil : Vérifiez toujours l'année universitaire sélectionnée lors de vos recherches ou actions afin d'éviter toute confusion ou erreur.
Ajout manuel de demandes de renseignements ou de candidats
Vous pouvez ajouter manuellement des demandes de renseignements ou des candidats côté administration sans que les familles aient besoin de créer un compte. Ceci est particulièrement utile lorsque :
Une famille se rend à l'école en personne et fournit ses informations.
Vous avez recueilli les informations des candidats et souhaitez les saisir de manière proactive dans le système.
Vous préférez créer un contact sans en informer immédiatement la famille.
Remarque : Les candidats ajoutés manuellement ne recevront pas de notification automatique, sauf si vous choisissez d’envoyer immédiatement l’e-mail de bienvenue. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’e-mail de bienvenue.
Utilisation des filtres pour trouver des groupes spécifiques de candidats
La fonction Filtrer vous permet de restreindre la recherche de candidats selon différents critères. Cela vous aide à identifier rapidement des segments spécifiques de votre vivier de candidats.
Conseil : Combinez plusieurs filtres pour créer des vues très ciblées (par exemple, les candidates au poste de catégorie 1 pour l'année 2025-2026).
Conseil : Enregistrez un filtre si vous l'utilisez fréquemment.
Effectuer des actions en masse sur les candidats
La fonctionnalité « Liste de candidats » d' OpenApply propose diverses actions groupées qui simplifient la communication et optimisent la gestion des groupes de candidats. Après avoir filtré ou sélectionné un ensemble de candidats, vous pouvez agir sur tous en une seule fois, ce qui vous permet de gagner un temps précieux.
Rappel : Veuillez toujours vérifier les candidats sélectionnés avant d'appliquer une action groupée afin d'éviter les modifications involontaires.
1. Étiqueter les candidats
Attribuez des étiquettes à tous les candidats sélectionnés afin de faciliter le filtrage et la catégorisation ultérieurs. Par exemple : Enfant du personnel, Soutien à l’apprentissage, EAL, etc.
Astuce : Les étiquettes peuvent servir de filtres pour localiser rapidement des groupes spécifiques de candidats ultérieurement.
2. Envoyer des rappels de liste de contrôle
Envoyez des courriels de rappel automatiques aux candidats sélectionnés pour lesquels il reste des éléments à compléter . Vous pouvez personnaliser le modèle de courriel dans Paramètres > Admissions > Statut et notification > Rappel de liste de contrôle.
Remarque : Il n'est pas possible d'envoyer des rappels pour des éléments spécifiques de la liste de contrôle ; les rappels sont déclenchés si un élément est en attente.
3. Exporter les données
Exporter les données des candidats pour le groupe sélectionné. Pour plus d'informations, veuillez cliquer ici .
4. Formulaires de verrouillage/déverrouillage
Gérez la possibilité pour les parents de modifier les formulaires soumis. Par défaut, les formulaires sont verrouillés afin d'empêcher toute modification des champs essentiels tels que l'année d'inscription ou le niveau scolaire prévu . Vous pouvez déverrouiller les formulaires en masse , mais cette opération est déconseillée, sauf en cas d'absolue nécessité, car elle peut compromettre l'intégrité des données.
5. Saisie groupée d'adresses e-mail
Saisissez simultanément les adresses électroniques de plusieurs candidats ou étudiants. Ceci est utile lorsque les établissements scolaires attribuent des adresses électroniques institutionnelles après l'inscription.
Remarque : OpenApply ne génère ni n'attribue automatiquement d'adresses électroniques.
6. Envoyer des messages
Envoyez des messages groupés aux candidats sélectionnés. Cette fonctionnalité est idéale pour diffuser des mises à jour ou des annonces importantes. Pour plus d'informations, cliquez ici .
7. Envoyer les demandes de référence (si le module des écoles partenaires est activé)
Envoyez des demandes de références par courriel en masse aux écoles partenaires. Disponible uniquement lorsque le module « Écoles partenaires » est activé. Pour plus d’informations, cliquez ici .
8. Voir les élèves orphelins
Identifiez et gérez les candidats « orphelins » — les étudiants qui ont commencé une candidature mais n'ont pas accédé à la page des informations des parents. Ces candidats n'ont pas de compte parent associé en raison d'une soumission incomplète. Plusieurs options s'offrent à vous :
a. Si le parent revient sur le même appareil, il peut poursuivre l'application.
b. Saisissez manuellement le nom et l'adresse électronique du parent pour permettre à la famille de se connecter et de continuer.
c. S'il n'y a pas de suivi après un certain délai, vous pouvez choisir de supprimer l'enregistrement orphelin.
9. Affecter les candidats aux agents (si le module Agent est activé)
Attribuez les candidats sélectionnés à un agent (par exemple, un consultant en éducation externe possédant un compte agent OpenApply ). Une fois l'attribution effectuée, vous pouvez filtrer les candidats par agent dans la liste.
10. Attribuer les candidats à des représentants
Attribuez les candidats aux membres du personnel interne chargés de leur dossier. Vous pourrez ensuite filtrer les candidats par responsable ou par personne désignée. Cette fonctionnalité facilite la répartition de la charge de travail et le suivi.
11. Modifier la liste ou modifier en masse
Utilisez la fonction Modifier pour mettre à jour des champs tels que la note , le statut et d'autres informations sur les candidats sélectionnés directement depuis la liste. Cela vous permet d'effectuer des modifications rapidement sans avoir à modifier chaque profil individuellement. Utilisez la fonction Modification groupée pour modifier tous les candidats sélectionnés en une seule fois, sans avoir à saisir les informations manuellement pour chaque candidat. Cliquez ici pour un tutoriel plus détaillé.
En maîtrisant les fonctionnalités du fichier des candidats (telles que le filtrage, l'ajout manuel de candidats, la sélection des années universitaires et l'utilisation d'actions groupées), vous pouvez améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle, assurer une communication cohérente avec les candidats et leurs familles et maintenir des données propres et précises tout au long du processus d'admission.