OpenApply aide les établissements scolaires à gérer le processus d'admission en organisant les candidats en listes distinctes et en leur attribuant des statuts prédéfinis. Ces deux éléments permettent de suivre la progression de chaque personne, de sa première demande d'information jusqu'à l'obtention de son diplôme, tout en assurant une segmentation claire des données pour le personnel.
Ce guide offre un aperçu complet du fonctionnement des listes et des statuts dans OpenApply , de ce que chacun représente et de la manière de les utiliser efficacement en tant qu'administrateur.
Aperçu des effectifs
Une fois connecté en tant qu'administrateur, vous trouverez plusieurs listes clés répertoriées dans le panneau de gauche :
Demandes de renseignements
Candidats
Étudiants
Familles
Anciens élèves
Chaque personne inscrite dans le système est placée dans l'une de ces listes en fonction de son statut . Les candidats passent d'une liste à l'autre au fur et à mesure que leur statut évolue tout au long du processus d'admission et d'inscription.
Statuts par défaut des candidats dans OpenApply
OpenApply utilise un ensemble fixe de statuts système pour définir chaque étape du processus d'admission. Ces statuts ne peuvent être ni supprimés ni modifiés, mais vous pouvez les renommer pour qu'ils correspondent à la terminologie de votre établissement (par exemple, renommer « Admis » en « Place proposée ») dans Paramètres > Admissions > Statut et notifications. Le renommage ne modifie que l'intitulé ; il n'affecte ni la fonctionnalité ni la logique du statut.
Voici les statuts standard :
En attente – Le candidat a manifesté son intérêt mais n'a pas encore soumis de dossier complet.
Candidature soumise – Le formulaire de candidature a été envoyé. Le candidat figure désormais sur la liste des candidats .
Admis – Une place a été proposée par l’école, en attente de l’acceptation de la famille.
Refusé – La demande a été refusée pour des raisons d'adéquation, d'espace ou autres.
Liste d'attente – Le candidat remplit les conditions requises, mais a été placé sur une liste d'attente en attendant la disponibilité d'un poste.
Inscrit – Le candidat a accepté l'offre et est désormais considéré comme un étudiant.
Retrait – L’étudiant s’est retiré avant la fin du programme.
Diplômé(e) – L’élève a terminé sa scolarité dans cet établissement.
📝 Remarque : Le statut passe automatiquement de « En attente » à « Candidature soumise » lors de la soumission du formulaire. Le statut passe également automatiquement de « Admis » à « Inscrit » si votre établissement utilise le formulaire d’inscription standard, une fonctionnalité dédiée qui doit être activée sur demande. Tout autre changement de statut (refusé, inscrit ou désistement) doit être effectué manuellement par un administrateur .
Lien entre les statuts et les listes d'effectifs
Chaque liste dans OpenApply remplit un rôle spécifique :
Demandes de renseignements
Liste des personnes ayant soumis un formulaire de demande de renseignements, réservé une visite ou un événement, ou commencé à remplir le formulaire de candidature sans le terminer.
Tous les contacts dont le statut est « En attente » apparaissent ici.
Candidats
Les candidats sont automatiquement inscrits sur cette liste lorsque leur statut passe à « Candidature en cours » .
Les statuts suivants figurent sur cette liste :
Appliqué
Admis
- Refusé
Liste d'attente
Il s'agit de candidats qui ont soumis leur candidature mais qui ne se sont pas encore inscrits.
Étudiants
Une fois qu'un candidat accepte une offre et que l'établissement le considère comme un étudiant actuel, son statut doit être mis à jour à « Inscrit » .
Le candidat est ensuite inscrit sur la liste des étudiants .
Anciens élèves
Les étudiants qui obtiennent leur diplôme ou qui se retirent de l'établissement doivent voir leur statut mis à jour en conséquence : Diplômé ou Retiré .
Ces statuts permettent d'inscrire automatiquement la personne dans la liste des anciens élèves et d'archiver son profil.
Liste des familles : Gestion des informations des parents
Alors que la plupart des listes se concentrent sur les étudiants et les candidats, la liste des familles offre un aperçu des contacts des parents , regroupés par famille.
Chaque entrée du registre des familles affiche les noms des parents et comprend jusqu'à trois icônes fournissant des informations clés :
🔑 Icône de clé – Indique que le compte parent a été activé. Les comptes parents sont activés automatiquement lors de leur création ; aucune action manuelle n’est requise.
✅ Icône de vérification – Confirme que l'adresse e-mail du parent a été vérifiée.
✉️ Icône d'enveloppe – Indique si l'option « Recevoir des notifications » est activée. Si elle est désactivée, le parent ne recevra aucun courriel ni message envoyé via OpenApply .
📝 Remarque : Avant d’envoyer des messages groupés, il est fortement recommandé de vérifier si les notifications sont activées pour tous les comptes parents. Vous pouvez sélectionner tous les parents et cliquer sur « Activer les notifications » pour les activer simultanément. Cette action n’affecte pas les parents qui ont déjà activé les notifications.
Paramètres de notification parentale
Par défaut, l'option « Recevoir des notifications » est activée pour tous les parents. Cependant, elle peut être désactivée dans certains cas :
- Dans les formulaires tels que la déclaration d'intérêt, le formulaire de candidature ou l'inscription à un événement, les établissements scolaires peuvent ajouter une case à cocher permettant aux parents de refuser de recevoir des notifications. Si cette case n'est pas présente, les parents ne peuvent pas modifier ce paramètre eux-mêmes.
- Les administrateurs peuvent activer ou désactiver manuellement les notifications via le profil de l'élève pour n'importe quel parent et à tout moment.
- Si les comptes parents sont créés par importation de données, le paramètre de notification peut être désactivé par défaut.
La combinaison des statuts et des listes dans OpenApply offre un cadre clair et logique pour gérer chaque étape du processus d'admission et d'inscription. En comprenant comment les candidats passent d'un statut à l'autre — et comment ces statuts déterminent leur placement dans les différentes listes — les établissements peuvent maintenir un système bien organisé et efficace.
Le suivi attentif des changements de statut, des paramètres de notification et des outils d'engagement des parents, comme la liste des familles, garantit une communication efficace et évite qu'aucun élève ou famille ne soit négligé durant son parcours scolaire.