Aperçu du profil principal
Lorsque vous ouvrez le profil d'un étudiant, la section centrale affiche les informations de l'étudiant en fonction de son statut actuel :
Formulaire de demande de renseignements – pour les étudiants en phase de demande de renseignements initiale.
Formulaire de candidature – pour les étudiants ayant soumis une candidature.
Formulaire d'inscription à un événement – pour les étudiants inscrits à un événement.
Remarque : Si un étudiant a soumis ou commencé à remplir le formulaire de candidature, son profil affichera automatiquement ce formulaire .
Panneau d'information bleu
En haut de la page de profil se trouve un panneau bleu bien visible qui présente en un coup d'œil les informations clés de l'étudiant.
Photo de l'élève, nom et drapeau national – Affiche la photo de l'élève et son nom complet, ainsi que le drapeau représentant sa nationalité.
Détails CRM – Si votre établissement utilise le module CRM, des informations supplémentaires telles que la campagne source, le score du prospect et d'autres données liées au CRM apparaîtront dans cette section.
Étiquettes – Toutes les étiquettes attribuées à l'élève (par exemple, enfant du personnel, EAL) sont répertoriées ici.
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Identifiants
Identifiant du candidat – Généré automatiquement par le système lors de la création d'un nouveau dossier de candidat.
Numéro d'étudiant – Ce numéro doit être saisi manuellement par l'administrateur.
Identifiant PowerSchool – Affiché uniquement si votre école est intégrée à PowerSchool .
Onglet PLUS – Vous pouvez accéder à plus de formulaires associés à l'élève en cliquant sur le bouton « PLUS » en bas à droite du panneau.
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Une série d'icônes permet aux utilisateurs administrateurs d'effectuer des actions spécifiques directement depuis le profil :
⋯ (Trois points) – renvoyer l' e-mail de bienvenue aux parents et exporter les formulaires de l'élève dans un document PDF .
✏️ (Icône Crayon) – modifier les formulaires de l'étudiant du côté administrateur.
🔍 (Loupe) – Démarrer ou mettre à jour le processus de révision pour l'élève. Cliquez ici pour en savoir plus sur la fonctionnalité de révision.
🏷️ (Icône d'étiquette) – ajouter, modifier ou supprimer les étiquettes associées à l'élève.
✉️ (Icône Enveloppe) – envoyer un message à la famille de l'élève en utilisant un modèle d'e-mail préconfiguré.
Le bon panneau : Informations clés sur les étudiants
Le panneau de droite du profil étudiant contient des informations clés sur l'étudiant qui ne sont saisies dans aucun champ de formulaire.
- Statut actuel et niveau de statut de l'étudiant : cette section indique la progression globale de l'étudiant dans le processus d'admission ou d'inscription. Si votre établissement utilise des niveaux de statut, ceux-ci seront affichés à côté du statut principal pour un suivi plus précis.
- Date de début d'inscription – Cette date permet de distinguer la date à laquelle un élève est enregistré comme « inscrit » dans le système et la date effective de son entrée à l'école. Veuillez noter que ce champ n'apparaît qu'une fois l'élève admis.
- Niveau d'inscription – Il s'agit du niveau scolaire auquel l'élève est censé commencer sa scolarité à l'école. Cette valeur est automatiquement extraite du champ « Niveau » renseigné par le parent sur le formulaire d'inscription de l'élève. Ce champ est utile aux écoles pour conserver une trace précise de la date et du niveau scolaire de chaque élève, notamment si celui-ci reste plusieurs années dans l'établissement.
Exemple : Si un élève fait une demande d’inscription en 6e année , son niveau d’inscription sera la 6e année , même s’il passe par la suite en 7e ou 8e année. Cela permet au personnel de connaître le niveau dans lequel l’élève a initialement intégré la classe.
- Représentant de l'étudiant (le cas échéant) – affiche le représentant désigné, tel qu'un conseiller d'admission gérant la candidature de l'étudiant.
- Statut de la recommandation de l'établissement partenaire (si activé) – Ce champ indique le statut de la recommandation de l'établissement partenaire demandée dans le cadre de la procédure d'admission. Il n'est visible que si le module « Recommandation de l'établissement partenaire » est activé pour votre établissement.
- Agent de l'étudiant (le cas échéant) : ce champ indique l'agent externe qui accompagne la famille dans sa candidature. Les agents sont souvent des représentants de tiers qui soutiennent ou gèrent le processus de candidature au nom des parents, notamment pour les admissions internationales ou par le biais d'agences.
- Journal d'audit – Le journal d'audit présente l'historique des modifications apportées aux informations essentielles d'un étudiant, telles que les changements de statut (par exemple, de « Candidat » à « Admis »), les soumissions de formulaires de candidature et les modifications des informations personnelles comme le nom ou l'adresse. Ce journal fournit un enregistrement transparent des dates et des modalités de mise à jour des données de l'étudiant.
- Section Réinscription (visible uniquement si activée) – cette section affiche l'historique des réinscriptions de l'élève au fil des années scolaires . Elle permet aux établissements scolaires de savoir si un élève a refusé ou confirmé sa réinscription d'une année à l'autre.
- Frères et sœurs – cette section répertorie les autres élèves du système qui font partie du même groupe familial.
- Parents/Tuteurs – cette section affiche le(s) parent(s) ou le(s) tuteur(s) lié(s) à l’élève et comprend les coordonnées essentielles ainsi que leur lien de parenté avec l’élève.
- Historique du candidat – Cette section présente un historique détaillé des changements de statut de l'étudiant tout au long du processus d'admission et d'inscription. En cas d'incohérences (statuts non séquentiels ou non alignés sur l'année d'inscription), l'historique sera incomplet. Cliquez ici pour consulter des exemples d'historiques valides et ici pour en savoir plus sur les causes fréquentes d'historique incomplet et comment les corriger.