OpenApply propose des outils et des options intégrés pour gérer vos anciennes demandes et candidatures, et les bonnes pratiques sont les suivantes :
1. Archivage des données
Vous pouvez archiver les dossiers des candidats ou étudiants pour les masquer des listes actives tout en conservant leurs données en toute sécurité sur la plateforme. Ainsi, seuls les dossiers nécessaires et à jour sont accessibles au quotidien, sans suppression des données historiques. Les candidats/étudiants archivés peuvent être recherchés manuellement à l'aide de la fonction de recherche ou en filtrant manuellement via Accès et autorisations > Archivés.
Pour plus d'informations sur l'accès et les autorisations, veuillez consulter notre guide d'aide : Modifier une application
Malheureusement, il n'est pas possible d'archiver ou de désarchiver en masse en tant qu'utilisateur d'établissement scolaire. Pour archiver en masse les candidatures, vous pouvez toutefois filtrer les demandes/candidats et exporter les données depuis OpenApply . Vous pouvez ensuite transmettre un fichier CSV contenant les champs suivants à l'équipe du service client OpenApply pour finaliser votre demande :
- Identifiant OpenApply (sous Champs supplémentaires)
- Prénom
- Nom de famille
- Année d'inscription
- Statut étudiant (sous Champs supplémentaires)
Pour plus d'informations sur l'exportation, veuillez consulter notre guide d'aide : Exportation de données
2. Organisation fondée sur le statut
Les étudiants peuvent se voir attribuer des statuts tels que « Retiré », « Diplômé » ou « Refusé ». Les étudiants retirés ou diplômés sont automatiquement archivés comme tels et ajoutés à la liste des anciens élèves. Vous pouvez ajouter un nouveau niveau de statut sous un statut principal si nécessaire. Ces statuts permettent de catégoriser les étudiants pour les analyses et les transitions liées à la conservation des données. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre guide d'aide : « Modifier le statut et créer des sous-statuts ».
3. Suppression des enregistrements d' OpenApply
Le profil d'un candidat et toutes les données qui y sont associées, telles que les informations concernant l'enfant et ses parents, peuvent être supprimés de votre système OpenApply .
Une fois vos besoins définis, l'équipe d'assistance clientèle OpenApply peut vous aider à effectuer des suppressions en masse . Par exemple, si vous souhaitez supprimer tous les étudiants ayant un statut spécifique pour une année universitaire donnée, nous pouvons traiter votre demande.
Vous pouvez également transmettre à l'équipe d'assistance client OpenApply un fichier CSV contenant soit l'identifiant OpenApply , soit l'identifiant étudiant des enregistrements à supprimer. (Ces deux champs se trouvent dans la section « Champs supplémentaires » .)
Pour plus d'instructions sur la suppression individuelle ou en masse des profils de candidats sur OpenApply , vous pouvez consulter notre guide d'aide ici .
De plus, nous suggérons aux écoles de gérer leur propre politique de conservation des données ; il leur appartient donc de déterminer la durée de conservation des données.
Vous pouvez vous renseigner auprès de votre équipe informatique ou de votre service de protection des données pour connaître la politique de conservation des données de votre établissement scolaire ; vous saurez ainsi quand supprimer ces données.