OpenApply propose une fonctionnalité gratuite « Établissements partenaires » intégrée à ses fonctions principales. Celle-ci permet aux établissements scolaires de recueillir facilement des références et des recommandations en masse, notamment lorsqu'ils reçoivent de nombreuses candidatures d'élèves d'un même établissement à une période donnée de l'année. Cette pratique est courante dans les collèges et lycées du Royaume-Uni. Si vous souhaitez que nous activions cette fonctionnalité pour le compte OpenApply de votre établissement, veuillez nous contacter via le formulaire de demande.
Formulaire de référence de l'école primaire de rattachement
Il est tout d'abord nécessaire de personnaliser le formulaire de référence de l'établissement d'origine. Ce formulaire devra être rempli par l'enseignant de l'établissement actuel de l'enfant. Une fois la fonction d'établissement d'origine activée pour votre établissement, vous pourrez consulter et modifier ce formulaire comme d'habitude, via Paramètres > Formulaires.
Terrains de l'école primaire
Pour recueillir les informations relatives à l'établissement scolaire actuel des candidats, il est nécessaire d'ajouter le champ groupé « Établissement d'origine » à l'un de vos formulaires, tel que le formulaire de candidature ou un formulaire complémentaire. Accédez à Paramètres > Formulaires, sélectionnez le formulaire auquel vous souhaitez ajouter ces champs, cliquez sur le panneau de gauche pour afficher les champs groupés, puis faites glisser le groupe « Établissement d'origine » à l'emplacement souhaité dans le formulaire.
Ce groupe contient un menu déroulant modifiable, permettant de proposer aux parents une liste d'établissements scolaires. Il comprend également des champs tels que « Adresse e-mail du destinataire », « Prénom du destinataire » et « Nom du destinataire », servant à recueillir les coordonnées de l'enseignant auquel la demande de recommandation sera envoyée.
Courriel de notification de l'école primaire de rattachement
Accédez à Paramètres > Admissions > Statut et notifications, faites défiler jusqu'en bas de la page et personnalisez l'e-mail de notification de l'établissement partenaire. Cet e-mail sera envoyé à l'enseignant actuel pour lui demander une recommandation.
Envoi des demandes de référence
Une fois que les parents ont rempli le formulaire recueillant les informations sur l'établissement d'origine, et si vous souhaitez envoyer les demandes de références aux établissements scolaires concernés, sélectionnez les candidats pour lesquels vous souhaitez obtenir des références dans la liste des candidats, puis cliquez sur « Envoyer une demande de référence ». Vous pouvez choisir de leur envoyer un nouveau message ou de sélectionner le modèle de demande de référence dans le menu déroulant. Le système identifiera automatiquement les candidats dont l'enseignant actuel possède la même adresse électronique et n'enverra qu'une seule demande au destinataire, listant tous les candidats pertinents, afin qu'il puisse facilement renseigner toutes ses références en une seule fois.
Consultation de la référence de l'école primaire
Une fois que l'enseignant actuel aura rempli le formulaire de référence de l'établissement d'origine, sa réponse sera visible via l'onglet « Plus » en haut à droite du profil de l'élève. Le panneau de droite du profil de l'élève permet également de consulter et de modifier le statut de ce formulaire.
Journaux pertinents sur l'activité la plus récente
Lorsqu'une demande de référence est envoyée et que le référent remplit la référence, un journal sera créé dans l'onglet « Dernière activité » du tableau de bord.