Les établissements scolaires peuvent être amenés à supprimer définitivement un profil de candidat sur OpenApply pour plusieurs raisons, généralement liées à la gestion des données, au respect de la vie privée et à la conformité réglementaire. Voici quelques raisons courantes :
1. Lois sur la protection de la vie privée et des données
Les établissements scolaires doivent se conformer aux réglementations en matière de protection des données telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) en Europe ou la loi FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) aux États-Unis. Ces lois exigent des institutions qu'elles protègent les données personnelles et donnent aux candidats (ou à leurs tuteurs) le droit de demander la suppression de leurs informations personnelles si celles-ci ne sont plus nécessaires ou si le candidat retire sa candidature.
2. Retrait de la demande
Si un candidat décide de retirer sa candidature, il peut demander la suppression de son profil du système. Cela permet d'éviter la conservation de données inutiles une fois que le candidat n'est plus en lice pour l'admission.
3. Demandes incomplètes ou invalides
Il arrive que des candidats soumettent des profils incomplets ou invalides. Vous pouvez supprimer ces profils afin de maintenir un système précis et organisé, notamment si le candidat ne remplit pas les conditions requises pour poursuivre le processus de candidature.
4. Nettoyage administratif
Pour optimiser le processus de sélection des candidats, il est conseillé de consulter et de supprimer régulièrement les profils obsolètes, les doublons ou ceux qui ne correspondent plus aux critères d'admission. Cela permet de désencombrer leurs systèmes et de ne conserver que les profils pertinents.
5. Demande du demandeur ou du tuteur
Dans certains cas, les parents ou tuteurs peuvent demander la suppression définitive des informations d'un candidat, notamment s'ils ne souhaitent plus poursuivre la procédure de candidature auprès de votre établissement.
6. Exactitude des données
Les profils qui n'ont pas été mis à jour depuis longtemps ou qui contiennent des données incorrectes peuvent devoir être supprimés afin de préserver l'intégrité et la pertinence de la base de données des candidats.
Dans tous ces cas, la suppression du profil d'un candidat garantit que votre établissement respecte les meilleures pratiques en matière de gestion des données, assure la sécurité et se conforme aux normes légales relatives aux informations personnelles.
Procédure de suppression d'un profil de candidat sur OpenApply
1. Accédez au profil du candidat et cliquez sur l'icône en forme de crayon en haut à droite pour modifier le candidat :
2. Cliquez sur Supprimer en bas du panneau de droite :
Après avoir supprimé le demandeur, si vous souhaitez également supprimer le parent associé, accédez à Familles > Parents orphelins , puis sélectionnez et supprimez le parent dans la liste. Pour en savoir plus sur les parents orphelins, veuillez consulter notre guide d'aide ici.
Suppression en masse des candidats
Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs scolaires ne peuvent pas supprimer en masse les candidatures directement dans OpenApply .
Si vous souhaitez supprimer plusieurs candidats, veuillez suivre les étapes suivantes :
Filtrez les demandes ou les candidats pertinents dans votre système OpenApply .
Exportez les données en veillant à inclure soit l' identifiant OpenApply , soit l' identifiant étudiant . Ces deux champs se trouvent dans la section « Champs supplémentaires ».
Une fois le fichier préparé, veuillez le transmettre à l'équipe d'assistance client OpenApply . Celle-ci traitera votre demande de suppression.
Pour plus d'informations sur l'exportation, veuillez consulter notre guide d'aide : Exportation de données