Création d'un nouveau formulaire
Accédez à Paramètres > Formulaires et cliquez sur + Créer un nouveau formulaire.
Éditeur de formulaires
Dans l'éditeur de formulaires, commencez par lier le formulaire à son campus et à son programme.
Ensuite, sélectionnez le type :
- Demande : Le formulaire de demande principal.
- Supplémentaires : Formulaires supplémentaires recueillant les informations requises, par exemple des formulaires de santé ou de transport.
- Questionnaire : Formulaires de recommandation que les parents peuvent envoyer de manière sécurisée et électronique aux personnes qui les recommandent.
- Visite guidée : Ce formulaire sert à recueillir des informations spécifiques avant une visite guidée. S’il est désactivé, les participants à l’inscription devront fournir des informations de base par défaut.
- Réinscription : Créez votre formulaire de réinscription pour recueillir de nouvelles informations auprès des parents ou confirmer les informations existantes.
Enfin, définissez vos préférences de mise en page de formulaire et vos options de notification.
- Cochez la case « Rendre le formulaire en 2 colonnes » . Afficher les champs sur deux colonnes dans les formulaires PDF.
- Cochez la case « Notifications par courriel aux parents » pour leur permettre de choisir de recevoir ou non des notifications par courriel. Si la case n'est pas cochée, les parents ne pourront pas modifier leurs préférences et recevront les notifications par défaut.
Dans le menu de gauche, vous trouverez une sélection de champs vous permettant de personnaliser votre formulaire de demande. Vous pouvez les glisser-déposer sur votre formulaire et en modifier facilement l'ordre.
Double-cliquez sur un champ pour modifier ses informations. La plupart des paramètres de champ vous permettent d'indiquer si le champ est obligatoire, réservé à un usage interne ou de définir une réponse par défaut. Vous pouvez également ajouter une règle de champ conditionnel pour rendre ce champ dépendant d'un autre champ.
Certains champs par défaut du système sont considérés comme des champs globaux (par exemple, Prénom, Langue, etc.). Ils sont utilisés dans la structure du système et ne peuvent être personnalisés qu'en termes d'intitulé et d'instructions.
Dans OpenApply les champs présents sur plusieurs formulaires synchronisent les données entre eux. Il est recommandé de réutiliser les champs lorsque les mêmes données sont requises sur plusieurs formulaires afin que les candidats n'aient à les remplir qu'une seule fois. Par exemple, si le champ « Nationalité » est renseigné sur un formulaire, il sera prérempli sur le suivant. Toute modification apportée au champ « Nationalité » sur un formulaire mettra à jour les données sur tous les formulaires concernant ce candidat ou le parent concerné.
Clonage d'un formulaire existant
Si vous avez deux formulaires similaires, il peut être plus simple de cloner un formulaire existant plutôt que d'en créer un nouveau. Localisez le formulaire à cloner dans Paramètres > Formulaires . Survolez le formulaire et cliquez sur le bouton « Cloner le formulaire » . Une nouvelle copie du formulaire apparaîtra. Cliquez dessus pour la modifier.
Désactivation d'un formulaire
Pour désactiver ou masquer un formulaire, décochez la case « Activé » . Cela vous permet de conserver dans le système les informations des formulaires inutiles sans permettre aux candidats de continuer à les remplir.