Contrat d'inscription - Signature sur PDF

Introduction

Les formulaires complémentaires et d'inscription d' OpenApply sont compatibles avec notre fonction « Contrat d'inscription ». Le système génère alors automatiquement un PDF du formulaire, que les parents peuvent signer électroniquement. Une copie PDF du formulaire signé est ensuite enregistrée et accessible aux parents et aux administrateurs. Vous trouverez ici des informations sur l'affichage de ce document pour les parents.

Pour permettre aux écoles de générer des contrats d'inscription, nous utilisons nos formulaires existants et avons également ajouté de nouvelles fonctionnalités en 2023 et 2024 pour en faire un formulaire de contrat :

1. Valeurs de fusion et publipostage dans les formulaires pour texte statique (Valeurs de fusion et publipostage ) : Les écoles peuvent insérer des informations sur les élèves, telles que leur nom, dans le formulaire, et ces données ne peuvent pas être modifiées par les parents.

2. Générer automatiquement un contrat PDF à signer (Contrat PDF) : la version PDF du formulaire sera générée une fois le formulaire soumis et les parents devront ensuite signer le PDF.

Si vous souhaitez que la fonctionnalité de contrat PDF soit activée pour votre établissement scolaire, veuillez nous contacter via « Soumettre une demande » et nous serons heureux d'activer cette fonctionnalité pour vous, gratuitement.

valeurs de fusion et publipostage

Pour tous les formulaires, la légende des valeurs (c.-à-d. les valeurs de fusion et publipostage) peut être insérée lors de la modification de l'en-tête de section et du texte statique. Accédez à Paramètres > Formulaires, puis cliquez sur le formulaire à modifier.

Cliquez sur Navigation générale dans le panneau de gauche, puis faites glisser et déposez un en-tête de section ou une section de texte statique à l'emplacement souhaité sur le formulaire.

Après avoir ajouté la section « En-tête de section » ou « Texte statique » au formulaire, cliquez dessus pour modifier le texte, puis cliquez sur la légende des valeurs dans le panneau de gauche pour insérer la valeur correspondante, comme le prénom, le nom ou la note du candidat.

Configuration d'un contrat PDF / contrat d'inscription

Étape 1. Configurer un formulaire de contrat

Le formulaire de contrat PDF ne prend actuellement en charge que les formulaires complémentaires et les formulaires d'inscription . Comme indiqué précédemment, si vous souhaitez activer la fonctionnalité de contrat PDF pour votre établissement, veuillez nous contacter via le formulaire de demande.

Une fois cette fonctionnalité activée pour votre établissement, vous pouvez activer l'option « Créer un contrat PDF » sur tous les formulaires complémentaires ou d'inscription que vous souhaitez.

Étape 2. Ajouter une Signature on PDF

Cliquez sur « Ajouter un champ » pour créer un nouveau champ de type « Signature sur PDF » . Veuillez noter que ce type de champ ne peut être ajouté qu'à la section « Candidat » et non à d'autres champs groupés.

Le champ « Signature sur PDF » possède des paramètres supplémentaires qui lui sont propres. Choisissez les options de signature et indiquez les signataires autorisés.

Options de signature : cette option détermine comment les parents peuvent signer le formulaire. Choisissez s’ils peuvent dessiner leur signature, télécharger une image et/ou saisir leur nom.

Signataires : indiquez qui peut signer ce champ ; tout parent, tuteur ou mandataire peut signer, ou un parent/tuteur et/ou un mandataire en particulier. Si vous exigez la signature des deux parents, vous pouvez ajouter deux champs de signature distincts de type PDF : un pour le parent/tuteur 1 et un pour le parent/tuteur 2.

Masquez ce champ si les signataires sélectionnés n'existent pas ; nous vous recommandons d'activer systématiquement cette option. Ainsi, par exemple, si le formulaire comporte deux champs de type « Signature sur PDF », l'un destiné à la signature du parent/tuteur 1 et l'autre à celle du parent/tuteur 2, mais que l'enfant n'a qu'un seul parent, le champ destiné à la signature du parent/tuteur 2 sera automatiquement masqué et seul le parent/tuteur 1 devra signer.

Étape 3 : Ajouter les champs Signature on PDF au formulaire

Les parents ne verront pas les champs de type « Signature sur PDF » lors du remplissage ou de la vérification du formulaire. Ce champ apparaîtra uniquement au moment de la signature du PDF, une fois le formulaire rempli.

Étape 4 : Ajouter le formulaire de contrat d’inscription à la liste de contrôle (pour formulaire supplémentaire)

Si vous ne l'avez pas déjà fait pour ce formulaire supplémentaire, accédez à Paramètres > Admissions > Liste de contrôle et ajoutez le formulaire aux listes de contrôle souhaitées pour les statuts concernés.

Vous trouverez ici des conseils supplémentaires sur l'ajout d'éléments à la liste de contrôle.

Les parents pourront ensuite se connecter à leur compte, accéder à leur liste de vérification, remplir le formulaire et signer le PDF généré. Cliquez ici pour plus d'informations sur la procédure de signature des formulaires PDF par les parents.

Consultation du formulaire signé

Les administrateurs peuvent vérifier le statut de la signature en consultant le formulaire de contrat sur le profil étudiant. Ce statut s'affichera sous l'une des formes suivantes :

• Signé
• Non signé

Les établissements scolaires verront le PDF final signé dans l'onglet Fichiers du profil de l'élève, une fois que tous les champs obligatoires seront signés.

FAQ et bonnes pratiques

1. Si votre école a besoin que tous les parents/tuteurs signent le contrat, mais que certains parents ne sont peut-être pas encore inscrits sur OA, deux solutions sont possibles :

   1. Ajoutez des champs groupés Parent/Tuteur dans le formulaire de contrat et demandez aux parents d'ajouter tous les parents qui doivent signer avant de soumettre le contrat d'inscription.

   2. Prévoyez un formulaire supplémentaire permettant aux parents de confirmer et de mettre à jour leurs coordonnées avant de remplir le contrat. Sur ce formulaire, ajoutez les champs groupés « Parent/Tuteur » et demandez aux parents d'y inscrire tous les parents qui doivent signer le contrat d'inscription.
      
      

2. Pour éviter que les parents 3 et 4 n'aient nulle part où signer, nous suggérons aux écoles de créer des champs de signature pour les 4 parents et de sélectionner l'option « Masquer ce champ si les signataires sélectionnés n'existent pas » pour les champs.
   
   
3. Si un parent commet une erreur et que vous exigez une nouvelle signature du contrat par tous les parents, vous pouvez décocher l'élément correspondant dans l'onglet « Liste de vérification » du profil de l'élève afin de le rouvrir. Cette action supprimera toutes les signatures et rouvrira l'élément de la liste de vérification, permettant ainsi aux parents de signer et de soumettre à nouveau le contrat.
   
   
4. Certains pays exigent que le site web obtienne le consentement de l'utilisateur pour apposer une signature électronique. Nous ne sommes pas en mesure de fournir de conseils juridiques aux établissements scolaires, mais nous vous recommandons de vérifier auprès de vos conseillers juridiques si la réglementation de votre pays impose l'ajout d'un champ de type « Conditions générales » ou d'un texte spécifique au formulaire de collecte des signatures électroniques. Il vous faudra également consulter votre avocat pour obtenir des conseils juridiques concernant la légalité des signatures électroniques dans votre pays.