Los administradores pueden realizar acciones como editar, enviar mensajes y exportar información desde el perfil, y la sección "Última actividad" muestra todas las interacciones con el estudiante y su familia.
Tras nuestra introducción a la interfaz del Perfil del Estudiante , este artículo analiza con más detalle lo que los administradores pueden hacer desde el perfil y por qué la sección de Última Actividad es una herramienta clave para realizar un seguimiento de la participación de los estudiantes y las interacciones del personal.
Además del panel superior y los detalles del lado derecho, la sección central del perfil del estudiante ofrece un conjunto de herramientas muy útiles diseñadas para facilitar el seguimiento de las solicitudes , la coordinación interna y la participación estudiantil en su centro educativo. Estas herramientas ayudan a los administradores a gestionar cada expediente estudiantil con precisión y atención. Analicemos cada una de ellas en detalle.
Acciones del perfil de administrador: Herramientas a su alcance
- Registro de indicadores : visible solo si su escuela utiliza el módulo CRM. El registro de indicadores ofrece información sobre cómo un estudiante o una familia interactúa con su escuela. Haga clic aquí para aprender a utilizar plenamente los registros de indicadores para el seguimiento de admisiones.
- Tareas : esta sección permite asignar tareas relacionadas con el estudiante al personal interno. Es una herramienta excelente para la coordinación interna y para garantizar que ningún estudiante quede desatendido.
- Lista de verificación : consulta la lista de verificación individual del estudiante y realiza un seguimiento de su progreso en relación con los pasos requeridos. Si hay tareas pendientes y el estudiante ha estado inactivo, puedes enviarle un recordatorio. También puedes añadir una tarea personalizada a la lista de verificación para un estudiante específico cuando se requiera documentación o pasos únicos.
- Notas : utilice esta sección para dejar notas internas en el perfil del estudiante. Puede incluir en copia a miembros específicos del personal para notificarles sobre la nota. Las notas también aparecerán en el historial de Actividad reciente para mayor visibilidad.
🔒 Solo para uso interno: Estas notas no son visibles para los padres , lo que hace que esta función sea ideal para la comunicación confidencial dentro del equipo.
También puedes enviar un mensaje a la familia desde esta sección, eligiendo a qué padre/tutor legal notificar.
⚠️ Nota: Aquí no hay plantillas de correo electrónico disponibles ; los mensajes deben escribirse desde cero.
- Archivos : Vea todos los archivos subidos por los padres, ya sea mediante campos de formulario, elementos de la lista de verificación o cargas directas. Los administradores también pueden subir archivos manualmente, como boletines de calificaciones, formularios de evaluación o notas. Los archivos se pueden marcar como internos para que no sean visibles para los padres.
- Eventos : una gestión eficiente de eventos garantiza una coordinación fluida entre los equipos y un seguimiento preciso de la asistencia. Los usuarios administradores pueden:
- Inscribir manualmente a un estudiante en un evento (por ejemplo, jornada de puertas abiertas, día de evaluación).
- Gestionar las reservas realizadas por las familias
- Actualizar el estado de asistencia para los eventos finalizados.
- Entrevista : si tu proceso de admisión incluye entrevistas, puedes programarlas directamente desde esta sección. Esta función solo está disponible para administradores; los padres no pueden programar entrevistas por su cuenta. Al programar una entrevista desde la plataforma de administración, asegúrate de seleccionar «Confirmar fecha de entrevista con el solicitante y su familia por correo electrónico» para que los padres reciban una notificación.
- Donaciones y horas de voluntariado : visible solo si su escuela está suscrita al módulo avanzado. Permite hacer un seguimiento de las donaciones realizadas por la familia y las horas de voluntariado aportadas, información especialmente valiosa una vez que el estudiante se convierte en exalumno. Esta función es útil para los equipos de desarrollo y relaciones con exalumnos que gestionan la participación familiar a largo plazo.
- Tarifas : vea todas las facturas relacionadas con los estudiantes y su estado de pago. Los administradores pueden:
- Enviar los pagos directamente a la familia.
- Supervisar los saldos pendientes
- Concilie los pagos y marque al estudiante como pagado si los padres han optado por pagar en efectivo, cheque o transferencia bancaria.
Última actividad
La sección "Última actividad" proporciona un registro cronológico de todas las acciones relacionadas con el estudiante, ofreciendo una visión completa de su participación y las actualizaciones más importantes.
Las acciones registradas en esta sección pueden ser realizadas por:
- Padres o tutores – por ejemplo, cuando:
- Iniciar una consulta
- Presentar un formulario de solicitud
- Regístrate para un evento.
- Pagar una tarifa
- Completar un elemento de la lista de verificación
- Usuarios administradores , por ejemplo, cuando:
- Cambiar el estado del estudiante
- Enviar un mensaje a la familia
- Crear o editar una factura
Esta sección es particularmente útil para:
- Seguimiento del progreso del estudiante en diferentes etapas
- Comprender el momento oportuno para las interacciones clave
- Garantizar la visibilidad y la rendición de cuentas en todo el equipo de admisiones.
Piensa en la sección de Última Actividad como el "registro de auditoría" de todo lo que sucede en torno a la trayectoria académica de un estudiante; algo esencial para mantenerse informado y organizado.
✅ Consejo final
El Perfil del Estudiante es más que un simple registro: es un centro de control que brinda soporte en cada etapa de la trayectoria académica del estudiante. Dominar sus herramientas ayudará a su equipo a ofrecer un mejor servicio, respuestas más rápidas e informes más precisos.