Cómo utilizar la lista de alumnos de forma eficaz en su plataforma de admisiones.
La lista de solicitantes es una herramienta poderosa dentro de tu plataforma de admisiones que te permite gestionar los datos de los solicitantes de manera eficiente. Esta guía te mostrará cómo usar la lista para ver los solicitantes por año académico, agregar nuevas consultas o solicitantes manualmente, filtrar por criterios específicos y realizar acciones masivas.
Comprender los años académicos en la lista
Al consultar la lista, el año académico seleccionado determina qué solicitantes se muestran:
Para ver los solicitantes de un año académico específico (por ejemplo, 2025-2026), asegúrese de que el menú desplegable o el filtro esté configurado para ese año.
Al seleccionar "Todos los años académicos", se mostrarán todos los solicitantes en el sistema, independientemente del año para el que hayan presentado su solicitud.
Consejo: Compruebe siempre el año académico seleccionado al realizar búsquedas o acciones para evitar confusiones o errores.
Agregar manualmente consultas o solicitantes
Puedes añadir manualmente consultas o solicitantes desde el panel de administración sin necesidad de que las familias creen cuentas. Esto resulta especialmente útil cuando:
Una familia visita la escuela en persona y proporciona su información.
Has recopilado los datos de los solicitantes y quieres introducirlos en el sistema de forma proactiva.
Prefieres generar un cliente potencial sin notificar a la familia de inmediato.
Nota: Los solicitantes añadidos manualmente no recibirán una notificación automática a menos que usted elija enviar el correo electrónico de bienvenida de inmediato. Haga clic aquí para obtener más información sobre el correo electrónico de bienvenida.
Uso de filtros para encontrar grupos específicos de solicitantes
La función de filtro te permite refinar la búsqueda de candidatos según diversos criterios. Esto te ayuda a localizar rápidamente segmentos específicos de tu grupo de candidatos.
Consejo: Combine varios filtros para crear visualizaciones muy específicas (por ejemplo, candidatas femeninas para el Grado 1 en el año 2025-2026).
Consejo: Guarda un filtro si lo usas con frecuencia.
Realizar acciones masivas en los solicitantes
La lista de candidatos en OpenApply ofrece diversas acciones masivas que facilitan la comunicación y mejoran la eficiencia al gestionar grupos de solicitantes. Una vez que haya filtrado o seleccionado un grupo de solicitantes, podrá actuar sobre todos ellos a la vez, ahorrando un tiempo valioso.
Recordatorio: Siempre revise a los solicitantes seleccionados antes de aplicar una acción masiva para evitar cambios no deseados.
1. Etiquetar solicitantes
Aplique etiquetas a todos los solicitantes seleccionados para facilitar el filtrado y la categorización posteriores. Por ejemplo: Hijo/a del personal, Apoyo al aprendizaje, Inglés como segunda lengua, etc.
Consejo: Las etiquetas pueden utilizarse como filtros para localizar rápidamente grupos específicos de solicitantes más adelante.
2. Enviar recordatorios de la lista de verificación
Envía recordatorios automáticos a los solicitantes seleccionados con elementos pendientes en la lista de verificación . Puedes personalizar la plantilla de correo electrónico en Configuración > Admisiones > Estado y notificaciones > Recordatorio de la lista de verificación.
Nota: No es posible enviar recordatorios para elementos específicos de la lista de verificación; los recordatorios se activan si algún elemento está pendiente.
3. Exportar datos
Exportar los datos de los solicitantes del grupo seleccionado. Para obtener más instrucciones, haga clic aquí .
4. Bloquear/Desbloquear formularios
Gestiona la posibilidad de que los padres actualicen los formularios enviados. Por defecto, los formularios enviados están bloqueados para evitar cambios en campos importantes como el año de matriculación o el grado previsto . Puedes desbloquear los formularios en bloque , pero no se recomienda a menos que sea absolutamente necesario, ya que podría afectar la integridad de los datos.
5. Introducir direcciones de correo electrónico de forma masiva
Ingrese las direcciones de correo electrónico de varios solicitantes o estudiantes a la vez. Esto es útil cuando las escuelas proporcionan cuentas de correo electrónico institucionales después de la inscripción.
Nota: OpenApply no genera ni asigna direcciones de correo electrónico automáticamente.
6. Enviar mensajes
Envía mensajes masivos a los solicitantes seleccionados. Esta función es ideal para enviar actualizaciones o anuncios importantes. Para obtener más instrucciones, haz clic aquí .
7. Enviar solicitudes de referencia (si el módulo de escuela de origen está habilitado).
Enviar solicitudes de referencias de forma masiva a las escuelas de origen. Esta función solo está disponible cuando el módulo de Escuelas de Origen está activado. Para obtener más información, haga clic aquí .
8. Ver estudiantes huérfanos
Identificar y gestionar a los solicitantes "huérfanos": estudiantes que iniciaron una solicitud pero no llegaron a la página de detalles de los padres. Estos solicitantes no tienen cuentas de padres asociadas debido a que la solicitud está incompleta. Tiene varias opciones:
a. Si el padre regresa en el mismo dispositivo, puede continuar con la aplicación.
b. Introduzca manualmente el nombre y el correo electrónico del padre o tutor para permitir que la familia inicie sesión y continúe.
c. Si no hay seguimiento después de un período, puede optar por eliminar el registro huérfano.
9. Asignar solicitantes a agentes (si el módulo de agentes está habilitado).
Asigne los candidatos seleccionados a un agente (por ejemplo, un consultor educativo externo con una cuenta de agente OpenApply ). Una vez asignados, podrá filtrar los candidatos por agente en la lista.
10. Asignar solicitantes a representantes.
Asigne a los solicitantes a los miembros del personal interno responsables de su solicitud. Posteriormente, podrá filtrar a los solicitantes por representantes específicos o aquellos que no tengan uno asignado. Esta función es útil para la distribución de la carga de trabajo y el seguimiento.
11. Editar en la lista o editar en lote
Utilice la función Editar para actualizar campos como calificación , estado y otros detalles de los solicitantes seleccionados directamente desde la lista. Esto le permite realizar cambios de manera eficiente sin editar cada perfil individualmente. Utilice la función Edición masiva para editar a todos los solicitantes seleccionados a la vez sin tener que ingresar la información manualmente para cada uno. Haga clic aquí para ver un tutorial más detallado.
Al dominar las funciones de la lista de candidatos, como el filtrado, la adición manual de solicitantes, la selección de años académicos y el uso de acciones masivas, puede mejorar significativamente la eficiencia operativa, garantizar una comunicación constante con los solicitantes y sus familias, y mantener datos limpios y precisos durante todo el proceso de admisión.