OpenApply ayuda a las escuelas a gestionar el proceso de admisión organizando a los estudiantes en listas diferenciadas y asignándoles estados predefinidos. Estos dos elementos trabajan juntos para hacer un seguimiento del progreso de cada persona, desde la primera consulta hasta la graduación, manteniendo los datos claramente segmentados para el personal.
Esta guía ofrece una descripción general completa de cómo funcionan las listas de empleados y los estados dentro de OpenApply , qué representa cada uno y cómo utilizarlos eficazmente como administrador.
Resumen de las listas de jugadores
Cuando inicie sesión como administrador, encontrará varias listas de personal clave en el panel izquierdo:
Consultas
Solicitantes
Estudiantes
Familias
Antiguos alumnos
Cada persona en el sistema se ubica en una de estas listas según su estado actual. Los solicitantes cambian de lista a medida que su estado varía a lo largo del proceso de admisión y matriculación.
Estados predeterminados de los solicitantes en OpenApply
OpenApply utiliza un conjunto fijo de estados del sistema para definir cada etapa del proceso de admisión. Estos estados no se pueden eliminar ni ampliar, pero puede cambiarles el nombre para que coincidan con la terminología de su institución (por ejemplo, cambiar "Admitido" a "Plaza ofrecida") en Configuración > Admisiones > Estado y notificación. Cambiar el nombre solo modifica la etiqueta; no afecta la funcionalidad ni la lógica del estado.
Estos son los estados estándar:
Pendiente – El solicitante ha mostrado interés pero no ha presentado la solicitud completa.
Solicitud enviada : El formulario de solicitud ha sido presentado. El solicitante ya figura en la lista de solicitantes .
Admitido – La escuela ha ofrecido una plaza, a la espera de la aceptación de la familia.
Rechazada : La solicitud ha sido rechazada debido a problemas de espacio, adecuación o a otras consideraciones.
En lista de espera : El solicitante cumple los requisitos, pero ha sido incluido en una lista de espera a la espera de disponibilidad.
Matriculado : El solicitante ha aceptado la oferta y ahora se le considera estudiante.
Retirado – El estudiante se ha retirado antes de completar el programa.
Graduado – El estudiante ha completado su educación en la escuela.
📝 Nota: El cambio de estado de Pendiente a Solicitado se produce automáticamente al enviar el formulario de solicitud. El cambio de estado de Admitido a Inscrito también puede producirse automáticamente si su escuela utiliza el formulario de Inscripción estándar, que es una función específica que debe activarse previa solicitud. Todos los demás cambios de estado, como Rechazado, Inscrito o Retirado, deben ser realizados manualmente por un administrador .
Cómo se relacionan los estados con las listas de participantes
Cada lista de contactos en OpenApply cumple una función específica:
Consultas
Incluye a las personas que han enviado un formulario de consulta, reservado una visita guiada o un evento, o comenzado pero no completado el formulario de solicitud.
Aquí aparecen todos los contactos con estado Pendiente .
Solicitantes
Los solicitantes pasan a esta lista automáticamente cuando su estado cambia a "Solicitado" .
En esta lista aparecen los siguientes estados:
Aplicado
Aceptado
- Rechazado
En lista de espera
Se trata de solicitantes que han presentado su solicitud pero aún no se han matriculado.
Estudiantes
Una vez que un solicitante acepta una oferta y la escuela lo considera un estudiante actual, su estado debe actualizarse a "Matriculado" .
Posteriormente, el solicitante pasa a formar parte de la lista de estudiantes .
Antiguos alumnos
Los estudiantes que se gradúan o se dan de baja de la escuela deben actualizar su estado al correspondiente: Graduado o Dado de baja .
Estos estados transfieren automáticamente al individuo a la lista de exalumnos y archivan su perfil.
Listado de familias: Gestión de la información de los padres
Si bien la mayoría de las listas se centran en los estudiantes y solicitantes, la lista de familias ofrece una visión general de los contactos de los padres , agrupados por familia.
Cada entrada en la lista de Familias muestra los nombres de los padres e incluye hasta tres iconos que proporcionan información clave:
🔑 Icono de llave : indica que la cuenta del padre/madre ha sido activada. Las cuentas de los padres/madres se activan automáticamente al crearse; no se requiere ninguna acción manual.
✅ Icono de verificación : confirma que la dirección de correo electrónico del padre/madre ha sido verificada.
✉️ Icono de sobre : muestra si la opción "Recibir notificaciones" está activada. Si está desactivada, el padre o tutor no recibirá ningún correo electrónico ni mensaje enviado a través de OpenApply .
📝 Nota: Antes de enviar mensajes masivos, se recomienda verificar que las notificaciones estén habilitadas para todas las cuentas de padres. Puede seleccionar a todos los padres y hacer clic en "Habilitar notificaciones" para activarlas para todos ellos. Esta acción no afecta a los padres que ya tienen las notificaciones habilitadas.
Configuración de notificaciones para padres
Por defecto, la opción "Recibir notificaciones" está habilitada para todos los padres. Sin embargo, existen algunas situaciones en las que puede estar deshabilitada:
- En formularios como el Registro de Interés, el formulario de solicitud o la inscripción a eventos, las escuelas pueden añadir una casilla de verificación que permita a los padres optar por no recibir notificaciones. Si no se incluye esta casilla, los padres no podrán modificar esta configuración por sí mismos.
- Los administradores pueden activar o desactivar manualmente las notificaciones a través del perfil del estudiante para cualquier padre en cualquier momento.
- Si las cuentas principales se crean mediante la importación de datos, la configuración de notificaciones puede estar desactivada de forma predeterminada.
La combinación de estados y listas en OpenApply proporciona un marco claro y lógico para gestionar cada etapa del proceso de admisión y matriculación. Al comprender cómo los solicitantes cambian de estado —y cómo estos determinan su ubicación en las distintas listas—, las instituciones educativas pueden mantener un sistema eficiente y bien organizado.
Supervisar de cerca los cambios de estado, la configuración de notificaciones y las herramientas de participación de los padres, como la lista de familias, garantiza que la comunicación siga siendo eficaz y que ningún estudiante o familia pase desapercibido durante su trayectoria en su escuela.