Contrato de inscripción - Firma en PDF

Introducción

Los formularios complementarios y de inscripción en OpenApply se pueden usar con nuestra función "Contrato de inscripción". Esto permite que el sistema genere automáticamente una copia en PDF del formulario, que los padres pueden firmar electrónicamente. El sistema almacena una copia en PDF del formulario firmado, visible para padres y administradores. Aquí encontrará información sobre cómo se muestra esto para los padres.

Para que los centros educativos generen contratos de matrícula, utilizamos nuestros formularios existentes y, además, añadimos algunas funciones nuevas en 2023 y 2024 para convertirlo en un formulario de contrato:

1. Valores de combinación de correspondencia en formularios para texto estático (Valores de combinación de correspondencia ): Las escuelas pueden colocar detalles del estudiante, como el nombre del estudiante, en el formulario y los padres no pueden editar los datos.

2. Generar automáticamente un contrato en formato PDF para su firma (Contrato en PDF) : la versión en PDF del formulario se generará una vez que se envíe el formulario y, a continuación, se requerirá que los padres firmen el PDF.

Si desea que la función de Contrato en formato PDF esté habilitada para su escuela, póngase en contacto con nosotros a través de la opción "Enviar una solicitud" y con gusto la habilitaremos para usted, sin costo alguno.

Valores de combinación de correspondencia

En todos los formularios, se puede insertar una leyenda de valores (es decir, valores de combinación de correspondencia) al editar el encabezado de sección y el texto estático. Vaya a Configuración > Formularios y haga clic en el formulario que desea editar.

Haga clic en Navegación general en el panel izquierdo y, a continuación, arrastre y suelte un encabezado de sección o una sección de texto estático en la ubicación deseada del formulario.

Haga clic en el encabezado de sección o en la sección de texto estático después de agregarla al formulario para editar el texto de esa sección; luego, haga clic en la leyenda de valores en el panel izquierdo para insertar ese valor en el texto, como el nombre del solicitante, el apellido del solicitante o la calificación.

Configuración de un contrato PDF / Contrato de inscripción

Paso 1. Configurar un formulario de contrato

Actualmente, el formulario de contrato en PDF solo admite "Formularios complementarios" y "Formularios de inscripción" . Como se indicó anteriormente, si desea que la función de contrato en PDF esté habilitada para su escuela, contáctenos a través de la opción "Enviar una solicitud".

Una vez que la función esté habilitada para su escuela, podrá activar la opción " Convertir formulario en un contrato PDF " en cualquier formulario complementario o de inscripción que desee.

Paso 2. Agregar una Signature on PDF

Haz clic para añadir un campo y crea un nuevo campo de tipo «Firma en PDF» . Ten en cuenta que este tipo de campo solo se puede añadir a la sección «Solicitante» , es decir, no se puede añadir a otros campos agrupados.

El campo «Firma en PDF» tiene ajustes adicionales exclusivos de este tipo de campo. Seleccione las opciones de firma y quiénes serán los firmantes de este campo.

Opciones de firma : aquí puede configurar cómo los padres pueden firmar el formulario. Seleccione si los padres pueden dibujar su firma, subir una imagen o escribir su nombre para que funcione como su firma.

Firmantes : seleccione quién puede firmar este campo; puede ser firmado por cualquier padre, tutor o agente, un padre/tutor específico o un agente. Si requiere que ambos padres firmen un formulario, puede agregar dos campos de tipo «Firma en PDF» separados: uno para que lo firme el padre/tutor 1 y otro para que lo firme el padre/tutor 2.

Oculte este campo si los firmantes seleccionados no existen ; recomendamos habilitar siempre esta opción. Esto significa que, por ejemplo, si el formulario tiene dos campos de tipo «Firma en PDF», uno para que firme el padre/tutor 1 y otro para que firme el padre/tutor 2, pero el niño solo tiene un padre, el campo para que firme el padre/tutor 2 se ocultará automáticamente y solo el padre/tutor 1 tendrá que firmar.

Paso 3: Añada los campos Signature on PDF al formulario.

Los padres no verán el campo de firma en formato PDF al completar o revisar el formulario. Solo lo verán al firmar el PDF, una vez que hayan completado el formulario.

Paso 4: Añada el formulario de Contrato de Matrícula a la Lista de Verificación (para formularios complementarios).

Si aún no lo ha hecho para este formulario complementario, vaya a Configuración > Admisiones > Lista de verificación y agregue el formulario a las listas de verificación deseadas para los estados correspondientes.

Aquí encontrará más consejos sobre cómo agregar elementos a la lista de verificación.

Los padres podrán entonces iniciar sesión en su cuenta, acceder a su lista de verificación, completar el formulario y firmar el PDF generado. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo los padres pueden firmar formularios PDF.

Visualización del formulario firmado

Los usuarios administradores pueden verificar el estado de la firma al ver el formulario del contrato en el perfil del estudiante. Esto se mostrará de la siguiente manera:

• Firmado
• No firmado

Una vez firmados todos los campos obligatorios, los centros educativos podrán ver el PDF final en la pestaña Archivos del Perfil del Alumno.

Preguntas frecuentes y mejores prácticas

1. Si su escuela necesita que todos los padres/tutores firmen el contrato, pero algunos de los padres aún no están registrados en OA, existen dos posibles soluciones:

   1. Agregue campos agrupados para padres/tutores dentro del formulario de contrato y pida a los padres que agreguen a todos los padres que deban firmar antes de enviar el contrato de inscripción.

   2. Antes de firmar el contrato, deberá proporcionar otro formulario complementario para que el padre/tutor confirme y actualice sus datos. En este formulario, añada los campos agrupados para padres/tutores y solicite que se añadan a la cuenta de OA a todos los padres que deban firmar el contrato de matrícula.
      
      

2. Para evitar que los padres 3 y 4 no tengan dónde firmar, sugerimos que las escuelas creen campos de firma para los 4 padres y seleccionen la opción "Ocultar este campo si los firmantes seleccionados no existen" para dichos campos.
   
   
3. Si un padre comete un error y usted requiere que todos firmen el contrato nuevamente, puede desmarcar la casilla correspondiente en la pestaña "Lista de verificación" del perfil del estudiante para volver a abrirla. Esto eliminará todas las firmas y reactivará la casilla, permitiendo que los padres firmen y envíen el documento nuevamente.
   
   
4. Algunos países exigen que el sitio web obtenga el consentimiento del usuario para completar una firma electrónica. No podemos brindar asesoramiento legal a las escuelas, pero le recomendamos consultar con sus asesores legales si necesita agregar un campo de "Términos y condiciones" o algún texto en el formulario para recopilar firmas electrónicas, de acuerdo con la normativa de su país. Asimismo, deberá consultar con su abogado para obtener asesoramiento legal sobre la legalidad de las firmas electrónicas en su país.