OpenApplyには、過去の問い合わせや申請を管理するための組み込みツールやオプションがいくつか用意されており、 OpenApplyにおけるベストプラクティスは以下のとおりです。
1. データのアーカイブ
個々の応募者や学生をアーカイブすることで、アクティブな名簿から非表示にしながら、プラットフォーム内にデータを安全に保持できます。これにより、過去のデータを削除することなく、必要な最新の記録のみに日々アクセスできるようになります。アーカイブされた応募者/学生は、検索機能を使用して手動で検索するか、「アクセスと権限」>「アーカイブ済み」で手動でフィルタリングできます。
アクセス権限に関する詳細については、ヘルプガイド「アプリケーションの編集」を参照してください。
残念ながら、学校ユーザーとして一括アーカイブまたは一括アーカイブ解除を行うことはできません。代わりに、応募者を一括アーカイブするには、まず問い合わせ/応募者をフィルタリングし、 OpenApplyからデータをエクスポートしてください。このリクエストを完了するには、以下のフィールドを含むCSVファイルをOpenApplyカスタマーサービスチームと共有してください。
- OpenApply ID（追加フィールド内）
- ファーストネーム
- 苗字
- 入学年度
- 学生ステータス（追加項目）
エクスポートに関する詳細については、ヘルプガイド「データのエクスポート」を参照してください。
2. 地位に基づく組織
学生には、「退学」、「卒業」、「辞退／拒否」などのステータスを設定できます。退学した学生と卒業した学生は、自動的に「退学」または「卒業」としてアーカイブされ、卒業生名簿に登録されます。必要に応じて、メインステータスの下に新しいステータスレベルを追加できます。これらのステータスは、データ保持レビューや移行の際に学生を分類するのに役立ちます。詳細については、ヘルプガイド「ステータスの編集とサブステータスの作成」を参照してください。
3. OpenApplyからのレコードの削除
応募者のプロフィールおよび、お子様や保護者の情報など、関連するすべてのデータは、 OpenApplyシステムから削除できます。
要件が確定したら、 OpenApplyカスタマーサポートチームが一括削除のお手伝いをいたします。例えば、特定の学年度において特定のステータスを持つすべての学生を削除したい場合、弊社がそのリクエストを処理いたします。
または、削除するレコードのOpenApply IDまたは学生IDを含むCSVファイルをOpenApplyカスタマーサポートチームと共有することもできます。（これらのフィールドはどちらも「追加フィールド」にあります。）
OpenApplyで応募者のプロフィールを個別に、または一括で削除する方法についての詳細は、 こちらのヘルプガイドをご覧ください。
さらに、学校が独自のデータ保持ポリシーを管理し、データの保持期間を学校が決定できるようにすることをお勧めします。
学校のデータ保持ポリシーを確認するために、ITチームまたはデータ保護担当部署に問い合わせることをお勧めします。そうすれば、いつこのデータを削除する必要があるかがわかります。