学校は、データ管理、プライバシーに関する懸念、規制遵守など、いくつかの理由から、 OpenApplyから応募者プロフィールを完全に削除する必要が生じる場合があります。以下に、一般的な理由をいくつか示します。
1. プライバシーおよびデータ保護法
学校は、欧州のGDPR （一般データ保護規則）や米国のFERPA （家族教育権およびプライバシー法）などのデータ保護規制を遵守しなければなりません。これらの法律は、教育機関に対し個人データを保護することを義務付け、申請者（またはその保護者）に、個人情報が不要になった場合、または申請者が申請を取り下げた場合に、個人情報の削除を要求する権利を与えるものです。
2. 申請の取り下げ
応募者が応募を取り下げる場合、システムから自身のプロフィールを削除するよう依頼することができます。これにより、応募者が入学選考の対象から外れた後も、不要なデータがシステムに残ることがなくなります。
3. 不完全または無効な申請書
応募者によっては、不完全なプロフィールや無効なプロフィールを提出する場合があります。正確で整理されたシステムを維持するために、特に応募者が選考プロセスを進める資格がない場合は、これらのプロフィールを削除してください。
4. 事務的な整理
応募者プールを効率化するために、古くなったプロフィールや重複したプロフィール、あるいは入学基準に合致しなくなったプロフィールを定期的に見直し、削除することができます。これにより、システム内の不要な情報を削減し、関連性の高いプロフィールのみを保持することができます。
5．申請者または保護者からの要請
場合によっては、保護者または後見人が、特に貴校への入学手続きを継続することを希望しない場合、出願者の情報の永久削除を要求することがあります。
6. データ精度
長期間更新されていないプロフィールや、誤ったデータが含まれているプロフィールは、応募者データベースの整合性と関連性を維持するために削除する必要がある場合があります。
いずれの場合においても、応募者のプロフィールを削除することで、学校はデータ管理に関する最善の慣行を遵守し、セキュリティを確保し、個人情報に関する法的基準を順守していることが保証されます。
OpenApplyから応募者プロフィールを削除する手順
1. 応募者のプロフィールに移動し、右上の鉛筆アイコンをクリックして応募者情報を編集します。
2. 右側のパネルの下部にある「削除」をクリックします。
申請者を削除した後、関連付けられている親も削除したい場合は、 「家族」＞「親がいない」に移動し、リストから親を選択して削除してください。親がいない機能の詳細については、 こちらのヘルプガイドをご覧ください。
応募者の一括削除
セキュリティ上の理由から、学校ユーザーはOpenApply内で応募者を一括削除することはできません。
応募者を一括削除する場合は、以下の手順に従ってください。
OpenApplyシステム内で、関連する問い合わせや応募者を絞り込みます。
データをエクスポートする際は、 OpenApply IDまたは学生IDのいずれかを必ず含めてください。（これらのフィールドはどちらも「追加フィールド」にあります。）
ファイルの準備ができましたら、 CSVファイルをOpenApplyカスタマーサポートチームにお送りください。サポートチームがお客様に代わって削除リクエストを処理いたします。
エクスポートに関する詳細については、ヘルプガイド「 データのエクスポート」を参照してください。