ウェビナー：保護者の問題解決

Q: OpenApplyデモサイトにはどこからアクセスできますか？

A: OpenApplyデモサイトには、 https://demo.openapply.comからアクセスできます。

このサイトでは、右上の「役割とリンクの閲覧」をクリックすることで管理者ビューと親ビューを簡単に切り替えられるため、親ビューのテストに利用できます。また、デモサイトは1時間ごとにリセットされるため、ご自身のOpenApplyサイトで編集したくない項目などを、デモサイトを使って事前に試すこともできます。

質問：同じ学年度に再出願する学生の処理方法を教えてください。

A：別の学年度に再出願する申請者の対応方法については、 こちらのチュートリアルをご覧ください。

これは、例えば昨年入学し、今年退学した学生が今年再入学を希望する場合にも適しています。なぜなら、最初の入学は昨年のものであり、今回の再入学は今年のものであるからです。

唯一、より複雑なケースは、学生が同じ年度内に2回出願する場合です。このようなケースに該当する場合は、 「お問い合わせ」からお気軽にご連絡ください。対象となる学生と状況をお知らせいただければ、最適な解決策をご提案いたします。

質問：生徒のプロフィールがロック解除され、保護者が詳細情報を更新できるようになった場合、管理者である私は更新されたことを通知されますか？また、再度ロックする必要はありますか？

A: ロックを解除してステータスを「保留中」に変更し、再申請できるようにした場合、申請が提出されると通常どおり通知され、ステータスが「申請済み」に変わります。または、問い合わせ、申請者、学生のリストからロック解除されているユーザーを絞り込み、そこから一括でロック（またはロック解除）することもできます。フィルタリングに関する詳しい手順はこちらをご覧ください。

質問：入学を拒否された学生が翌年に再出願した場合、その記録は保管されていますか？

個々の応募者については、応募者プロフィールページの右側パネル下部に応募履歴が表示されます。そのため、応募者が過去に不採用になったことがあるかどうかは、ステータス履歴に表示されるので簡単に確認できます。

この情報をまとめて取得したい場合は、応募者データをエクスポートするのが最も簡単な方法です。エクスポートページの「追加フィールド」にある「却下日」フィールドも必ずエクスポートしてください。却下日が記録されている場合は、過去に不採用になったことを示しています。エクスポートに関する詳しい手順はこちらをご覧ください。

Q: 鍵のアイコンは何を意味しますか？また、片方に鍵のアイコンがあり、もう片方にない場合、重複する親をどのように統合すればよいですか？

A：鍵のアイコンは、保護者がアカウントを持っており、 OpenApplyにログインできることを意味します。保護者アイコンの種類や、保護者アカウントの有効化方法については、 こちらをご覧ください。

鍵アイコンが付いている親アカウントと付いていない親アカウントが重複している場合、鍵アイコンのないアカウントを統合して、アクティブなアカウントを持つ親アカウントを残すことをお勧めします。親アカウントの統合に関する詳しい手順については、 こちらをご覧ください。

質問：推薦状の依頼を受けたものの、保護者が現在の学校にその旨を知らせたくない場合はどうすればよいでしょうか？

A：この場合、推薦状依頼を現在の教師に送ると、応募者が貴校に応募していることが教師に伝わります。したがって、推薦状が必要かどうかは貴校のご判断となります。アンケート形式のフォームの仕組みについてはこちら、推薦状依頼の編集と再送信についてはこちらをご覧ください。

Q: 保留中と登録済みの合計数をカウントする分析に影響を与えずに、テスト用の親アカウントを作成する方法はありますか？

A: テスト用の保護者アカウントを作成し、応募者をアーカイブすることで、名簿から非表示にすることができます。ただし、分析データには引き続きカウントされます。応募者をアーカイブする方法については、 こちらをご覧ください。または、前述のとおり、テスト目的で保護者ビューと管理者ビューを簡単に切り替えられるデモサイトを使用することもできます。

Q： OpenApplyは、学校や保護者が毎年連絡先情報を更新するのに役立つ標準フォームはありますか？

多くの学校では、再入学時に毎年連絡先情報を更新することを選択しています。デフォルトの再入学フォームには、保護者が連絡先情報を更新するための欄が含まれています。あるいは、電話番号、メールアドレス、自宅住所などの欄を含む補足フォームを作成し、入学状況のすべてのチェックリストに追加することも可能です。その後、保護者に一括メールを送信して、フォームへの記入を依頼できます。一括送信に関するアドバイスはこちらをご覧ください。

情報更新フォームは毎年複製できるため、保護者は毎年簡単に新しいフォームに記入できます。フォームの作成と複製に関するアドバイスはこちらをご覧ください。サポートが必要な場合は、「リクエストを送信」からお問い合わせください。保護者に更新してもらいたい項目をお知らせください。