介绍
OpenApply中的补充表格和入学申请表可以与我们的“入学合同”功能配合使用。该功能允许系统自动生成表格的 PDF 副本，家长随后可以进行电子签名。系统会将已签名的表格 PDF 副本存储起来，家长和管理员用户均可查看。有关家长如何查看此表格的信息，请点击此处。
为了方便学校生成入学合同，我们利用现有的表格，并在 2023 年和 2024 年添加了一些新功能，使其成为一份合同表格：
表单中静态文本的邮件合并值（邮件合并值）：学校可以将学生详细信息（例如学生姓名）放在表单中，并且家长无法编辑这些数据。
自动生成 PDF 合同以供签署（PDF 合同） ：表格提交后将生成 PDF 版本的表格，然后需要家长签署 PDF。
如果您希望为您的学校启用 PDF 合同功能，请通过提交请求与我们联系，我们将很乐意免费为您启用此功能。
邮件合并值
对于所有表单，在编辑节标题和静态文本时，都可以插入值图例（即邮件合并值）。请导航至“设置”>“表单”，然后单击要编辑的表单。
点击左侧面板中的“常规导航”，然后将“节标题”或“静态文本”部分拖放到表单上的所需位置。
将“章节标题”或“静态文本”部分添加到表单后，单击该部分以编辑该部分的文本，然后单击左侧面板上的值图例，将该值插入文本中，例如申请人的名字、申请人的姓氏或成绩。
配置PDF合同/入学合同
步骤 1. 配置合同表格
目前，PDF合同表格仅支持“补充表格”和“入学表格” 。如上所述，如果您希望为您的学校启用PDF合同功能，请通过“提交申请”与我们联系。
学校启用该功能后，您可以在任何补充表格或入学表格上启用“将表格生成为 PDF 合同”选项。
步骤 2： Signature on PDF
点击“添加字段”，创建一个新的“PDF签名”字段。请注意，此类字段只能添加到“申请人”部分，不能添加到其他分组字段。
PDF签名字段具有该字段类型特有的其他设置。请选择签名选项以及此字段的签名人。
签名选项- 此设置控制家长如何签署表格。选择家长是否可以绘制签名、上传图片和/或输入姓名作为签名。
签署人- 选择谁可以签署此字段；可以是任何家长、监护人或代理人，也可以是特定的家长/监护人和/或代理人。如果您要求父母双方都签署表格，可以在表格中添加两个独立的“PDF 签名”字段，一个供家长/监护人 1 签署，另一个供家长/监护人 2 签署。
如果所选签名者不存在，则隐藏此字段- 我们建议始终启用此选项。这意味着，例如，如果表单中有两个“在 PDF 上签名”类型的字段，一个供家长/监护人 1 签名，另一个供家长/监护人 2 签名，但孩子只有一位家长，则供家长/监护人 2 签名的字段将自动隐藏，只需家长/监护人 1 签名即可。
步骤 3： Signature on PDF字段
家长在填写或查看表格时不会看到PDF签名栏。只有在填写完毕表格后签署PDF文件时，他们才会看到此栏。
第四步：将入学合同表格添加到清单中（作为补充表格）
如果您尚未为此补充表格添加表格，请前往“设置”>“招生”>“清单”，并将表格添加到相关状态的所需清单中。
我们这里有更多关于添加清单项目的建议。
家长随后可以登录账户，找到核对清单，填写表格，并在生成的PDF文件上签名。点击此处了解更多关于家长如何签署PDF表格的信息。
查看已签署的表格
管理员用户可以在学生个人资料页面查看合同表格时检查签名状态。状态将显示为以下两种情况之一：
- 签名
- 未签名
所有必填字段签名完成后，学校将在学生个人资料的“文件”选项卡中看到最终签名的 PDF 文件。
常见问题解答和最佳实践
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如果您的学校需要所有家长/监护人签署合同，但部分家长可能尚未在OA系统中注册，则有两种可能的解决方案：
在合同表格中添加家长/监护人分组字段，并要求家长在提交入学合同之前添加所有需要签字的家长。
另备一份补充表格，供家长在签署入学合同前确认并更新家长/监护人信息。该表格需添加家长/监护人分组信息栏，并请家长将所有需要签署入学合同的家长添加到OA系统中。
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为防止家长 3 和 4 没有地方签名，我们建议学校为所有 4 位家长创建签名栏，并为这些栏选择“如果所选签名者不存在则隐藏此栏”选项。
- 如果家长出错，需要所有家长重新签署合同，您可以通过学生个人资料中的“清单”选项卡取消勾选相应的清单项目，重新打开该项目。这将删除所有签名，并重新打开该项目，以便家长可以再次签名并提交。
- 某些国家/地区要求网站在完成电子签名前获得用户的同意。我们无法为学校提供法律建议，但您可以咨询您的法律顾问，了解是否需要根据贵国的政策在表单中添加“条款”字段或其他文本以收集电子签名。您还需要咨询您的律师，以获取有关电子签名在贵国合法性的法律建议。