giriiş
OpenApply ek ve kayıt formları, 'Kayıt Sözleşmesi' işlevimizle birlikte kullanılabilir. Bu, sistemin formun otomatik olarak bir PDF kopyasını oluşturmasına olanak tanır ve ebeveynler daha sonra bunu elektronik olarak imzalayabilir. Sistem daha sonra imzalanmış formun bir PDF kopyasını saklar ve bu kopya ebeveynler ve yönetici kullanıcılar tarafından görülebilir. Bunun ebeveynler için nasıl göründüğüne dair bilgileri burada bulabilirsiniz.
Okulların kayıt sözleşmesi oluşturabilmesi için mevcut formlarımızı kullanıyoruz ve ayrıca 2023 ve 2024 yıllarında sözleşme formu haline getirmek için bazı yeni özellikler ekledik:
Statik metin içeren formlardaki birleştirme değerleri (Birleştirme değerleri ): Okullar, öğrencinin adı gibi öğrenci bilgilerini forma ekleyebilir ve bu veriler veliler tarafından düzenlenemez.
Otomatik olarak imzalanacak bir PDF sözleşmesi oluşturun (PDF Sözleşmesi) : Form gönderildikten sonra formun PDF versiyonu oluşturulacak ve ardından ebeveynlerin PDF'yi imzalaması gerekecektir.
Okulunuz için PDF Sözleşme özelliğinin etkinleştirilmesini istiyorsanız, lütfen "Talep Gönder" seçeneği aracılığıyla bizimle iletişime geçin; bu özelliği sizin için ücretsiz olarak etkinleştirmekten memnuniyet duyarız.
Posta birleştirme değerleri
Tüm formlar için, Bölüm Başlığı ve Statik Metin düzenlenirken Değerler Açıklaması (örneğin posta birleştirme değerleri) eklenebilir. Ayarlar > Formlar'a gidin ve düzenlemek istediğiniz forma tıklayın.
Sol paneldeki Genel Gezinme'ye tıklayın, ardından bir Bölüm Başlığı veya Statik Metin bölümünü formda istediğiniz yere sürükleyip bırakın.
Forma ekledikten sonra, Bölüm Başlığı veya Statik Metin bölümüne tıklayarak o bölümün metnini düzenleyebilir, ardından sol paneldeki değerler açıklamasına tıklayarak o değeri metne ekleyebilirsiniz; örneğin, başvuranın adı, soyadı veya notu.
PDF Sözleşmesi / Kayıt Sözleşmesinin Yapılandırılması
Adım 1. Sözleşme Formunu Yapılandırın
PDF sözleşme formu şu anda yalnızca 'Ek Formlar' ve 'Kayıt Formları'nı desteklemektedir . Yukarıda belirtildiği gibi, okulunuz için PDF Sözleşme özelliğinin etkinleştirilmesini istiyorsanız, lütfen Talep Gönder seçeneği aracılığıyla bizimle iletişime geçin.
Bu özellik okulunuz için etkinleştirildikten sonra, dilediğiniz herhangi bir ek veya kayıt formunda ' Formu PDF Sözleşmesi Yap ' seçeneğini etkinleştirebilirsiniz.
Adım 2. Signature on PDF ekleyin.
"Alan Ekle"ye tıklayarak PDF'ye İmza türünde yeni bir alan oluşturun. Lütfen bu alan türünün yalnızca 'Başvuran' bölümüne eklenebileceğini , yani diğer gruplandırılmış alanlara eklenemeyeceğini unutmayın.
PDF üzerindeki imza alanı, bu alan türüne özgü ek ayarlara sahiptir. İmzalama Seçeneklerini ve bu alan için imzalayacak kişileri seçin.
İmza Seçenekleri - bu, ebeveynlerin formu nasıl imzalayabileceğini kontrol eder. Ebeveynlerin imzalarını çizerek , resim yükleyerek ve/veya isimlerini yazarak imza yerine kullanıp kullanamayacaklarını seçin.
İmzalayanlar - bu alanı kimlerin imzalayabileceğini seçin; herhangi bir Ebeveyn, Vasi veya Temsilci tarafından mı, belirli bir Ebeveyn/Vasi ve/veya Temsilci tarafından mı imzalanabileceğini belirtin. Her iki ebeveynin de formu imzalamasını istiyorsanız, forma iki ayrı PDF imza alanı ekleyebilirsiniz; biri Ebeveyn/Vasi 1'in, diğeri Ebeveyn/Vasi 2'nin imzalayacağı alan.
Seçilen imza sahipleri mevcut değilse bu alanı gizleyin - bu seçeneği her zaman etkinleştirmenizi öneririz. Bu, örneğin, formda iki adet PDF'ye İmza atma alanı varsa, biri Ebeveyn/Vasi 1'in imzalaması için, diğeri Ebeveyn/Vasi 2'nin imzalaması için, ancak çocuğun yalnızca bir ebeveyni varsa, Ebeveyn/Vasi 2'nin imzalaması gereken alan otomatik olarak gizlenir ve yalnızca Ebeveyn/Vasi 1'in imzalaması gerekir anlamına gelir.
3. Adım: Signature on PDF Alanlarını forma ekleyin.
Ebeveynler, formu doldururken veya incelerken PDF üzerindeki imza alanını görmeyeceklerdir. Bu alanı yalnızca formu tamamladıktan sonra PDF'yi imzaladıklarında göreceklerdir.
Adım 4: Kayıt Sözleşmesi formunu Kontrol Listesine ekleyin (ek form için)
Bu ek form için henüz yapmadıysanız, Ayarlar > Kabul İşlemleri > Kontrol Listesi bölümüne gidin ve formu ilgili durumlar için istediğiniz kontrol listelerine ekleyin.
Kontrol listesine madde ekleme konusunda daha fazla tavsiyeye buradan ulaşabilirsiniz.
Ebeveynler daha sonra hesaplarına giriş yapabilir, kontrol listelerine gidebilir, formu doldurabilir ve oluşturulan PDF'yi imzalayabilirler. Ebeveynlerin PDF formlarını nasıl imzalayabileceği hakkında daha fazla bilgi için buraya tıklayın.
İmzalı Formu Görüntüleme
Yönetici kullanıcılar, Öğrenci Profili'ndeki sözleşme formunu görüntülerken imza durumunu kontrol edebilirler. Bu durum şu şekilde gösterilecektir:
- İmzalı
- İmzalanmadı
Gerekli tüm alanlar imzalandıktan sonra, okullar imzalanmış son PDF dosyasını Öğrenci Profili'ndeki Dosyalar sekmesinde göreceklerdir.
Sıkça Sorulan Sorular ve En İyi Uygulamalar
-
Okulunuzun sözleşmeyi tüm velilerin/vasilerin imzalamasına ihtiyacı varsa ancak velilerden bazılarının henüz OA'da kayıtlı olmaması durumunda iki olası çözüm vardır:
Sözleşme formuna Ebeveyn/Vasi Gruplandırılmış alanlar ekleyin ve kayıt sözleşmesini göndermeden önce ebeveynlerden imzalaması gereken tüm ebeveynleri eklemelerini isteyin.
Sözleşme formundan önce, velinin/vasinin bilgilerini onaylaması ve güncellemesi için ek bir form daha hazırlayın. Bu formda, "Veli/Vasi Gruplandırılmış" alanlarını ekleyin ve velilerden kayıt sözleşmesini imzalaması gereken tüm velileri OA'ya eklemelerini isteyin.
- 3. ve 4. velilerin imza atacak yer bulamamalarını önlemek için, okulların 4 veli için de imza alanları oluşturmasını ve bu alanlar için 'Seçilen imza sahipleri yoksa bu alanı gizle' seçeneğini işaretlemesini öneriyoruz .
- Eğer bir veli hata yaparsa ve tüm velilerin sözleşmeyi tekrar imzalaması gerekiyorsa, Öğrenci Profili'ndeki Kontrol Listesi sekmesinden ilgili kontrol listesi öğesinin işaretini kaldırarak o kontrol listesi öğesini yeniden açabilirsiniz. Bu işlem tüm imzaları siler ve kontrol listesi öğesini yeniden açar, böylece veliler tekrar imzalayıp gönderebilirler.
- Bazı ülkeler, web sitesinin kullanıcının elektronik imzayı tamamlaması için onayını almasını şart koşmaktadır. Okullara hukuki danışmanlık veremiyoruz, ancak ülkenizin politikasına bağlı olarak elektronik imza toplama formuna "Şartlar" türünde bir alan veya metin eklemeniz gerekip gerekmediğini hukuk danışmanlarınızla kontrol etmek isteyebilirsiniz. Ayrıca, ülkenizde elektronik imzaların yasallığı konusunda avukatınızdan/hukuk danışmanınızdan/danışmanınızdan hukuki tavsiye almanız gerekecektir.