OpenApply 개별 지원자를 명확한 명단 으로 정리하고 미리 정의된 상태를 부여함으로써 학교가 입학 과정을 효율적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 이 두 가지 요소는 함께 작동하여 지원자의 첫 문의부터 졸업까지 전 과정을 추적하는 동시에 담당자가 데이터를 깔끔하게 분류하여 관리할 수 있도록 합니다.
이 가이드는 OpenApply 내에서 명단과 상태가 작동하는 방식, 각각이 나타내는 의미, 그리고 관리자로서 이를 효과적으로 사용하는 방법에 대한 포괄적인 개요를 제공합니다.
선수 명단 개요
관리자 계정으로 로그인하면 왼쪽 패널에 몇 가지 주요 명단이 표시됩니다.
문의사항
지원자
재학생
가족
동문
시스템에 등록된 각 개인은 현재 상태 에 따라 이러한 명단 중 하나에 배정됩니다. 지원자는 입학 및 등록 과정 전반에 걸쳐 상태가 변경됨에 따라 명단 간에 이동합니다.
OpenApply 의 기본 지원자 상태
OpenApply 입학 절차의 각 단계를 정의하기 위해 고정된 시스템 상태 세트를 사용합니다. 이러한 상태는 삭제하거나 확장할 수 없지만, 설정 > 입학 > 상태 및 알림에서 학교의 용어에 맞춰 이름을 변경할 수 있습니다(예: "합격"을 "자리 제안"으로 변경). 이름 변경은 레이블만 변경하는 것이며, 상태의 기능이나 논리에는 영향을 미치지 않습니다 .
다음은 표준 상태입니다.
심사 중 – 신청자가 관심을 표명했으나 정식 신청서를 제출하지 않았습니다.
신청 완료 – 신청서가 제출되었습니다. 신청자는 이제 신청자 명단에 등록되었습니다.
합격 – 학교에서 입학 허가를 내주었으며, 가족의 수락 여부를 기다리고 있습니다.
거절됨 – 공간, 적합성 또는 기타 사정으로 인해 신청이 거절되었습니다.
대기자 명단 – 신청자는 자격 요건을 충족하지만, 자리가 날 때까지 대기자 명단에 등록되었습니다.
등록 완료 – 지원자가 입학 허가를 수락하여 이제 학생으로 간주됩니다.
자퇴 – 학생이 프로그램을 완료하기 전에 자퇴했습니다.
졸업 – 학생이 학교에서의 교육 과정을 마쳤습니다.
📝 참고: 지원서가 제출되면 '대기 중 '에서 '지원됨' 으로 상태가 자동으로 변경됩니다. '합격' 에서 '등록됨' 으로의 상태 변경 또한 학교에서 표준 등록 양식을 사용하는 경우 자동으로 이루어질 수 있지만, 이는 요청 시 활성화해야 하는 전용 기능입니다. '거절됨', '등록됨', '철회됨'과 같은 기타 모든 상태 변경은 관리자가 수동으로 수행해야 합니다.
상태와 명단의 연관성
OpenApply 의 각 명단은 특정 역할을 수행합니다.
문의사항
문의 양식을 제출했거나, 투어 또는 이벤트를 예약했거나, 신청서 작성을 시작했지만 완료하지 않은 사람들의 목록입니다.
'대기 중 ' 상태인 모든 연락처가 여기에 표시됩니다.
지원자
지원자의 상태가 '지원 완료' 로 바뀌면 자동으로 이 명단에 추가됩니다.
이 명단에는 다음과 같은 상태가 표시됩니다.
적용된
합격
- 거절됨
대기자 명단에 올랐습니다
이들은 지원서는 제출했지만 아직 등록하지 않은 지원자들입니다.
재학생
지원자가 입학 제안을 수락하고 학교에서 해당 지원자를 재학생으로 간주하면 지원자의 상태를 '재학 중' 으로 업데이트해야 합니다.
그러면 지원자는 학생 명단으로 이동됩니다.
동문
졸업 하거나 자퇴하는 학생은 '졸업' 또는 '자퇴'와 같이 적절한 상태로 업데이트해야 합니다.
이러한 상태가 되면 해당 개인은 자동으로 동문 명단으로 이동하고 프로필은 보관 처리됩니다.
가족 명단: 학부모 정보 관리
대부분의 명단은 학생과 지원자에 초점을 맞추지만, 가족 명단은 가족별로 분류된 학부모 연락처 정보 를 한눈에 보여줍니다.
가족 명단의 각 항목에는 부모의 이름과 주요 정보를 제공하는 최대 3개의 아이콘이 표시됩니다.
🔑 열쇠 아이콘 – 부모 계정이 활성화되었음을 나타냅니다. 부모 계정은 생성 시 자동으로 활성화되므로 별도의 조치가 필요하지 않습니다.
✅ 확인 아이콘 – 부모님의 이메일 주소가 인증되었음을 나타냅니다.
✉️ 봉투 아이콘 – "알림 수신" 기능이 활성화되어 있는지 여부를 보여줍니다. 비활성화된 경우, 학부모는 OpenApply 통해 전송되는 이메일이나 메시지를 받지 못합니다.
📝 참고: 대량 메시지를 보내기 전에 모든 학부모 계정의 알림이 활성화되어 있는지 확인 하는 것이 좋습니다 . 모든 학부모를 선택하고 '알림 활성화'를 클릭하여 일괄적으로 알림을 활성화할 수 있습니다. 이미 알림을 활성화한 학부모에게는 이 작업이 적용되지 않습니다.
부모 알림 설정
기본적으로 "알림 수신" 설정은 모든 부모에게 활성화되어 있습니다. 하지만 다음과 같은 몇 가지 상황에서는 이 설정이 비활성화될 수 있습니다.
- 학교는 관심 등록 양식, 지원서 또는 행사 등록 양식과 같은 서식에 학부모가 알림 수신을 거부할 수 있는 체크박스를 추가할 수 있습니다. 이 체크박스가 없는 경우 학부모는 직접 설정을 변경할 수 없습니다.
- 관리자는 학생 프로필을 통해 언제든지 학부모에 대한 알림 기능을 수동으로 활성화 또는 비활성화할 수 있습니다.
- 상위 계정이 데이터 가져오기를 통해 생성된 경우 알림 설정이 기본적으로 비활성화될 수 있습니다.
OpenApply 의 상태 및 명단 시스템은 입학 및 등록 과정의 모든 단계를 관리하는 데 있어 명확하고 논리적인 틀을 제공합니다. 지원자가 상태를 어떻게 이동하는지, 그리고 이러한 상태가 다양한 명단에 어떻게 배정되는지를 이해함으로써 학교는 체계적이고 효율적인 시스템을 유지할 수 있습니다.
상태 변경, 알림 설정, 그리고 가족 명단과 같은 학부모 참여 도구를 면밀히 살펴보면 효과적인 소통이 유지되고, 학교생활 과정에서 어떤 학생이나 가족도 소외되지 않도록 할 수 있습니다.