概要
データカテゴリを使用することで、学校はフォームやファイルを分類し、機密性の高い生徒情報へのアクセスをユーザーごとに制御できます。これらの要素にカテゴリを割り当てることで、学校は職員がアクセス権限のあるデータのみを閲覧できるようにすることができます。
利用可能なカテゴリ：一般、学術、財務、学習支援、法律、医療、健康、制限付き、制裁報告。
フォームまたはリソースにデータカテゴリが明示的に割り当てられていない場合、デフォルトで「一般」になります。
権限の仕組み：スタッフの権限は、ユーザーごとに権限グループを通じて設定され、どのカテゴリを閲覧できるかを決定します。
例えば、「医療」カテゴリの権限を持たない職員は、学生のプロフィールへの一般的なアクセス権を持っていても、医療関連のフォームやファイルを見ることはできません。そのため、同じ学生のプロフィールでも、閲覧する職員のカテゴリ権限によって表示されるフォームやファイルが異なる場合があります。
部門およびユーザー権限の管理に関する詳細については、こちらのガイドを参照してください。
フォーム
フォームは、1つまたは複数のデータカテゴリに割り当てることができます。
該当するカテゴリーへのアクセス権限を持つ職員のみが、学生プロフィール上でそのフォームとそのデータを見ることができます。
設定 > フォームに移動し、フォームの名前をクリックしてフォームエディターにアクセスします。
ファイル
ファイルアップロードフィールド
ファイルアップロードフィールドには、1つまたは複数のデータカテゴリをタグ付けできます。
これらのフィールドにアップロードされたファイルは、割り当てられたカテゴリの権限を持つスタッフメンバーのみが閲覧できます。
書類提出チェックリスト項目
文書提出タイプのチェックリスト項目には、データカテゴリをタグ付けすることもできます。
少なくとも1つのデータカテゴリを選択する必要があります。データカテゴリが選択されていないと、チェックリスト項目を保存できません。
チェックリスト項目に割り当てられたカテゴリによって、その項目にアップロードされたファイルを閲覧できる職員が決まります。選択したカテゴリの権限を持たない職員は、学生プロフィール上でそれらのファイルを閲覧できません。
チェックリスト項目でカテゴリを設定または変更すると、そのカテゴリは既にその項目にアップロードされているすべてのファイルに自動的に適用されます。つまり、カテゴリを変更すると、既にアップロード済みのファイルにも遡って影響が及ぶということです。
よくある質問
質問：フォームが「一般」に設定されている場合でも、その中のファイルアップロードフィールドが「法律」に設定されている場合、アップロードされたファイルはどのデータカテゴリに分類されますか？
A:アップロードされたファイルには「法律」カテゴリのみが割り当てられます。フォームのデータカテゴリは、ファイルフィールドを通じてアップロードされたファイルには適用されません。
ファイルがアップロードされると、そのファイルのデータカテゴリは、所属するフォームではなく、フィールド自体のカテゴリ設定から継承されます。フィールドが「法律」に設定されている場合、フォームのカテゴリが「一般」であっても、ファイルは「法律」としてタグ付けされます。
そのため、職員が「ファイル」セクションでそのファイルを表示するには、「法的データ」カテゴリのアクセス許可が必要となります。一般的なアクセス権だけでは不十分です。
Q: ファイルアップロードフィールドまたはドキュメント提出チェックリスト項目のデータカテゴリを変更すると、既にアップロード済みのファイルのカテゴリも遡って更新されますか？
A：はい、その通りです。書類提出チェックリスト項目とフォーム上のファイルアップロードフィールドの両方に適用されます。データカテゴリが保存されると、システムは新しいカテゴリを、その項目またはフィールドに関連付けられている既存のすべてのアップロード済みファイルに即座に同期します。
したがって、文書提出チェックリストの項目を「一般」から「学術」に変更すると、その項目に以前アップロードされたすべてのファイルも「学術」に更新されます。フォームのファイルアップロードフィールドにも同様に適用されます。