部門の管理
ユーザーは部門ごとに整理され、部門ごとにデフォルトのアクセス権限が設定されています。ユーザーの権限は、個々のレベルでさらに細かく設定できます。デフォルトでは、以下の5つの部門があります。
1.入学：すべてのものに完全にアクセスできます。
2.テクノロジー:インポート/エクスポート、統合、フォーム、ページ、ユーザー、および一般オプションなど、限られた数の設定にアクセスできます。
3.財務部門：応募者のプロフィールと支払い情報にアクセスできます。
4.学術:応募者情報へのアクセス、メモやファイルの投稿機能、分析機能があります。
5.読み取り専用:応募者情報への読み取り専用アクセス権を持ちます。
部署を変更するには、 [設定] > [職員名簿] > [部署の管理]に移動してください。
既存の部署タブを選択すると、部署名とデフォルトの権限を更新できます。また、その部署に所属する個々のユーザーの権限も更新できます。
「新規部署」をクリックすると、新しい部署が作成され、部署の名前とデフォルトの権限を設定できます。
変更が完了したら、 「変更を保存」をクリックしてください。
新規ユーザーの追加
設定 > スタッフディレクトリ > 新規ユーザーの追加に移動します。ユーザー情報を入力し、部署を選択します。部署を選択すると、個人の権限をさらに細かく設定できます。ページ下部には、表示および通知に関するいくつかのオプションがあります。
1.入学担当者として表示する：この設定にすると、ユーザー名、写真、役職、電話番号、メールアドレスが、公開ランディングページに連絡先として表示されます。入学担当者におすすめです。
2.担当者モード:学生名簿、連絡先、CRM名簿において、この担当者は割り当てられた応募者と連絡先のみを表示できます。
3.日次ダイジェストメールとスケジュールされたエクスポートの送信：このボックスにチェックを入れると、ユーザーはその日の活動の概要をまとめた日次ダイジェストメールを受信します。 スケジュールされたエクスポートを作成している場合は、ユーザーはそれらも受信します。これは、入学事務局および技術部門のユーザーに推奨されます。
4.保護者からの通知を送信する:保護者が保護者アカウントからメッセージを送信すると、ユーザーにメール通知が届きます。
5.連絡先メッセージ通知の送信：エージェントが連絡先のメッセージボックスにメッセージを送信すると、ユーザーにメール通知が送信されます。
6.新規エージェント通知の送信：エージェントが学校のランディングページから登録すると、ユーザーにメール通知が送信されます。
7.応募者プロファイルによるメモとメールへのCC自動追加：応募者プロファイルから送信されるメモやメールには、デフォルトでユーザーがCCに追加されます。必要に応じて、メモやメールから個別にユーザーを削除することも可能です。
8.ログイン手順を記載したウェルカムメールを送信する：アカウント作成後、ユーザーにはパスワードの設定方法と初回ログイン方法が記載されたウェルカムメールが送信されます。これはすべてのユーザーに推奨されます。
ユーザー情報の入力と権限および通知の設定が完了したら、 「ユーザーを追加」をクリックしてください。
ユーザーアカウントの更新
設定 > スタッフディレクトリに移動し、ユーザーをクリックして情報を更新したり、権限を変更したり、通知を有効/無効にしたり、ウェルカムメールを再送信したりできます。なお、ユーザー自身は権限設定を変更することはできません。
ウェルカムメールを再送信するには、右上隅にある「ウェルカムメールを再送信」ボタンをクリックしてください。
ユーザーアカウントのアーカイブ
ユーザーをアーカイブするには、 [設定] > [スタッフディレクトリ]に移動し、削除するユーザーの名前をクリックします。ページの一番下までスクロールして、 [アーカイブ]をクリックします。
ユーザーがアーカイブされると、以下の点にご注意ください。
- 彼らに割り当てられたタスクはすべて割り当て解除されます。
- ユーザーを代理人として指定している応募者は、すべて「未割り当て」に変更されます。
- 過去のやり取りやレビューはそのまま残ります。