入学契約書 - PDFへの署名

導入

OpenApplyの補足フォームと入学申込書は、「入学契約」機能と連携して使用できます。この機能により、システムが自動的にフォームのPDF版を生成し、保護者は電子署名を行うことができます。署名済みのフォームのPDF版はシステムに保存され、保護者と管理者ユーザーが閲覧できます。保護者への表示方法については、こちらをご覧ください。

学校が入学契約書を作成するために、既存のフォームを活用するとともに、2023年と2024年に契約書フォームとして使えるようにいくつかの新機能を追加しました。

1. 静的テキストのフォームにおけるメールマージ値（メールマージ値）：学校はフォームに生徒の名前などの生徒の詳細を配置できますが、保護者はそのデータを編集できません。

2. 署名用のPDF契約書を自動生成（PDF契約書） ：フォームが送信されると、フォームのPDF版が生成され、保護者はそのPDFに署名する必要があります。

学校でPDF契約書機能の有効化をご希望の場合は、 「リクエストを送信」からご連絡ください。無料でこの機能を有効化させていただきます。

メールマージの値

すべてのフォームにおいて、セクションヘッダーと静的テキストを編集する際に、値の凡例（メールマージの値など）を挿入できます。設定 > フォームに移動し、編集するフォームをクリックしてください。

左側のパネルにある「一般ナビゲーション」をクリックし、セクションヘッダーまたは静的テキストセクションをフォーム上の目的の場所にドラッグアンドドロップします。

フォームに追加した後、セクションヘッダーまたは静的テキストセクションをクリックして、そのセクションのテキストを編集します。次に、左側のパネルにある値の凡例をクリックして、申請者の名、姓、学年などの値をテキストに挿入します。

PDF契約書／入学契約書の設定

ステップ1. 契約書フォームを設定する

現在、PDF契約書フォームは「補足フォーム」と「入学申込書」のみをサポートしています。上記のとおり、学校でPDF契約書機能を有効にしたい場合は、 「リクエストを送信」からお問い合わせください。

学校でこの機能が有効になると、必要な補足書類や入学申込書に「 PDF契約書を作成する」オプションを有効にできます。

ステップ2. Signature on PDFを追加する

「フィールドを追加」をクリックして、 PDF署名タイプの新しいフィールドを作成します。このタイプのフィールドは「申請者」セクションにのみ追加できます。つまり、他のグループ化されたフィールドには追加できませんのでご注意ください。

PDF署名欄には、この欄固有の追加設定があります。署名オプションと、この欄の署名者を選択してください。

署名オプション- これは、保護者がフォームに署名する方法を制御します。保護者が署名として、手書きの署名、画像のアップロード、または名前の入力のいずれか、あるいはすべてを許可するかどうかを選択してください。

署名者- このフィールドに署名できる人を選択します。親、保護者、代理人のいずれでも署名できるのか、特定の親/保護者および/または代理人のみが署名できるのかを指定します。両親両方にフォームへの署名を求める場合は、フォームに「PDFへの署名」タイプのフィールドを2つ追加できます。1つは親/保護者1用、もう1つは親/保護者2用です。

選択した署名者が存在しない場合は、このフィールドを非表示にします。このオプションは常に有効にしておくことをお勧めします。たとえば、フォームに「PDF署名」タイプのフィールドが2つあり、1つは保護者1が署名するためのもの、もう1つは保護者2が署名するためのものだとします。しかし、子供に保護者が1人しかいない場合、保護者2の署名フィールドは自動的に非表示になり、保護者1のみが署名すればよくなります。

ステップ3：フォームにSignature on PDFフィールドを追加する

保護者は、フォームへの入力時や確認時には、PDFの署名欄を見ることはできません。この欄は、フォームへの入力が完了し、PDFに署名する際にのみ表示されます。

ステップ4：入学契約書フォームをチェックリストに追加する（補足フォーム用）

この補足フォームについてまだ設定を行っていない場合は、[設定] > [入学] > [チェックリスト] に移動し、該当するステータスのチェックリストにこのフォームを追加してください。

チェックリスト項目の追加に関する詳しいアドバイスはこちらをご覧ください。

保護者はアカウントにログインし、チェックリストに移動してフォームに記入し、生成されたPDFに署名することができます。保護者がPDFフォームに署名する方法の詳細については、こちらをクリックしてください。

署名済みフォームの表示

管理者ユーザーは、学生プロフィールの契約書フォームを表示する際に署名状況を確認できます。署名状況は以下のように表示されます。

• 署名済み
• 署名なし

学校側は、必要な項目すべてに署名が完了すると、生徒プロフィールの「ファイル」タブに署名済みの最終PDFファイルが表示されます。

よくある質問とベストプラクティス

1. 学校が契約書に両親または保護者全員の署名を必要とする場合、一部の保護者がまだOAに登録されていない場合は、2つの解決策があります。

   1. 契約書フォーム内に保護者／後見人用のグループ化されたフィールドを追加し、保護者が入学契約書を提出する前に、署名が必要なすべての保護者を追加するように依頼してください。

   2. 契約書の前に、保護者が保護者情報を確認・更新するための補足用紙を用意してください。この用紙には、保護者グループ欄を追加し、入学契約書に署名する必要のある保護者全員をOA（入学事務局）に追加するよう保護者に依頼してください。
      
      

2. 保護者3と4が署名する場所がないという事態を防ぐため、学校は4人の保護者全員分の署名欄を作成し、それぞれの欄で「選択した署名者が存在しない場合はこの欄を非表示にする」 オプションを選択することをお勧めします。
   
   
3. 保護者が間違いを犯し、すべての保護者に契約書への再署名を求める場合は、生徒プロフィールの「チェックリスト」タブから該当のチェック項目のチェックを外すことで、そのチェック項目を再度開くことができます。これにより、すべての署名が削除され、チェック項目が再度開くため、保護者は再度署名して提出することができます。
   
   
4. 国によっては、ウェブサイト上で電子署名を行う際にユーザーの同意を得ることが義務付けられている場合があります。弊社は学校への法的助言は提供しておりませんが、各国の規定に基づき、電子署名収集フォームに利用規約欄や説明文を追加する必要があるかどうかは、法律顧問にご確認ください。また、電子署名の合法性については、弁護士にご相談いただくことをお勧めします。