Accédez à Paramètres > Intégrations > iSAMS > Rapprochement des réinscriptions, activez-le et sélectionnez Lancer le rapprochement maintenant. Vérifiez la liste des étudiants déclarés comme ayant quitté l'établissement par iSAMS, cochez ceux avec lesquels vous êtes d'accord et appliquez-la. Chaque étudiant sera désinscrit à la date de départ indiquée par iSAMS.
Pour les responsables des admissions dont l'établissement gère les réinscriptions via iSAMS : alignez le déploiement d' OpenApply avec celui d'iSAMS.
Pourquoi cela aide
- Un décompte précis des effectifs. Consultez la liste des étudiants qui ont quitté l'établissement selon iSAMS avant de planifier les inscriptions de l'année prochaine.
- Rien ne change sans vous. Vous examinez chaque différence et n'acceptez que les changements qui vous conviennent.
- Date de départ correcte. Chaque retrait accepté utilise la date enregistrée dans iSAMS, et non la date actuelle.
Avant de commencer
Configurez l'intégration iSAMS dans Paramètres > Intégrations > iSAMS.
Dans iSAMS, accordez au client API REST OpenApply l'accès en lecture à Student Manager et aux autres écoles (Panneau de configuration > Gestionnaire de services API > Gérer les clients API REST).
Publiez un formulaire de réinscription pour l'année prochaine sur OpenApply . L'acceptation d'un départ entraîne le refus d'une nouvelle inscription.
Allumez-le
Accédez à Paramètres > Intégrations > iSAMS et ouvrez Réconciliation de réinscription dans le menu situé à la fin de la barre d'onglets.
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Cochez la case « Activer la réconciliation de réinscription ». OpenApply vérifie d’abord les autorisations iSAMS et le formulaire de réinscription, et signale les éléments manquants.
Paramètres de rapprochement pour la réinscription. Vous pouvez également cocher cette case « Ne prendre en compte que les étudiants inscrits à partir du ». Laissez ce champ vide pour utiliser la même date que la synchronisation iSAMS. Sélectionnez « Enregistrer ».
Activer cette option désactive la réinscription automatique d' OpenApply pour votre établissement, évitant ainsi que les parents ne soient sollicités pour une décision déjà prise dans iSAMS. Vous pouvez la réactiver dans les paramètres de réinscription.
Lancez-le et acceptez les départs
Sélectionnez « Lancer la réconciliation maintenant ». Elle s’exécutera en arrière-plan ; rechargez la page après quelques instants.
Examinez les différences constatées entre les groupes.
Cochez les départs avec lesquels vous êtes d'accord, ou utilisez « Tout sélectionner », puis sélectionnez « Appliquer les corrections sélectionnées » et confirmez.
Lisez les résultats : le nombre de candidatures reçues et le nom de chaque étudiant dont la candidature n’a pas pu être déposée, avec la raison.
Les six types de différence
| Groupe | Ce que cela signifie | Peut être accepté |
|---|---|---|
| iSAMS affirme que les étudiants sont partis | Un départ avec une date lisible | Oui |
| Selon iSAMS, des étudiants sont partis, mais OpenApply ne peut pas lire la date. | La valeur brute est affichée ; corrigez-la dans iSAMS et relancez l’exécution. | Non |
| Désaccords entre les groupes d'âge | OpenApply et iSAMS affichent des groupes d'années différents. | Non |
| Étudiants absents d'iSAMS | Non répertorié dans iSAMS ; jamais considéré comme un départ | Non |
| Étudiants dont la note ne comporte pas de cartographie iSAMS | Consultez la cartographie des groupes d'années | Non |
| Enregistrements iSAMS sans étudiant correspondant OpenApply | Affiché jusqu'à 50, avec le nombre complet | Non |
Pourquoi aucune correction n'a été appliquée
| Raison affichée | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| aucune date utilisable | Ajoutez une date de départ lisible dans iSAMS et relancez l'exécution. |
| un changement de statut est déjà programmé | Annulez l'opération dans le dossier de l'élève et relancez le processus. |
| La date de départ est antérieure à la dernière modification du statut de l'étudiant. | Une modification ultérieure est déjà enregistrée ; veuillez consulter le dossier de l’élève. |
| Aucun formulaire de réinscription n'a été publié pour l'année. | Publiez-en une et relancez-la |
| n'a pas pu être sauvé | Réessayez ou contactez l'assistance. |
Choses à savoir
- Il n'y a pas d'exécution programmée ou automatique. Un administrateur la gère et accepte chaque départ.
- Une date de départ passée est immédiatement applicable. Une date ultérieure est prévue : l’élève reste inscrit, avec la même note, jusqu’à cette date.
- L'option « Année universitaire de transition » affiche « Retrait prévu pour » la date indiquée et ne la modifie pas. L'option « Diplômé » utilise la date de départ enregistrée dans iSAMS.
- L'historique du statut de l'étudiant indique « D'après le rapprochement iSAMS, accepté par » la personne et la date.
- Les résultats affichés correspondent à la dernière exécution complète d'iSAMS. En cas d'échec, les résultats précédents restent inchangés.
- La procédure de régularisation ne crée pas de nouveaux étudiants, ne modifie pas les notes ni les données de contact, médicales ou scolaires. Un transfert vers un campus affilié est indiqué à titre informatif et enregistré comme un retrait ordinaire.
- OpenApply ne peut pas afficher de processus de réinscription pour ces campus, car iSAMS partage le résultat mais pas le processus.