FAQ iSAMS

1. Combien de temps faut-il pour mettre en place l'intégration ?

Cela dépend de votre choix :Option 1 – Synchronisation avec les étudiants actuels ouOption 2 – Synchronisation avec les candidats . La configuration initiale prend généralement de 2 à 4 semaines. L’option 1 est généralement plus longue, car elle inclut le temps nécessaire à la vérification des données par OpenApply et aux corrections apportées par l’établissement. Veuillez noter que les délais varient d’un établissement à l’autre en fonction de sa taille et de l’état actuel des données.

2. Quels statuts sont inclus dans l'intégration ?

En utilisant l'option 1 – Synchronisation avec les étudiants actuels – seuls les étudiants inscrits sur OpenApply seront synchronisés avec iSAMS . Tous les étudiants d' OpenApply seront synchronisés avec la section « Étudiants actuels » d' iSAMS , indépendamment de leur année ou date d'inscription sur OpenApply .

Lorsque vous utilisez l'option 2 (Synchronisation avec les candidats), vous pouvez choisir dans Paramètres > iSAMS les statuts OpenApply à synchroniser avec iSAMS . Vous pouvez également choisir le statut d'admission (statut ADM) associé à ces iSAMS ; cette option se trouve dans Paramètres > iSAMS > Correspondances des champs principaux des étudiants.

3. Lors de l'activation initiale de l'intégration, les données d' OpenApply écraseront-elles les données d' iSAMS ?

Les établissements scolaires peuvent choisir si, lors de l'intégration initiale iSAMS les données iSAMS seront écrasées par celles OpenApply (« Mode Mise à jour ») ou non (« Mode Liaison uniquement »). En général, les établissements qui découvrent iSAMS souhaitent que les données soient écrasées, tandis que les utilisateurs réguliers iSAMS iSAMS disposant déjà de données préféreront les conserver lors de l'activation.

1. Puis-je activer les trois intégrations simultanément ?

Non, actuellement, il est uniquement possible d'utiliser soit OpenApply > iSAMS et iSAMS > ManageBac+ , soit OpenApply > iSAMS et OpenApply > ManageBac +. Chaque intégration devra être activée individuellement. Selon que vous soyez un nouveau client ou un client existant pour un ou les trois systèmes, l'ordre recommandé pour l'activation des intégrations variera. Cela dépendra également des préférences de votre établissement. Veuillez nous contacter via le formulaire de demande si vous avez des questions sur la procédure à suivre.

2. iSAMS gère les contacts avec les parents différemment d' OpenApply et ManageBac+ . Comment notre école devrait-elle organiser les informations destinées aux parents à l'avenir ?

Lors de l'utilisation de l'intégration, il est préférable d'enregistrer les parents dans iSAMS comme des contacts individuels plutôt que comme des contacts « Parents » combinés. À chaque synchronisation d'un nouvel élève d' OpenApply vers iSAMS , les parents seront créés dans iSAMS comme des contacts individuels, et non comme des contacts « Parents » combinés. Si vous avez déjà des contacts « Parents » combinés, les informations d' OpenApply peuvent être synchronisées avec ces contacts existants dans iSAMS . Cependant, il n'est pas possible de créer de nouveaux contacts de type « Parents » via l'intégration.

3. Comment l'adresse du domicile de l'étudiant doit-elle être déterminée dans iSAMS pour la synchronisation avec ManageBac+ ?

L'adresse du domicile de l'étudiant sera synchronisée avec iSAMS en tant que contact personnel avec l'option « Adresse du domicile de l'étudiant » activée. Pour la synchronisation avec ManageBac+ , assurez-vous que l'option « Adresse du domicile de l'étudiant » n'est pas activée pour les adresses des autres contacts.

1. Combien de temps faut-il pour que les informations saisies dans OpenApply soient transférées vers iSAMS ?

Les informations seront généralement mises à jour dans iSAMS dans les 10 secondes suivant leur enregistrement dans OpenApply .

2. Quand un nouvel étudiant est-il créé à partir d' OpenApply dans iSAMS ?

Un nouvel étudiant est créé dans iSAMS lorsque le statut de l'étudiant est modifié pour l'un des statuts sélectionnés pour la synchronisation dans OpenApply , à condition que cet étudiant n'existe pas déjà (identifié par son identifiant étudiant dans OpenApply , qui correspond à son code d'établissement dans iSAMS ).

3. Puis-je synchroniser les étudiants avec les années/dates d'inscription futures ?

Oui, si vous inscrivez un élève via OpenApply avec une année ou une date d'inscription ultérieure, cet élève apparaîtra dans iSAMS sous les rubriques « Gestionnaire d'élèves » et « Gestionnaire d'enseignement ». Cependant, il ne figurera pas sur la liste de présence.

4. Comment les adresses et les courriels des étudiants seront-ils synchronisés entre OpenApply et iSAMS ?

L'adresse postale de l'élève sera synchronisée avec iSAMS en tant que contact personnel, l'option « Adresse personnelle de l'élève » étant activée. L'adresse courriel de l'élève sera également incluse dans ce contact personnel si elle a été créée à partir de cette adresse. Elle sera aussi synchronisée dans la section « Contacts et réseaux des élèves ».

5. Comment les adresses des parents seront-elles synchronisées entre OpenApply et iSAMS ?

Les adresses personnelles des parents enregistrées dans OpenApply seront synchronisées avec iSAMS , ainsi que les autres informations les concernant. Veuillez noter que les adresses professionnelles, devant être enregistrées dans un contact distinct dans iSAMS , ne seront pas synchronisées d' OpenApply vers iSAMS . Ceci permettra d'éviter la création de doublons.

6. Comment puis-je retirer un élève ?

Les étudiants qui se sont désinscrits ne sont pas inclus dans l'intégration. Lorsque vous modifiez le statut d'un étudiant en « Désinscrit » dans OpenApply , la synchronisation de ses informations avec iSAMS s'arrête. La procédure correcte consiste donc à désinscrire l'étudiant d'abord dans OpenApply , puis dans iSAMS . Veuillez noter que la date de désinscription ne sera synchronisée d' OpenApply vers iSAMS que si l'étudiant est actuellement inscrit et s'était préalablement désinscrit de l'établissement.

7. Dois-je attribuer les identifiants étudiants dans iSAMS ou OpenApply ?

Le choix vous appartient. Pour attribuer des identifiants depuis OpenApply , vous devez créer l'identifiant avant de modifier le statut de l'étudiant, ce qui l'invitera à synchroniser ses données. Si vous souhaitez utiliser iSAMS pour attribuer les identifiants, veuillez configurer les paramètres de code d'établissement iSAMS pour activer l'option « Code d'établissement automatique ».

8. Est-il possible d'ajouter directement de nouveaux étudiants à iSAMS ?

Non. Si l'intégration OpenApply > iSAMS est activée, veuillez ajouter les nouveaux étudiants via OpenApply . Vous devrez leur attribuer un statut synchronisé avant qu'ils ne soient créés dans iSAMS .

9. Est-il acceptable de supprimer les étudiants synchronisés d' iSAMS ?

Non. Si l'intégration OpenApply > iSAMS est activée, veuillez ne supprimer aucun étudiant synchronisé dans iSAMS . La resynchronisation des étudiants supprimés sera impossible. Si vous pensez devoir supprimer un étudiant, ou si vous l'avez déjà supprimé, veuillez nous contacter via la page « Demander conseil ».

10. Comment puis-je effectuer une transition d'année dans OpenApply / passer à l'année suivante dans iSAMS ?

Nous vous recommandons d'effectuer d'abord le transfert dans iSAMS . Une fois le transfert iSAMS terminé, vous pourrez procéder à la transition des années dans OpenApply . Remarque : Si l'intégration iSAMS > ManageBac+ > OpenApply est activée, veuillez patienter 24 heures après le traitement du transfert dans iSAMS avant de procéder à la transition des années dans OpenApply . 

11. Les étudiants inscrits dans OpenApply peuvent-ils se synchroniser avec les candidats dans iSAMS ?

Oui, cette fonctionnalité est disponible avec l'option 2 : Synchronisation avec les candidats. Si vous n'utilisez pas encore cette intégration et souhaitez la configurer de cette manière, veuillez consulter les instructions ici :Option 2 : Synchronisation avec les candidats . Si vous utilisez déjà l'option 1 : Synchronisation avec les étudiants actuels, veuillez nous contacter via le formulaire de demande afin que nous puissions vous conseiller.

Veuillez noter que si vous synchronisez les données avec les étudiants inscrits ou les candidats dans iSAMS , les mises à jour effectuées dans OpenApply ne seront synchronisées que si l'étudiant figure toujours dans la liste des étudiants inscrits ou des candidats dans iSAMS . Par exemple, si vous synchronisez les données avec les étudiants inscrits et que vous déplacez ensuite l'étudiant vers la liste des candidats, la synchronisation ne sera plus effective.

12. Quelle est la différence entre le mode Lien uniquement et le mode Mise à jour ?

Le mode « Lien uniquement » est recommandé pour la grande majorité de nos établissements. Cela signifie que les données ne sont synchronisées d' OpenApply vers iSAMS que lorsque la date correspondante est mise à jour dans OpenApply . Par exemple, si vous modifiez le numéro de téléphone portable du père dans OpenApply, seul ce numéro sera mis à jour dans iSAMS ; les autres champs resteront inchangés. Ce comportement est normal et vise à éviter toute mise à jour accidentelle de données dans iSAMS qui auraient pu être modifiées entre- iSAMS .
Le mode « Mise à jour » signifie que lorsqu'un étudiant synchronise ses données d'OpenApply vers iSAMS , tous les champs sont resynchronisés et iSAMS est mis à jour. Ce mode est généralement utilisé par les établissements scolaires disposant déjà de données OpenApply et d'un nouveau compte iSAMS , lorsqu'ils souhaitent qu'OpenApply soit la source principale de données et donc que iSAMS soit systématiquement mis à jour.

1. Que signifie le triangle orange sur la liste des étudiants avec la mention « erreur de synchronisation iSAMS » ?

Le triangle orange affiché sur la liste des élèves, accompagné du message « Erreur de synchronisation iSAMS », indique que des données n'ont pas été synchronisées entre OpenApply et iSAMS . Si l'erreur précise qu'un champ est obligatoire, il est possible que vous ayez supprimé l'information dans OpenApply , mais que cette suppression soit impossible dans iSAMS . Nous vous recommandons de saisir à nouveau les données dans OpenApply . Si l'erreur indique que l'élève n'existe pas, il est probable qu'il ait été retiré de la liste des élèves actuels dans iSAMS . Nous vous recommandons de le réinscrire comme élève actuel dans iSAMS ou de mettre à jour son statut dans OpenApply .

2. Si je supprime des informations dans OpenApply , seront-elles supprimées dans iSAMS ?

Pour la plupart des champs, la suppression d'informations dans OpenApply entraîne leur suppression dans iSAMS . Cependant, certains champs obligatoires dans iSAMS peuvent ne pas l'être dans OpenApply . Dans ce cas, lors de la suppression d'informations dans OpenApply , un triangle orange apparaît à côté du nom de l'étudiant dans la liste des étudiants, accompagné du message « Erreur de synchronisation iSAMS : le champ {champ} est obligatoire ». Nous vous recommandons alors de ressaisir les données dans OpenApply .

3. Si je supprime un étudiant dans OpenApply , sera-t-il supprimé dans iSAMS ?

Non, iSAMS ne prend pas en charge la synchronisation des étudiants supprimés. Les étudiants inscrits qui ont quitté l'établissement doivent être déplacés vers le statut « Retrait » ou « Diplômé » dans OpenApply et marqués comme « Abandon » ou « Ancien élève » dans iSAMS . S'il s'agit d'un doublon, vous devez fusionner les dossiers des étudiants dans OpenApply et supprimer le doublon dans iSAMS .

4. Un nouvel élève ne se synchronise pas. Que s'est-il passé ?

Veuillez vérifier que le statut de l'étudiant est bien « Inscrit » sur OpenApply et assurez-vous qu'il ne figure pas déjà dans iSAMS avec un autre statut que « Étudiant actuel ». Consultez la liste des étudiants OpenApply pour vérifier si un message d'erreur apparaît à côté du nom de l'étudiant.

5. Un champ spécifique ne se synchronise pas pour un parent ou un élève. Que s'est-il passé ?

Si le champ est vide dans OpenApply , il est possible iSAMS n'autorise pas qu'il soit vide. Consultez la liste des étudiants OpenApply pour vérifier si un message d'erreur s'affiche à côté du nom de l'étudiant.