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Introduction et domaines pris en charge

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Introduction

L'intégration OpenApply à iSAMS fonctionne en temps réel, sans intervention de votre équipe informatique, et est gérée par les équipes de support OpenApply et iSAMS . Cette OpenApply nécessite un abonnement au module de services API inclus dans votre forfait iSAMS . Ce iSAMS est facturé en supplément par iSAMS et doit être budgétisé chaque année.

Synchronisation avec les étudiants ou candidats actuels

Nous proposons deux modes différents pour activer l'intégration iSAMS , et chaque établissement scolaire doit choisir le mode qu'il souhaite utiliser :

  1. Synchronisation avec le statut étudiant iSAMS (à l'école)
  2. Synchronisation avec le statut des candidats iSAMS (Pas encore arrivés)

Avec l'option 1 , tous les étudiants inscrits dans OpenApply sont synchronisés avec les étudiants actuels dans iSAMS . Ce système vise à établir une liaison en temps réel entre tous les étudiants inscrits dans les deux systèmes, toute modification ultérieure des données dans OpenApply étant également synchronisée avec l'étudiant actuel dans iSAMS . Pour activer cette option, il est nécessaire que tous les étudiants soient importés dans OpenApply et que les données correspondent dans les deux systèmes. Cette intégration concerne uniquement les étudiants inscrits et leurs parents. Les informations démographiques des étudiants et des parents seront transférées d' OpenApply vers iSAMS dès que l'étudiant sera marqué comme inscrit dans OpenApply . Par la suite, les informations mises à jour pour l'étudiant dans OpenApply seront également synchronisées, garantissant ainsi l'actualité des informations dans iSAMS . Vous trouverez également des conseils pour bien démarrer avec l'option 1 : Synchronisation avec les étudiants actuels .

Avec l'option 2 , les étudiants d' OpenApply sont synchronisés avec les candidats d' iSAMS . Cette option est généralement utilisée pour une synchronisation unique par étudiant : celui-ci dépose sa candidature via OpenApply , puis, une fois les statuts requis atteints, ses données sont transférées vers la section « Candidats » d' iSAMS . Ensuite, vous inscrivez l'étudiant dans iSAMS (il passe de la section « Candidats » à la section « Étudiants »), et ses données ne sont plus synchronisées. Par conséquent, cette option ne nécessite pas l'importation de tous les étudiants dans OpenApply , car OpenApply se contente de synchroniser les nouveaux étudiants avec les candidats d' iSAMS . Vous trouverez également des conseils pour bien démarrer avec l'option 2 : Synchronisation avec les candidats .

Champs standard pris en charge

Les deux options ci-dessus prennent en charge les champs suivants par défaut. Les mêmes champs sont synchronisés pour les deux options, à l'exception de la photo de l'élève, qui n'est synchronisée qu'avec l'option 1 (synchronisation avec les élèves actuels).

Étudiants

  • Prénom
  • Deuxième prénom
  • Nom de famille
  • Nom préféré
  • Date de naissance
  • Genre
  • Année Classe Numéro
  • Statut
  • Téléphone portable
  • Nationalité, deuxième nationalité, troisième nationalité, quatrième nationalité (valeurs ISO)
  • Langue, deuxième langue, troisième langue, quatrième langue (valeurs ISO)
  • Photo (uniquement lors de la synchronisation avec les étudiants actuels)
  • Année d'inscription
  • Date d'inscription
  • Date de retrait
  • Adresse email
  • Code de l'établissement ( iSAMS ) / Identifiant étudiant ( OpenApply )
  • Adresse Ligne 1
  • Ligne d'adresse 2
  • Ville
  • État
  • Code postal
  • Pays

Parents

  • Relation
  • Salutation/Titre
  • Prénom
  • Nom de famille
  • Titre/Profession
  • Adresse email
  • Numéro de portable
  • Numéro de téléphone fixe
  • Adresse Ligne 1
  • Ligne d'adresse 2
  • Ville
  • État
  • Code postal
  • Pays

Contact d'urgence

  • Prénom
  • Nom de famille
  • Téléphone portable

Domaines de base supplémentaires

Outre les champs standard mentionnés ci-dessus, certains champs principaux supplémentaires peuvent être synchronisés avec iSAMS , tels que le statut d'internat, la religion et l'origine ethnique. Ces champs peuvent être associés à des champs d' OpenApply , de sorte que les données correspondantes dans OpenApply soient synchronisées avec les champs correspondants dans iSAMS . Pour ce faire, rendez-vous dans Paramètres > iSAMS > Association des champs principaux des étudiants .

Choisissez le groupe OpenApply (par exemple, Candidat), puis le champ au sein de ce groupe que vous souhaitez synchroniser avec le champ principal indiqué dans iSAMS (les champs principaux supplémentaires disponibles qui peuvent être synchronisés avec iSAMS sont indiqués en gras à droite).

Lors du mappage de champs avec des valeurs définies dans iSAMS , comme l'origine ethnique, veuillez vous assurer que les options du champ mappé dans OpenApply correspondent aux options disponibles dans iSAMS .

Capture d'écran : Lors du mappage de champs avec des valeurs définies dans iSAMS, tels que l'origine ethnique, veuillez vous assurer que les options mappées

Champs personnalisés

Il est également possible de synchroniser les champs personnalisés dans iSAMS . Les champs personnalisés peuvent être associés dans Paramètres > iSAMS > Associations de champs personnalisés étudiants .

Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un mappage de champ » , sélectionnez le champ OpenApply à mapper, définissez une valeur par défaut si vous le souhaitez, puis saisissez l'ID du champ personnalisé iSAMS auquel vous souhaitez l'associer. N'oubliez pas de cocher la case « Exporter » et d'enregistrer les modifications pour que votre champ personnalisé soit inclus dans l'intégration.

Capture d'écran : Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un mappage de champ », choisissez le champ OpenApply à mapper et définissez une valeur par défaut.

Vous pouvez trouver l'ID du champ personnalisé iSAMS dans iSAMS sous « Gestionnaire d'étudiants » → « Options de gestion » → « Champs personnalisés » → « Champs personnalisés étudiants », puis cliquer pour modifier ce champ personnalisé ; l'ID s'affiche alors dans l'URL de la fenêtre contextuelle.

Capture d'écran : Vous trouverez l'ID du champ personnalisé iSAMS dans iSAMS sous « Gestionnaire d'étudiants » → « Options de gestion » → « Champs personnalisés » →

Fichiers et photos

Il est possible de synchroniser automatiquement les contrats PDF générés dans OpenApply , ainsi que les fichiers et photos collectés via les champs et les listes de contrôle d' OpenApply , vers iSAMS . Les champs de téléchargement de fichiers et les éléments de liste de contrôle de type « soumission de documents » OpenApply peuvent être associés aux catégories de documents iSAMS . Lorsqu'un étudiant est synchronisé avec iSAMS , ses fichiers téléchargés sont transférés avec les données de son profil. Les documents sont ensuite disponibles dans la section « Documents et fichiers » du profil étudiant dans iSAMS .

Veuillez accéder à Paramètres > Intégrations > Partenaire > iSAMS > Synchronisation de fichiers . Cet onglet comporte quatre sections :

  • Téléchargements de fichiers : liste tous les champs de téléchargement de fichiers configurés pour l’établissement, chacun comportant un bouton d’activation et une liste déroulante de catégories.
  • Téléchargements de fichiers groupés : liste les champs de téléchargement de fichiers appartenant à des groupes de champs, en affichant le nom du groupe à côté du nom du champ.
  • Téléchargements de la liste de contrôle : liste tous les éléments de la liste de contrôle qui sont des éléments de « soumission de documents ».
  • Contrats : liste tous les contrats PDF générés dans OpenApply

Pour les chargements de fichiers et les chargements de fichiers groupés , chaque ligne indique dans quels formulaires le champ de chargement de fichier est présent, ce qui facilite l'identification de la source.

Veuillez associer chaque champ de téléchargement de fichier, chaque élément de la liste de contrôle et chaque contrat PDF à une catégorie de document iSAMS . Activez ou désactivez la synchronisation pour chaque élément en cochant la case correspondante et en enregistrant les modifications.

Une fois la configuration effectuée, les fichiers seront synchronisés automatiquement dès qu'un étudiant sera connecté à iSAMS . Les fichiers précédemment téléchargés pour les étudiants déjà connectés seront transférés lors de leur prochaine synchronisation. Chaque téléchargement est suivi afin d'éviter les transferts en double.

Capture d'écran : Une fois configurés, les fichiers seront synchronisés automatiquement chaque fois qu'un étudiant est synchronisé avec iSAMS.

Une fois synchronisés, les fichiers se retrouvent dans iSAMS dans la section « Documents et fichiers » du profil étudiant.

Capture d'écran : Une fois synchronisés, les fichiers se retrouvent dans iSAMS, dans la section « Documents et fichiers » du profil étudiant.

Veuillez noter:

  • Seuls les éléments activés dans les paramètres de synchronisation des fichiers seront synchronisés ; tous les éléments sont désactivés par défaut.
  • Un élément n'est synchronisé qu'une seule fois par fichier et par mappage ; la resynchronisation d'un étudiant ne créera pas de doublons.
  • Si un élément est supprimé dans OpenApply , le document correspondant dans iSAMS n'est pas supprimé.
  • Les options du menu déroulant des catégories proviennent de l'instance iSAMS de l'établissement scolaire ; si aucune catégorie n'apparaît, veuillez vérifier si la connexion iSAMS fonctionne.
  • Cette fonctionnalité nécessite que l'intégration iSAMS soit entièrement activée.
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