Dans OpenApply les notes internes permettent aux équipes scolaires d'enregistrer des informations importantes directement dans le profil du candidat. Elles peuvent servir à documenter les échanges oraux, à partager des mises à jour avec les collègues et à conserver un historique des communications internes.

Ce guide explique comment créer des notes internes, informer ses collègues en cas de besoin, localiser les notes existantes et répondre aux discussions internes.

Aperçu des fonctionnalités

• Ajoutez des notes internes directement aux profils des candidats.
• Informez les collègues sélectionnés en les ajoutant au champ Cc.
• Joindre les fichiers internes aux notes lorsque des documents supplémentaires sont nécessaires.
• Consultez les notes internes et externes de l'historique des activités du profil du candidat.
• Répondre aux notes internes existantes pour poursuivre les discussions avec les collègues.

Navigation étape par étape

Ajout d'une note interne

Profil du candidat > Notes

1. Ouvrez le profil du candidat concerné et sélectionnez l'onglet Notes .
2. Sélectionnez « Marquer ceci comme une note interne » .
3. Si nécessaire, sélectionnez des collègues dans le menu déroulant Cc : pour les informer par courriel. Si vous ne sélectionnez aucun nom, la note sera enregistrée sur le compte, mais personne ne sera informé par courriel.
4. Saisissez le contenu de la note dans la zone de texte.
5. Vous pouvez également joindre des fichiers en cliquant sur « Joindre un fichier ».
6. Cliquez sur Ajouter une note pour enregistrer la note.

Consultation des notes internes

Profil du candidat > Activité récente > Filtrer > Commentaire

1. Accédez à la section « Activité récente » du profil du candidat.
2. Sélectionnez « Notes » dans le menu déroulant.
3. Veuillez consulter les notes affichées, y compris les commentaires internes et externes.

Réponse aux notes internes

Profil du candidat > Activité récente > Réponse à une note interne

1. Survolez la note interne pour afficher les actions disponibles.
2. Cliquez sur l'icône flèche pour répondre.
3. Sélectionnez les collègues à mettre en copie si nécessaire, saisissez votre réponse et cliquez sur Répondre .

Conseils et bonnes pratiques

• Utilisez des notes internes pour centraliser les conversations importantes relatives aux candidats.
• N’ajoutez les collègues au champ Cc que lorsqu’ils doivent être informés de la mise à jour.
• Incluez des détails clairs et pertinents afin que les autres membres de l'équipe puissent facilement comprendre le contexte.

Avertissements et notes importantes

Foire aux questions

Qui peut consulter une note interne ?

Les notes internes sont visibles par les utilisateurs ayant accès au profil du candidat et sont destinées à la communication interne de l'établissement.

L'ajout d'un destinataire en copie (Cc) déclenchera-t-il systématiquement une notification par e-mail ?

Oui. Sélectionner des collègues dans le champ Cc leur permettra d'être avertis par e-mail lorsque la note interne sera ajoutée.

Puis-je joindre des fichiers à une note interne ?

Oui. Vous pouvez joindre des fichiers internes lors de la création d'une note interne si des documents supplémentaires sont nécessaires.

En résumé

• Les notes internes permettent aux utilisateurs OpenApply d'enregistrer et de partager en interne des informations relatives aux candidats.
• Il est possible de créer, de consulter et de répondre à des notes directement depuis les profils des candidats.
• L'utilisation de notes internes permet aux équipes d'admission de rester alignées et améliore le suivi des communications.

Gardez la communication avec les candidats organisée grâce à OpenApply .