Aperçu
Les catégories de données permettent aux établissements scolaires de classer les formulaires et les fichiers afin de contrôler l'accès aux informations sensibles des élèves pour chaque utilisateur. En attribuant des catégories à ces éléments, les établissements scolaires s'assurent que les membres du personnel ne consultent que les données auxquelles ils sont autorisés à accéder.
Catégories disponibles : Général, Académique, Financier, Soutien à l'apprentissage, Juridique, Médical, Bien-être, Restreint et Rapport de sanction.
Si aucune catégorie de données n'est explicitement attribuée à un formulaire ou à une ressource, la catégorie par défaut est « Général ».
Fonctionnement des permissions : Les permissions du personnel sont configurées par utilisateur via leurs groupes de permissions, qui déterminent les catégories qu’ils peuvent consulter.
Par exemple, un membre du personnel ne disposant pas de l'autorisation « Médical » ne pourra pas consulter les formulaires ni les dossiers médicaux, même s'il a un accès général au profil d'un étudiant. Par conséquent, le contenu d'un même profil étudiant peut varier selon les autorisations du membre du personnel qui le consulte.
Pour plus d'informations sur la gestion des autorisations des départements et des utilisateurs, veuillez consulter ce guide .
Formulaires
Un formulaire peut être associé à une ou plusieurs catégories de données.
Seuls les membres du personnel autorisés pour les catégories concernées pourront consulter ce formulaire et les données qu'il contient sur le profil d'un étudiant.
Accédez à Paramètres > Formulaires, puis cliquez sur le nom du formulaire pour accéder à l'éditeur de formulaire.
Fichiers
Champs de téléchargement de fichiers
Les champs de téléchargement de fichiers peuvent être associés à une ou plusieurs catégories de données.
Les fichiers téléchargés dans ces champs ne sont visibles que par les membres du personnel dont les autorisations incluent la catégorie attribuée.
Éléments de la liste de vérification pour la soumission des documents
Les éléments de la liste de contrôle du type de soumission de documents peuvent également être associés à des catégories de données.
Au moins une catégorie de données doit être sélectionnée — un élément de la liste de contrôle ne peut pas être enregistré sans sélection.
Les catégories associées à un élément de la liste de contrôle déterminent quels membres du personnel peuvent consulter les fichiers qui y sont téléchargés. Un membre du personnel n'ayant pas l'autorisation pour la catégorie sélectionnée ne verra pas ces fichiers sur le profil de l'étudiant.
Lorsque des catégories sont définies ou modifiées pour un élément de la liste de contrôle, ces catégories sont automatiquement appliquées à tous les fichiers déjà chargés dans cet élément. Cela signifie que toute modification de catégorie affecte les fichiers déjà chargés.
Foire aux questions
Q : Si un formulaire est configuré en mode Général mais qu'un champ de téléchargement de fichier qu'il contient est configuré en mode Juridique, à quelle catégorie de données le fichier téléchargé est-il attribué ?
R : Le fichier téléchargé se verra attribuer uniquement la catégorie Juridique — la catégorie de données du formulaire ne s'applique pas aux fichiers téléchargés via un champ de fichier.
Lorsqu'un fichier est importé, ses catégories de données sont définies par le paramètre de catégorie du champ, et non par le formulaire auquel il appartient. Si le champ est défini sur « Juridique », le fichier est étiqueté comme tel, quelle que soit la catégorie « Général » du formulaire.
Par conséquent, un membre du personnel a besoin de l'autorisation de catégorie « Données juridiques » pour consulter ce fichier dans la section « Fichiers » ; l'accès général seul ne suffit pas.
Q : La modification de la catégorie de données d'un champ de téléchargement de fichier ou d'un élément de la liste de contrôle de soumission de document met-elle à jour rétroactivement les catégories des fichiers déjà téléchargés ?
R : Oui, cela fonctionne aussi bien pour les éléments de la liste de contrôle de soumission de documents que pour les champs de téléchargement de fichiers dans les formulaires. Dès qu'une catégorie de données est enregistrée, le système synchronise immédiatement les nouvelles catégories avec tous les fichiers téléchargés associés à cet élément ou à ce champ.
Ainsi, modifier un élément de la liste de contrôle de soumission de documents de « Général » à « Académique » mettra également à jour tous les fichiers précédemment téléchargés sous cet élément vers le type « Académique ». Il en va de même pour les champs de téléchargement de fichiers dans les formulaires.