Pour chaque utilisateur d' OpenApply , un certain nombre d'autorisations différentes peuvent être sélectionnées afin de déterminer quels candidats l'utilisateur peut consulter, quelles actions il peut entreprendre concernant ces candidats et quels paramètres de compte il peut modifier.
Les autorisations des utilisateurs peuvent être modifiées via Paramètres > Annuaire du personnel , puis en cliquant sur le nom de l'utilisateur pour modifier ses droits d'accès.
Les autorisations par défaut d'un utilisateur dépendent du service auquel il est rattaché. Par défaut, le service des admissions dispose d'un accès complet au système ; l'ensemble des autorisations est détaillé ci-dessous. Cliquez ici pour obtenir des conseils supplémentaires sur la création et la gestion des utilisateurs et des services.
Ces autorisations utilisateur permettent aux utilisateurs d'effectuer les actions suivantes :
1. Effectifs
Détermine les listes, et donc les statuts des candidats, que l'utilisateur peut consulter :
- La liste des demandes affiche le statut « En attente ».
- La liste des candidats indique les personnes ayant déposé une candidature, les admis, les personnes sur liste d'attente et les candidats refusés.
- La liste des étudiants indique leur statut d'inscription.
- La liste des anciens élèves indique ceux qui ont obtenu leur diplôme et ceux qui ont quitté l'établissement.
- La liste des familles répertorie toutes les familles (parents et enfants) du système ; l'accès à cette liste permet donc d'accéder à tous les statuts.
2. Campus
Détermine les campus pour lesquels l'utilisateur peut consulter les candidatures.
3. Programmes / Niveaux
Détermine les programmes, niveaux et années d'études pour lesquels l'utilisateur peut consulter les candidatures.
4. Tableaux de bord
Détermine si l'utilisateur peut consulter les pages de réinscription, de paiement et d'analyse.
5. Autorisations du profil
Détermine les actions que l'utilisateur peut entreprendre concernant les candidats :
- Messages groupés - l'utilisateur peut envoyer des messages en masse via la liste de contacts.
- Accéder aux profils des candidats - l'utilisateur peut consulter les profils individuels des candidats
- Créer, modifier et supprimer des profils de candidats - L'utilisateur peut créer, modifier et supprimer des profils de candidats.
- Actions du profil - l'utilisateur peut effectuer les actions suivantes :
1. Ajouter des notes, des fichiers et des éléments de la liste de contrôle
2. Planifier les événements et les entretiens
3. Attribuer des tâches aux utilisateurs
4. Créer des journaux d'indicateurs - Paiements et factures - L'utilisateur peut consulter, rapprocher et modifier les paiements sur le profil du demandeur
- Accéder aux profils des agents - l'utilisateur peut consulter les agents
- Créer, modifier et supprimer des profils d'agents - l'utilisateur peut créer, modifier et supprimer des agents
6. Catégories de données
Détermine si l'utilisateur peut accéder aux formulaires, aux fichiers et aux éléments de liste de contrôle dans les catégories de données suivantes :
- Général
- Académique
- Financier
- Soutien à l'apprentissage
- Légal
- Médical
- Bien-être
- Limité
Il est possible d'attribuer des catégories de données aux formulaires, aux champs de téléchargement de fichiers et aux éléments de liste de contrôle via ces paramètres.
7. Paramètres généraux et du compte
Détermine les paramètres système que l'utilisateur peut consulter et modifier :
- Cadre scolaire
- Annuaire du personnel
- Formulaires
- Préférences CRM
- Paiements
- Facturation
- Journal d'audit
- Journal des erreurs de messagerie
- Importation et exportation - Toutes les données
- Intégration
8. Paramètres d'admission
Détermine les paramètres système que l'utilisateur peut consulter et modifier dans les paramètres d'admission d' OpenApply :
- Programme
- Statut et notifications
- Événements
- Liste de contrôle
- Réinscription
- Types de tâches
- Mode de révision