Création de votre annuaire du personnel et gestion des utilisateurs

Les utilisateurs sont organisés en départements, chacun disposant de droits d'accès par défaut. Ces droits peuvent être affinés individuellement. Par défaut, il existe cinq départements :

1. Admissions : Accès complet à tout.

2. Technologie : Accès à un nombre limité de paramètres, notamment Import/Export, Intégration, Formulaires, Pages, Utilisateurs et Options générales.

3. Finances : A accès aux profils des candidats et aux informations de paiement.

4. Académiques : A accès aux informations des candidats, la possibilité de publier des notes et des fichiers, et des analyses.

5. Lecture seule : Possède un accès en lecture seule aux informations du candidat.

Pour modifier les départements, accédez à Paramètres > Annuaire du personnel > Gérer les départements .

Sélectionnez l'onglet d'un service existant pour modifier son nom et ses autorisations par défaut. Vous pouvez également modifier les autorisations individuelles des utilisateurs de ce service.

Cliquez sur « Nouveau département » pour créer un nouveau département, en définissant un nom et des autorisations par défaut pour ce département.

Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer les modifications .

Accédez à Paramètres > Annuaire du personnel > Ajouter un utilisateur . Renseignez les informations de l'utilisateur et sélectionnez un service . Une fois le service sélectionné, vous pouvez affiner les autorisations de l'utilisateur. En bas de la page, vous trouverez plusieurs options d'affichage et de notification :

1. Afficher comme contact du service des admissions : cette option affichera le nom d’utilisateur, la photo, le titre, le numéro de téléphone et l’adresse courriel comme contact sur la page d’accueil publique. Elle est recommandée pour les utilisateurs du service des admissions.

2. Mode Représentant : Dans la liste des étudiants, les contacts et la liste CRM, ce représentant ne peut consulter que les candidats et les contacts qui lui sont assignés.

3. Envoi du récapitulatif quotidien par e-mail et exportation programmée : Cochez cette case pour que l’utilisateur reçoive le récapitulatif quotidien par e-mail des activités de la journée. Si vous avez configuré des exportations programmées , l’utilisateur les recevra également. Cette option est recommandée pour les utilisateurs des services des admissions et des technologies.

4. Envoi de notifications de notes aux parents : l’utilisateur recevra une notification par e-mail lorsque les parents enverront des messages depuis le compte parent.

5. Envoi de notifications de messages de contact : L’utilisateur recevra une notification par e-mail lorsque l’agent enverra un message dans la boîte de réception du contact.

6. Envoi de notifications pour les nouveaux agents : L’utilisateur recevra une notification par e-mail lorsqu’un agent s’inscrira depuis la page d’accueil de votre école.

7. Automatisation de la copie (Cc) dans les notes et les courriels via le profil du candidat : L’utilisateur sera automatiquement ajouté en copie (Cc) à toutes les notes et tous les courriels envoyés depuis son profil. Il peut être retiré individuellement d’une note ou d’un courriel si nécessaire.

8. Envoi d'un courriel de bienvenue avec les instructions de connexion : Dès la création de son compte, l'utilisateur recevra un courriel de bienvenue contenant les instructions pour définir son mot de passe et se connecter pour la première fois. Cette procédure est recommandée pour tous les utilisateurs.

Une fois que vous avez terminé de saisir les informations de l'utilisateur et de définir ses autorisations et notifications, cliquez sur Ajouter un utilisateur .

Accédez à Paramètres > Annuaire du personnel et cliquez sur un utilisateur pour mettre à jour ses informations, modifier ses autorisations, activer/désactiver ses notifications ou lui renvoyer un e-mail de bienvenue. Veuillez noter qu'un utilisateur ne peut pas modifier ses propres paramètres d'autorisation.

Pour renvoyer un e-mail de bienvenue, cliquez sur le bouton « Renvoyer l'e-mail de bienvenue » en haut à droite.

Pour archiver un utilisateur, accédez à Paramètres > Annuaire du personnel et cliquez sur le nom de l'utilisateur à supprimer. Faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur Archiver .

Veuillez noter qu'une fois qu'un utilisateur est archivé :

• Toutes les tâches qui leur ont été assignées seront annulées.
• Tout candidat ayant l'utilisateur comme représentant verra son statut modifié en « Non attribué ».
• Les correspondances et les évaluations antérieures resteront inchangées.