Exportation SIMS

La fonction d'exportation SIMS d' OpenApply vous permet d'exporter des données dans un format adapté à l'importation dans SIMS (Système d'information des étudiants).

SIMS Export est un module complémentaire pour OpenApply . Veuillez nous contacter à l'adresse sales@openapply.com si vous souhaitez activer ce module pour votre établissement.

Une fois le module activé et la configuration initiale effectuée par l'équipe d'assistance OpenApply , les étapes suivantes sont nécessaires pour finaliser la configuration et utiliser la fonction d'exportation SIMS. Après la configuration initiale, l'équipe d'assistance OpenApply planifiera une formation avec vous afin de vous accompagner tout au long de ce processus.

Paramètre d'identification scolaire

OpenApply prend en charge les établissements multicampus, permettant ainsi d'inclure des étudiants de plusieurs campus dans une exportation. Il est donc nécessaire de saisir l' identifiant SIMS de chaque campus dans OpenApply .

1. Pour définir l' identifiant de l'établissement SIMS, accédez à Paramètres > Paramètres scolaires > Campus , puis cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier chaque campus.
2. Saisissez l' identifiant SIMS de l'établissement et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Veuillez noter que lors d'une exportation multicampus, OpenApply regroupe tous les étudiants d'un même campus dans un seul fichier XML. Si l'exportation inclut des étudiants de différents campus, ils seront regroupés dans des fichiers XML distincts, chacun portant l'identifiant de son campus. Ces fichiers seront compressés dans une seule archive ZIP téléchargeable.

Cartographie des champs obligatoire

1. Accédez à Paramètres > Importer et exporter > Correspondance des champs SIMS pour associer chacun de vos champs SIMS aux champs correspondants dans OpenApply
2. Veuillez vous assurer que tous les champs obligatoires (surlignés en vert) sont renseignés. L'assistance OpenApply vous accompagnera dans cette démarche.
3. Nous vous recommandons de commencer par tester une exportation avec un mappage de champs de base avant de procéder à la configuration du mappage de champs personnalisé.

Veuillez nous contacter via Soumettre une demande d'assistance ou de conseils sur la cartographie de vos champs.

Il est possible d'attribuer des correspondances de valeurs personnalisées afin qu'un champ OpenApply prédéfini (menu déroulant, choix multiple ou champ de type case à cocher) puisse se voir attribuer des descriptions et des codes de champ SIMS que le système SIMS peut interpréter.

Accédez à Paramètres > Importer et exporter > Tables de correspondance SIMS pour attribuer les descriptions et les codes des champs SIMS, si nécessaire.

1. Cliquez pour choisir le champ de recherche auquel vous souhaitez attribuer des descriptions et des codes de champ SIMS.
2. Saisissez le champ SIMS (description) et le champ SIMS (code) correspondants pour chaque valeur de champ possible.
3. Enregistrer les modifications

Certains champs de recherche, tels que titre/préfixe, ne nécessitent qu'une définition de valeur, plutôt qu'une paire description/code.

Dans ce cas, il suffit de saisir le champ SIMS correspondant (valeur) pour chaque valeur possible.

Vous pouvez exporter les données SIMS d'une liste filtrée de candidats directement depuis les listes « Demandes de renseignements », « Candidats » ou « Étudiants » . Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le filtre pour sélectionner les groupes de candidats souhaités. Par exemple, vous pouvez filtrer par niveau scolaire, statut, sexe ou champs personnalisés.
2. Cliquez pour sélectionner tout ou partie des élèves
3. Cliquez sur Exporter , puis sélectionnez Exporter les requêtes XML SIMS ou Exporter les applications XML SIMS

Vous pouvez ensuite accéder à la page d'exportation pour sélectionner les champs et les exporter pour les étudiants sélectionnés.

Faites glisser les champs disponibles (à gauche) vers les champs à exporter (à droite) pour sélectionner ceux que vous souhaitez exporter.

Veillez à inclure tous les champs obligatoires (indiqués par un « M » vert).

Sur la page d'exportation SIMS, vous pouvez également effectuer les opérations suivantes :

1. Modifier ou supprimer les modèles
2. Ajoutez un commentaire facultatif, qui sera inclus dans l'export. Ce commentaire ne peut contenir que 512 caractères.
3. Attribuez un nom au modèle et créez un nouveau modèle avec les champs sélectionnés.
4. Saisissez le nom du fichier d'exportation
5. Cliquez sur Exporter pour poursuivre l'exportation.