Exportation de fichiers

La fonction d'exportation de fichiers d' OpenApply permet d'exporter des fichiers et des formulaires au format PDF en masse. Elle est couramment utilisée pour répondre aux demandes d'accès aux données (DSAR) ou pour les audits de conformité et les exigences réglementaires.

Les fichiers exportés seront envoyés par courriel à l'utilisateur qui les a exportés, avec un lien de téléchargement. Le délai peut varier de 15 minutes à 1 heure, selon la taille du fichier.

Accédez à Paramètres > Importer et exporter > Exporter des fichiers pour exporter des fichiers depuis OpenApply . Vous pouvez choisir de :

1. Exporter par statut
2. Exporter par programme
3. Faut-il inclure ou non les étudiants archivés dans l'exportation ?
4. Cliquez sur Tout ou Rien pour sélectionner ou désélectionner facilement tous les statuts ou programmes.
5. Une fois le statut et le programme sélectionnés, cliquez sur Sélectionner les étudiants pour passer à la sélection des fichiers à exporter (voir ci-dessous).

Vous pouvez également exporter directement les fichiers d'une liste filtrée de candidats via les répertoires « Demandes de renseignements », « Candidats » ou « Étudiants » . Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le filtre pour sélectionner les groupes de candidats souhaités. Par exemple, vous pouvez filtrer par niveau scolaire, statut, sexe ou champs personnalisés.
2. Cliquez pour sélectionner tout ou partie des élèves
3. Cliquez sur Exporter , puis sélectionnez Nouvelle exportation de fichier ou l'un de vos modèles d'exportation de fichier.

Vous pouvez ensuite accéder à la page d'exportation pour sélectionner les fichiers et les exporter pour les élèves sélectionnés.

Plusieurs options s'offrent à vous lors de l'exportation de fichiers :

1. Si vous créez un modèle d'exportation pour les exportations de fichiers courantes que vous pourriez souhaiter exécuter, vous pouvez le nommer « Modèle d'exportation ».

2. Vous pouvez consulter un récapitulatif du nombre d'étudiants pour lesquels vous avez sélectionné des fichiers à exporter, afin de vous assurer que vous avez bien sélectionné les étudiants souhaités.

3. Sélectionnez les fichiers à inclure dans l'exportation. Vous pouvez choisir d'exporter toutes les photos et tous les fichiers ou de sélectionner des fichiers spécifiques, tels que :

Photos d'étudiants
Photos des parents
Éléments de la liste de vérification (Soumission de documents)
Fichiers sous forme de formulaires
champs de téléchargement de fichiers
Autres pièces jointes

4. Sélectionnez les éléments de la liste de contrôle que vous souhaitez exporter. Les éléments de type formulaire sont affichés afin de vous permettre d'exporter ces formulaires au format PDF.

5. Cliquez pour modifier ou supprimer les modèles d'exportation de fichiers

6. Cliquez sur « Créer un modèle » pour enregistrer votre exportation en tant que modèle, pour une utilisation ultérieure.

7. Saisissez un nom pour le dossier Zip , qui contiendra tous vos fichiers exportés.

8. Choisissez le nom des dossiers étudiants . Cette option est disponible uniquement si l'option « Organiser les fichiers dans des dossiers étudiants distincts » est sélectionnée. Vous pouvez également choisir le nom de chaque fichier. Pour le nom du dossier étudiant et le nom de chaque fichier, cliquez sur « Insérer une légende » afin de personnaliser les noms de dossiers et de fichiers en fonction de valeurs de fusion, telles que le nom ou l'identifiant de l'étudiant.

Une fois les options souhaitées sélectionnées, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Exporter les fichiers » pour générer votre exportation. Vous recevrez un e-mail contenant un lien de téléchargement dans un délai de 15 minutes à 1 heure, selon la taille du fichier. Vous pouvez également accéder à votre exportation via Paramètres > Importer et exporter > Exporter pour la retrouver dans la section « Exportations récentes » une fois l'exportation terminée. Les caractères spéciaux présents dans les noms de fichiers seront remplacés par un tiret bas (« _ »).