Les parents disposant d'un compte OpenApply reçoivent automatiquement l'e-mail de bienvenue destiné aux candidats et à leurs familles lors de la création de leur compte.
Ce courriel peut être personnalisé dans Paramètres > Admissions > Statut et notifications > Bienvenue aux candidats et à leurs familles
Pour activer ou désactiver les e-mails de bienvenue, cochez ou décochez « Envoyer un e-mail de bienvenue aux parents » .
Il existe deux types d'e-mails de bienvenue, selon la façon dont le compte parent a été créé :
Avec identifiants – Ce message est envoyé aux parents qui ont créé eux-mêmes le compte et défini leur mot de passe lors de sa création. Par exemple, il est envoyé au parent 1 lorsqu'il crée son compte via le formulaire de candidature, de demande de renseignements ou de visite, ou via la page « S'inscrire maintenant ».
Sans identifiants – Ce message est envoyé aux parents dont le compte a été créé, afin qu'ils puissent définir un mot de passe pour la première fois. Par exemple, il est envoyé au parent 2 si le parent 1 a coché la case pour créer un compte pour le parent 2, ou si l'administrateur a activé le compte pour ce parent.
Courriel de bienvenue avec identifiants
1. L'e-mail de bienvenue destiné aux parents disposant d'identifiants peut être personnalisé.
Par défaut, il inclut {{parent_login}} qui affichera au parent l'adresse e-mail qu'il a utilisée pour créer le compte.
Il comprend également {{parent_dashboard}}, qui fournit un lien permettant au parent de se connecter à son compte. Nous déconseillons de supprimer ces éléments de l'e-mail.
2. Cliquez sur Insérer une légende ou sur la légende des valeurs à droite pour personnaliser davantage l'e-mail.
3. Cliquez sur « Restaurer les paramètres par défaut » pour rétablir l’e-mail de bienvenue standard si une erreur s’est produite ou si l’e-mail a été temporairement personnalisé.
Courriel de bienvenue sans identifiants
1. L'e-mail de bienvenue destiné aux parents sans identifiants peut être personnalisé.
Par défaut, il inclut {{parent_login}} qui affichera au parent l'adresse e-mail utilisée pour créer le compte.
Il contient également {{set_password_link}}, qui fournit un lien unique permettant au parent de définir son mot de passe et de se connecter pour la première fois. Nous déconseillons de supprimer ces informations de l'e-mail.
2. Cliquez sur Insérer une légende ou sur la légende des valeurs à droite pour personnaliser davantage l'e-mail.
3. Cliquez sur « Restaurer les paramètres par défaut » pour rétablir l’e-mail de bienvenue standard si une erreur s’est produite ou si l’e-mail a été temporairement personnalisé.
4. Cliquez sur « Aperçu de l’e-mail » pour voir un exemple de l’apparence des e-mails de bienvenue destinés aux parents.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications une fois les modifications terminées.
Renvoyer l'e-mail de bienvenue individuellement
Sur le profil du candidat, cliquez sur l' icône à trois points en haut à droite, puis sur l' icône d'enveloppe à côté du parent auquel vous souhaitez renvoyer l'e-mail de bienvenue. Cela peut s'avérer utile pour rappeler à un parent comment se connecter s'il rencontre des difficultés pour accéder à son compte.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône en forme de crayon située à droite du profil du candidat, à côté de « Parents et tuteurs », pour modifier les parents. Sur la page de modification des parents, cliquez sur « Renvoyer l'e-mail de bienvenue » pour renvoyer l'e-mail de bienvenue à tous les parents du candidat, ou à un parent en particulier.
Renvoyer les e-mails de bienvenue en masse
Les e-mails de bienvenue peuvent être renvoyés en masse via la liste des familles . Sélectionnez les familles auxquelles vous souhaitez renvoyer l'e-mail (ou sélectionnez toutes les familles) et cliquez sur « Renvoyer les e-mails de bienvenue » . Seuls les parents ayant un compte activé mais ne s'étant jamais connectés recevront l'e-mail de bienvenue « Parent sans identifiants ». Cela leur permettra de définir facilement leur mot de passe et de se connecter pour la première fois.