Descripción general
Las categorías de datos permiten a los centros educativos clasificar formularios y archivos para controlar el acceso a la información confidencial de los alumnos según el usuario. Al asignar categorías a estos elementos, los centros pueden garantizar que el personal solo vea los datos a los que tiene permiso para acceder.
Categorías disponibles: General, Académica, Financiera, Apoyo al aprendizaje, Legal, Médica, Bienestar, Restringida e Informe de sanciones.
Si no se asigna explícitamente ninguna categoría de datos a un formulario o recurso, se utiliza por defecto la categoría General.
Cómo funcionan los permisos: Los permisos del personal se configuran por usuario a través de sus grupos de permisos, que determinan qué categorías pueden ver.
Por ejemplo, un miembro del personal sin el permiso de categoría "Médico" no podrá ver los formularios ni los archivos médicos, aunque tenga acceso general al perfil del estudiante. En consecuencia, el mismo perfil de estudiante puede mostrar diferentes formularios y archivos según los permisos de categoría del miembro del personal que los visualice.
Para obtener más información sobre cómo administrar los permisos de departamento y de usuario, consulte esta guía .
Formularios
Un formulario puede asignarse a una o más categorías de datos.
Solo el personal autorizado para las categorías correspondientes podrá ver ese formulario y sus datos en el perfil del estudiante.
Dirígete a Configuración > Formularios y haz clic en el nombre del formulario para acceder al Editor de formularios.
Archivos
Campos de carga de archivos
Los campos de carga de archivos pueden etiquetarse con una o más categorías de datos.
Los archivos cargados en esos campos solo son visibles para los miembros del personal cuyos permisos incluyan la categoría asignada.
Elementos de la lista de verificación para la presentación de documentos
Los elementos de la lista de verificación del tipo de envío de documentos también pueden etiquetarse con categorías de datos.
Se debe seleccionar al menos una categoría de datos; no se puede guardar un elemento de la lista de verificación sin seleccionar una.
Las categorías asignadas a un elemento de la lista de verificación determinan qué miembros del personal pueden ver los archivos cargados en ella. Un miembro del personal sin permiso para la categoría seleccionada no verá esos archivos en el perfil del estudiante.
Cuando se establecen o modifican las categorías de un elemento de la lista de verificación, estas se aplican automáticamente a todos los archivos ya cargados en dicho elemento. Esto significa que cambiar la categoría afecta retroactivamente a las cargas existentes.
Preguntas frecuentes
P: Si un formulario está configurado como General, pero un campo de carga de archivos dentro del mismo está configurado como Legal, ¿a qué categoría de datos se le asigna el archivo cargado?
R: Al archivo cargado se le asignará únicamente la categoría Legal; la categoría de datos del formulario no se aplica a los archivos cargados a través de un campo de archivo.
Cuando se carga un archivo, hereda sus categorías de datos de la configuración de categoría del propio campo, no del formulario al que pertenece. Si el campo está configurado como Legal, el archivo se etiqueta como Legal, independientemente de la categoría General del formulario.
En consecuencia, un miembro del personal necesita el permiso de categoría de datos Legal para ver ese archivo en la sección Archivos; el acceso general por sí solo no es suficiente.
P: ¿Cambiar la categoría de datos de un campo de Carga de archivos o de un elemento de la lista de verificación de Envío de documentos actualiza retroactivamente las categorías de los archivos que ya se han cargado?
R: Sí, funciona, tanto para los elementos de la lista de verificación de envío de documentos como para los campos de carga de archivos en los formularios. Cada vez que se guarda la categoría de datos, el sistema sincroniza inmediatamente las nuevas categorías con todos los archivos cargados existentes asociados a ese elemento o campo.
Por lo tanto, al cambiar un elemento de la lista de verificación de Envío de documentos de General a Académico, todos los archivos cargados previamente en ese elemento también se actualizarán a Académico. Lo mismo se aplica a los campos de Carga de archivos en los formularios.