Ve a Configuración > Directorio de personal. Usa Administrar departamentos para establecer los permisos predeterminados para cada departamento, Agregar nuevo usuario para añadir personal y selecciona el nombre de un usuario para actualizarlo o archivarlo.
Para los administradores que añaden personal a OpenApply , configuren a qué pueden acceder y elijan qué notificaciones reciben.
| Yo quiero | Ir a |
|---|---|
| Establecer permisos predeterminados para un grupo de empleados. | Gestionar departamentos |
| Agregar un miembro del personal | Agregar un nuevo usuario |
| Modificar los datos, permisos o notificaciones de un usuario. | Actualizar una cuenta de usuario |
| Eliminar un usuario | Archivar una cuenta de usuario |
Encuentra a un miembro del personal
En Configuración > Directorio de personal, busque por nombre, apellido, correo electrónico o cargo. Seleccione un encabezado de columna (Nombre, Cargo, Departamento, Último inicio de sesión y Autenticación de dos factores, si su escuela la utiliza) para ordenar los resultados y selecciónelo nuevamente para invertir el orden.
Gestionar departamentos
Los usuarios pertenecen a departamentos, y cada departamento tiene permisos de acceso predeterminados. Puede refinar los permisos de un usuario individualmente. Hay cinco departamentos por defecto:
| Departamento | Acceso predeterminado |
|---|---|
| Admisiones | Acceso completo a todo |
| Tecnología | Un conjunto limitado de ajustes: Importar/Exportar, Integración, Formularios, Páginas, Usuarios y Opciones generales |
| Finanzas | Perfiles de los solicitantes e información de pago |
| Académica | Información del solicitante, notas y archivos de la publicación y análisis |
| Solo lectura | Acceso de solo lectura a la información del solicitante |
-
Vaya a Configuración > Directorio de personal > Administrar departamentos.
Seleccione la pestaña de un departamento para cambiar su nombre y permisos predeterminados, o para actualizar los permisos individuales de los usuarios de ese departamento. Para crear un departamento, seleccione «Nuevo departamento» y establezca su nombre y permisos predeterminados.
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Seleccione Guardar cambios.
Agregar un nuevo usuario
Vaya a Configuración > Directorio de personal > Agregar nuevo usuario.
Introduce los datos del usuario y selecciona un departamento. A continuación, podrás ajustar sus permisos individuales.
Seleccione las opciones de visualización y notificación en la parte inferior de la página (consulte la tabla a continuación).
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Seleccione Agregar usuario.
| Opción | Lo que hace |
|---|---|
| Mostrar como Contacto de Admisiones | Muestra el nombre, la foto, el cargo, el teléfono y el correo electrónico del usuario como información de contacto en la página principal. Recomendado para usuarios de Admisiones. |
| Modo representativo | En la lista de estudiantes, en la lista de contactos y en la lista de CRM, el usuario solo puede ver a los solicitantes y a los contactos que se le han asignado. |
| Envío de resumen diario por correo electrónico y exportación programada | El usuario recibe el correo electrónico Resumen diario, un resumen de la actividad del día. Si ha configurado exportaciones programadas, el usuario también las recibirá. Recomendado para usuarios de Admisiones y Tecnología. |
| Enviar notificaciones a los padres | Envía un correo electrónico al usuario cuando los padres envían mensajes desde la cuenta de los padres. |
| Enviar notificaciones de mensajes a contactos | Envía un correo electrónico al usuario cuando el agente envía un mensaje al buzón de mensajes del contacto. |
| Enviar notificaciones de nuevos agentes | Envía un correo electrónico al usuario cuando un agente se registra desde la página de inicio de tu escuela. |
| Automatizar la inclusión de copias en notas y correos electrónicos a través del perfil del solicitante. | El usuario se incluye automáticamente en las notas y correos electrónicos enviados desde el perfil del solicitante. Puede eliminarlo de una nota o correo electrónico individual. |
| Enviar correo electrónico de bienvenida con instrucciones de inicio de sesión. | Envía al nuevo usuario un correo electrónico explicándole cómo configurar su contraseña e iniciar sesión por primera vez. Recomendado para todos los usuarios. |
Actualizar una cuenta de usuario
Ve a Configuración > Directorio de personal y selecciona un usuario para actualizar sus datos, cambiar sus permisos, activar o desactivar las notificaciones o reenviar el correo electrónico de bienvenida.
Para reenviar el correo electrónico de bienvenida, seleccione "Reenviar correo electrónico de bienvenida" en la esquina superior derecha.
Los usuarios no pueden cambiar su propia configuración de permisos.
Archivar una cuenta de usuario
Ve a Configuración > Directorio de personal y selecciona el nombre del usuario.
Desplázate hasta el final de la página y selecciona Archivo.
Cuando archivas un usuario:
- Las tareas que se les asignan quedan sin asignar.
- Los solicitantes que los tengan como representantes pasan a la categoría de No asignados.
- La correspondencia y las reseñas anteriores se mantienen sin cambios.
Restaurar un usuario archivado
Para restaurar un usuario archivado, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte. Una vez restaurado el usuario, revise sus permisos y seleccione «Reenviar correo electrónico de bienvenida» para que pueda establecer una contraseña e iniciar sesión.
El personal gestionado por Microsoft Entra aparece con la leyenda "Gestionado por Microsoft Entra" en su página. Sus datos están bloqueados y archivados desde Entra, no en OpenApply .