Introducción y campos compatibles

Introducción

La integración OpenApply con iSAMS funciona en tiempo real, sin la intervención de su equipo de TI, y es gestionada por los equipos de soporte de OpenApply e iSAMS . Esta integración requiere una suscripción al Módulo de Servicios API iSAMS incluido en el paquete iSAMS de su centro educativo. Este OpenApply tiene un coste adicional que debe contemplarse en el presupuesto anual de iSAMS .

Sincronizar con estudiantes actuales o solicitantes.

Disponemos de dos modos diferentes en los que se puede habilitar la integración iSAMS , y es necesario que cada escuela elija el modo que desea utilizar:

1. Sincronizar con el estado del estudiante iSAMS (En la escuela)
2. Sincronizar con el estado de los solicitantes iSAMS (Aún no han llegado)

Con la Opción 1 , todos los estudiantes inscritos en OpenApply se sincronizan con los estudiantes actuales en iSAMS . Dado que se trata de una conexión en tiempo real entre todos los estudiantes inscritos en ambos sistemas, de modo que cualquier cambio posterior en los datos de OpenApply también se sincronice con el estudiante actual en iSAMS , esta opción requiere que todos los estudiantes se importen a OpenApply y que los datos coincidan en ambos sistemas antes de poder activarse. Esta integración es solo para estudiantes inscritos y sus padres. La información demográfica del estudiante y del padre se transferirá de OpenApply a iSAMS una vez que el estudiante esté marcado como inscrito en OpenApply . En adelante, la información que se actualice para el estudiante en OpenApply también se sincronizará, manteniendo la información en iSAMS actualizada. También tenemos consejos sobre cómo empezar con la Opción 1: sincronización con los estudiantes actuales .

Con la Opción 2 , los estudiantes de OpenApply se sincronizan con los solicitantes de iSAMS . Generalmente, esta sincronización se realiza una sola vez para cada estudiante: el estudiante presenta su solicitud a través de OpenApply y, una vez que alcanza los estados seleccionados, se agrega a la sección de solicitantes en iSAMS . Posteriormente, se inscribe al estudiante en iSAMS (se le traslada de la sección de solicitantes a la de estudiantes actuales) y sus datos dejan de sincronizarse. Por lo tanto, esta opción no requiere importar a todos los estudiantes a OpenApply , ya que OpenApply simplemente sincroniza a los nuevos estudiantes con los solicitantes de iSAMS . También ofrecemos consejos sobre cómo empezar con la Opción 2: sincronización con los solicitantes .

Estudiantes

• Nombre de pila
• Segundo nombre
• Apellido
• Nombre preferido
• Fecha de nacimiento
• Género
• Año Número de grado
• Estado
• Teléfono móvil
• Nacionalidad, Segunda Nacionalidad, Tercera Nacionalidad, Cuarta Nacionalidad (Valores ISO)
• Idioma, segundo idioma, tercer idioma, cuarto idioma (valores ISO)
• Foto (solo al sincronizar con Estudiantes actuales)
• Año de matriculación
• Fecha de inscripción
• Fecha de retiro
• Dirección de correo electrónico
• Código de la escuela ( iSAMS ) / ID del estudiante ( OpenApply )
• Dirección Línea 1
• Línea de dirección 2
• Ciudad
• Estado
• Código postal
• País

Padres

• Relación
• Saludo/Título
• Nombre de pila
• Apellido
• Título/Profesión
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono móvil
• Número de casa
• Dirección Línea 1
• Línea de dirección 2
• Ciudad
• Estado
• Código postal
• País

Contacto de emergencia

• Nombre de pila
• Apellido
• Teléfono móvil

Campos básicos adicionales

Además de los campos estándar mencionados anteriormente, se pueden sincronizar con iSAMS ciertos campos principales adicionales, como el estado de alojamiento, la religión y la etnia. Estos campos se pueden asignar a campos en OpenApply , de modo que los datos de OpenApply se sincronicen con los campos correspondientes en iSAMS . La asignación de estos campos se realiza en Configuración > iSAMS > Asignación de campos principales del estudiante .

Seleccione el grupo OpenApply (como Solicitante) y, a continuación, el campo dentro de ese grupo que desea sincronizar con el campo principal que aparece en iSAMS (los campos principales adicionales disponibles que se pueden sincronizar con iSAMS se muestran en negrita a la derecha).

Al asignar campos con valores definidos en iSAMS , como Etnicidad, asegúrese de que las opciones del campo asignado en OpenApply coincidan con las opciones disponibles en iSAMS .

Campos personalizados

También es posible sincronizar con campos personalizados en iSAMS . Los campos personalizados se pueden asignar en Configuración > iSAMS > Asignaciones de campos personalizados de estudiantes .

Para ello, haga clic en «Añadir asignación de campo» , seleccione el campo OpenApply que desea asignar, establezca un valor predeterminado si lo desea e introduzca el ID del campo personalizado iSAMS al que desea asignarlo. Asegúrese de marcar la casilla «Exportar» y «Guardar cambios» para que su campo personalizado se incluya en la integración.

Puedes encontrar el ID del campo personalizado iSAMS en iSAMS en “Administrador de estudiantes” → “Opciones de administración” → “Campos personalizados” → “Campos personalizados de estudiantes”. Luego, haz clic para editar ese campo personalizado y el ID se mostrará en la URL de la ventana emergente.

Archivos y fotos

Es posible sincronizar automáticamente los contratos en formato PDF generados en OpenApply , así como los archivos y fotos recopilados mediante campos y listas de verificación de OpenApply , con iSAMS como documentos. Los campos de carga de archivos OpenApply y los elementos de la lista de verificación de tipo "envío de documentos" se pueden asignar a las categorías de documentos iSAMS . Cuando un estudiante se sincroniza con iSAMS , sus archivos cargados se transfieren junto con sus datos de perfil. Los documentos se guardan en la sección "Documentos y archivos" del perfil del estudiante en iSAMS .

Diríjase a Configuración > Integraciones > Socio > iSAMS > Sincronización de archivos . Esta pestaña muestra cuatro secciones:

• Carga de archivos: muestra todos los campos individuales de carga de archivos configurados para la escuela, cada uno con un interruptor para habilitarlo y un menú desplegable de categorías.
• Cargas de archivos agrupadas: enumera los campos de carga de archivos que pertenecen a grupos de campos, mostrando el nombre del grupo junto al nombre del campo.
• Cargas de listas de verificación: enumera todos los elementos de la lista de verificación que son elementos de "envío de documentos".
• Contratos: enumera todos los contratos en formato PDF que se generan en OpenApply

En las secciones de Carga de archivos y Carga de archivos agrupados , cada fila muestra en qué formularios está presente el campo de carga de archivos, lo que facilita la identificación del origen.

Asigne cada campo de carga de archivos, cada elemento de la lista de verificación y cada contrato en formato PDF a una categoría de documento iSAMS . Active o desactive la sincronización para cada elemento marcando la casilla y guardando los cambios.

Una vez configurado, los archivos se sincronizarán automáticamente cada vez que un estudiante se sincronice con iSAMS . Los archivos subidos previamente por estudiantes ya sincronizados se transferirán en su próxima sincronización. Cada carga se registra para evitar transferencias duplicadas.

Una vez sincronizados, los archivos se guardan en iSAMS , en la sección "Documentos y archivos" del perfil del estudiante.

Tenga en cuenta:

• Solo se sincronizarán los elementos que estén habilitados en la configuración de sincronización de archivos; todos los elementos están deshabilitados de forma predeterminada.
• Un elemento se sincroniza solo una vez por archivo y por asignación; volver a sincronizar un estudiante no creará duplicados.
• Si se elimina un elemento en OpenApply , el documento correspondiente en iSAMS no se elimina.
• Las opciones del menú desplegable de categorías se obtienen de la instancia iSAMS de la escuela; si no aparece ninguna categoría, verifique si la conexión iSAMS funciona correctamente.
• Esta función requiere que la integración iSAMS esté completamente habilitada.