كيفية استخدام قائمة الطلاب بفعالية في منصة القبول الخاصة بك
تُعدّ قائمة المتقدمين أداةً فعّالةً ضمن منصة القبول الخاصة بك، تُمكّنك من إدارة بيانات المتقدمين بكفاءة. سيُرشدك هذا الدليل إلى كيفية استخدام القائمة لعرض المتقدمين حسب السنة الدراسية، وإضافة استفسارات أو متقدمين جدد يدويًا، وتصفية البيانات وفقًا لمعايير مُحددة، وتنفيذ عمليات جماعية.
فهم السنوات الدراسية في القائمة
عند عرض قائمة الطلاب، يحدد العام الدراسي المحدد المتقدمين الذين سيتم عرضهم:
لعرض المتقدمين لسنة دراسية محددة (على سبيل المثال، 2025-2026)، تأكد من ضبط القائمة المنسدلة أو الفلتر على تلك السنة.
سيؤدي تحديد "جميع السنوات الدراسية" إلى عرض كل متقدم في النظام، بغض النظر عن السنة التي تقدموا فيها.
نصيحة: تحقق دائمًا من السنة الدراسية المختارة عند البحث أو القيام بإجراءات لتجنب الارتباك أو الأخطاء.
إضافة الاستفسارات أو المتقدمين يدويًا
يمكنك إضافة الاستفسارات أو المتقدمين يدويًا من جانب الإدارة دون الحاجة إلى إنشاء حسابات من قبل العائلات. وهذا مفيد بشكل خاص في الحالات التالية:
تزور عائلة المدرسة شخصياً وتقدم معلوماتها.
لقد جمعت تفاصيل المتقدمين وتريد إدخالها في النظام بشكل استباقي.
تفضل إنشاء عميل محتمل دون إخطار العائلة على الفور.
ملاحظة: لن يتلقى المتقدمون الذين تمت إضافتهم يدويًا إشعارًا تلقائيًا إلا إذا اخترت إرسال بريد إلكتروني ترحيبي فورًا. انقر هنا لمعرفة المزيد عن البريد الإلكتروني الترحيبي.
استخدام المرشحات للعثور على مجموعات محددة من المتقدمين
تتيح لك ميزة التصفية تضييق نطاق المتقدمين بناءً على معايير مختلفة. وهذا يساعدك على تحديد شرائح محددة من مجموعة المتقدمين بسرعة.
نصيحة: اجمع بين عدة عوامل تصفية لإنشاء طرق عرض مستهدفة للغاية (على سبيل المثال، المتقدمات الإناث للدرجة 1 في العام الدراسي 2025-2026).
نصيحة: احفظ الفلتر إذا كنت تستخدمه بشكل متكرر.
تنفيذ إجراءات جماعية على المتقدمين
توفر قائمة المتقدمين في OpenApply مجموعة من الإجراءات الجماعية التي تُساعد على تبسيط التواصل وتحسين كفاءة إدارة مجموعات المتقدمين. بمجرد تصفية أو تحديد مجموعة من المتقدمين، يُمكنك اتخاذ إجراء بشأنهم جميعًا دفعة واحدة، مما يوفر وقتًا ثمينًا.
تذكير: راجع دائمًا المتقدمين الذين تم اختيارهم قبل تطبيق إجراء جماعي لتجنب التغييرات غير المقصودة.
1. مقدمو طلبات وضع العلامات
قم بتطبيق علامات على جميع المتقدمين المختارين للمساعدة في الفرز والتصنيف لاحقًا. على سبيل المثال، طفل أحد الموظفين، دعم التعلم، متعلم اللغة الإنجليزية كلغة إضافية، وما إلى ذلك.
نصيحة: يمكن استخدام الوسوم كمرشحات لتحديد مجموعات معينة من المتقدمين بسرعة لاحقاً.
2. إرسال تذكيرات بقوائم التحقق
أرسل رسائل تذكير تلقائية إلى المتقدمين المختارين تتضمن أي بنود متبقية في قائمة التحقق . يمكنك تخصيص قالب البريد الإلكتروني من خلال الإعدادات > القبول > الحالة والإشعارات > تذكير بقائمة التحقق.
ملاحظة: لا يمكن إرسال تذكيرات لعناصر محددة في قائمة التحقق - يتم إرسال التذكيرات إذا كان أي عنصر معلقًا.
3. تصدير البيانات
تصدير بيانات المتقدمين للمجموعة المختارة. لمزيد من التعليمات، يرجى النقر هنا .
4. قفل/فتح النماذج
يمكنك إدارة إمكانية تحديث أولياء الأمور للاستمارات المُرسلة. بشكل افتراضي، تكون الاستمارات المُرسلة مُقفلة لمنع تغيير الحقول الهامة مثل سنة الالتحاق أو الصف المتوقع . يمكنك إلغاء قفل الاستمارات دفعة واحدة ، ولكن لا يُنصح بذلك إلا في حالات الضرورة القصوى، لأنه قد يؤثر على سلامة البيانات.
5. إدخال عناوين البريد الإلكتروني بشكل جماعي
أدخل عناوين البريد الإلكتروني لعدة متقدمين أو طلاب في وقت واحد. هذا مفيد عندما تُصدر المدارس حسابات بريد إلكتروني مؤسسية بعد التسجيل.
ملاحظة: لا يقوم OpenApply بإنشاء أو تعيين عناوين البريد الإلكتروني تلقائيًا.
6. إرسال الرسائل
إرسال رسائل جماعية إلى المتقدمين المختارين. هذه الميزة مثالية لإرسال التحديثات أو الإعلانات المهمة. لمزيد من التعليمات، يرجى النقر هنا .
7. إرسال طلبات التوصية (في حال تفعيل وحدة المدرسة المغذية)
إرسال طلبات التوصية بشكل جماعي إلى المدارس التابعة. هذه الخدمة متاحة فقط عند تفعيل وحدة المدارس التابعة . لمزيد من التعليمات، يرجى الضغط هنا .
8. عرض الطلاب الأيتام
تحديد وإدارة المتقدمين "غير المكتملين" - وهم الطلاب الذين بدأوا تقديم طلب الالتحاق ولكنهم لم يصلوا إلى صفحة بيانات الوالدين. لا يمتلك هؤلاء المتقدمون حسابات مرتبطة بأولياء أمورهم بسبب عدم اكتمال عملية التقديم. لديك عدة خيارات:
أ. إذا عاد الوالد على نفس الجهاز، فيمكنه متابعة التطبيق.
ب. أدخل اسم الوالد وبريده الإلكتروني يدويًا للسماح للعائلة بتسجيل الدخول والمتابعة.
ج. إذا لم تكن هناك متابعة بعد فترة زمنية معينة، يمكنك اختيار حذف السجل اليتيم.
9. تعيين المتقدمين للوظائف للوكلاء (في حال تفعيل وحدة الوكلاء)
قم بتعيين وكيل للمتقدمين المختارين (مثل مستشار تعليمي خارجي لديه حساب وكيل على منصة OpenApply ). بعد التعيين، يمكنك تصفية المتقدمين حسب الوكيل في القائمة.
10. تعيين ممثلين للمتقدمين
قم بتعيين المتقدمين لأعضاء فريق العمل الداخليين المسؤولين عن طلباتهم. يمكنك لاحقًا تصفية المتقدمين حسب ممثلين محددين أو أولئك الذين ليس لديهم ممثل معين. هذه الميزة مفيدة لتوزيع عبء العمل والمتابعة.
11. التعديل على القائمة أو التعديل الجماعي
استخدم وظيفة التحرير لتحديث حقول مثل الدرجة والحالة وتفاصيل المتقدمين الأخرى لجميع المتقدمين المختارين مباشرةً من القائمة. يتيح لك هذا إجراء التغييرات بكفاءة دون الحاجة إلى تعديل كل ملف شخصي على حدة. استخدم وظيفة التحرير الجماعي لتعديل جميع المتقدمين المختارين دفعة واحدة دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا لكل فرد. انقر هنا للاطلاع على شرح مفصل.
من خلال إتقان ميزات القائمة - مثل التصفية، وإضافة المتقدمين يدويًا، واختيار السنوات الدراسية، واستخدام الإجراءات الجماعية - يمكنك تحسين الكفاءة التشغيلية بشكل كبير، وضمان التواصل المستمر مع المتقدمين وعائلاتهم، والحفاظ على بيانات نظيفة ودقيقة طوال عملية القبول.