فهم قوائم الأسماء وحالات المتقدمين

تساعد OpenApply المدارس على إدارة عملية القبول من خلال تنظيم الأفراد في قوائم منفصلة وتعيين حالات محددة مسبقًا لهم. يعمل هذان العنصران معًا لتتبع تقدم الشخص - من الاستفسار الأول وحتى التخرج - مع الحفاظ على البيانات مقسمة بشكل واضح للموظفين.

يقدم هذا الدليل نظرة عامة شاملة حول كيفية عمل قوائم الموظفين والحالات داخل OpenApply ، وما يمثله كل منها، وكيفية استخدامها بفعالية كمسؤول.

نظرة عامة على قوائم اللاعبين

عند تسجيل الدخول كمسؤول، ستجد العديد من قوائم اللاعبين الرئيسية مدرجة في اللوحة اليسرى:

• استفسارات

• المتقدمون

• طلاب

• العائلات

• الخريجون

يُدرج كل شخص في النظام في إحدى هذه القوائم بناءً على وضعه الحالي. وينتقل المتقدمون بين القوائم مع تغير وضعهم خلال دورة القبول والتسجيل.

حالات المتقدمين الافتراضية في OpenApply

يستخدم OpenApply مجموعة ثابتة من حالات النظام لتحديد كل مرحلة من مراحل عملية القبول. لا يمكن حذف هذه الحالات أو توسيعها، ولكن يمكنك إعادة تسميتها لتتوافق مع مصطلحات مدرستك (مثلاً، إعادة تسمية "مقبول" إلى "تم عرض مقعد") من خلال الإعدادات > القبول > الحالة والإشعارات. تغيير التسمية يغير المسمى فقط ، ولا يؤثر على وظيفة الحالة أو منطقها.

فيما يلي الحالات القياسية:

• قيد الانتظار - أبدى مقدم الطلب اهتماماً ولكنه لم يقدم طلباً كاملاً.

• تم تقديم الطلب – تم تقديم استمارة الطلب. أصبح مقدم الطلب الآن ضمن قائمة المتقدمين .

• تم القبول – قدمت المدرسة مكاناً، في انتظار قبول العائلة.

• مرفوض – تم رفض الطلب بسبب عدم ملاءمة المنتج أو المساحة أو اعتبارات أخرى.

• مدرج في قائمة الانتظار - المتقدم مؤهل ولكن تم وضعه في قائمة الانتظار في انتظار التوافر.

• مسجل – لقد قبل المتقدم العرض ويُعتبر الآن طالباً.

• منسحب – انسحب الطالب قبل إكمال البرنامج.

• تخرج – أكمل الطالب تعليمه في المدرسة.

📝 ملاحظة: يتغير وضع الطلب من "قيد الانتظار" إلى "تم التقديم" تلقائيًا عند إرسال نموذج الطلب. كما قد يتغير الوضع من "مقبول" إلى "مسجل" تلقائيًا إذا كانت مدرستكم تستخدم نموذج التسجيل القياسي، وهي ميزة خاصة يجب تفعيلها عند الطلب. أما جميع تغييرات الوضع الأخرى - مثل "مرفوض" أو "مسجل" أو "منسحب" - فيجب إجراؤها يدويًا من قِبل مسؤول النظام .

كيفية ارتباط الحالات بقوائم اللاعبين

كل قائمة في OpenApply تؤدي دورًا محددًا:

استفسارات

• تتضمن القائمة الأفراد الذين قدموا نموذج استفسار، أو حجزوا جولة أو فعالية، أو بدأوا تعبئة نموذج الطلب ولكنهم لم يكملوه.

• تظهر هنا جميع جهات الاتصال التي تحمل حالة "معلقة" .

المتقدمون

• ينتقل المتقدمون إلى هذه القائمة تلقائيًا عندما تصبح حالتهم "تم التقديم" .

• تظهر الحالات التالية في هذه القائمة:

  • مُطبَّق

  • تم قبولها

  • انخفض

  • مدرج في قائمة الانتظار

• هؤلاء هم المتقدمون الذين قدموا طلباتهم ولكنهم لم يسجلوا بعد.

طلاب

• بمجرد أن يقبل المتقدم العرض وتعتبره المدرسة طالبًا حاليًا، يجب تحديث حالته إلى مسجل .

• ثم يتم نقل المتقدم إلى قائمة الطلاب .

الخريجون

• ينبغي تحديث حالة الطلاب الذين يتخرجون أو ينسحبون من المدرسة إلى الحالة المناسبة: متخرج أو منسحب .

• تؤدي هذه الحالات تلقائيًا إلى نقل الفرد إلى قائمة الخريجين وأرشفة ملفه الشخصي.

قائمة العائلات: إدارة معلومات الوالدين

بينما تركز معظم القوائم على الطلاب والمتقدمين، فإن قائمة العائلات تقدم نظرة عامة على جهات اتصال أولياء الأمور ، مصنفة حسب العائلة.

يُظهر كل إدخال في قائمة العائلات أسماء الوالدين ويتضمن ما يصل إلى ثلاثة رموز توفر معلومات أساسية:

• 🔑 رمز المفتاح – يشير إلى تفعيل حساب ولي الأمر. يتم تفعيل حسابات أولياء الأمور تلقائيًا عند إنشائها؛ ولا يلزم أي إجراء يدوي.

• ✅ علامة صح – تؤكد التحقق من صحة عنوان البريد الإلكتروني للوالدين.

• ✉️ أيقونة المغلف – تُظهر ما إذا كانت خاصية "استلام الإشعارات" مُفعّلة. في حال تعطيلها، لن يتلقى ولي الأمر أي رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية مُرسلة عبر OpenApply .

📝 ملاحظة: قبل إرسال رسائل جماعية، يُنصح بشدة بالتأكد من تفعيل الإشعارات لجميع حسابات أولياء الأمور. يمكنك تحديد جميع أولياء الأمور والنقر على "تفعيل الإشعارات" لتفعيلها لهم جميعًا. لن يؤثر هذا الإجراء على أولياء الأمور الذين فعّلوا الإشعارات مسبقًا.

إعدادات إشعارات الوالدين

يتم تفعيل خيار "تلقي الإشعارات" افتراضياً لجميع أولياء الأمور. ومع ذلك، توجد بعض الحالات التي قد يتم فيها تعطيله:

• في نماذج مثل سجل الاهتمامات، أو نموذج الطلب، أو تسجيل الفعاليات، يمكن للمدارس إضافة خانة اختيار تتيح للآباء إلغاء الاشتراك في تلقي الإشعارات. إذا لم تكن هذه الخانة موجودة، فلن يتمكن الآباء من تعديل هذا الإعداد بأنفسهم.

• يمكن للمسؤولين تفعيل أو تعطيل الإشعارات يدويًا عبر ملف تعريف الطالب لأي ولي أمر في أي وقت.

• إذا تم إنشاء حسابات الوالدين عبر استيراد البيانات، فقد يتم تعطيل إعداد الإشعارات بشكل افتراضي.

يُوفر نظام OpenApply الذي يجمع بين الحالات والقوائم، إطارًا واضحًا ومنطقيًا لإدارة جميع مراحل عملية القبول والتسجيل. ومن خلال فهم كيفية انتقال المتقدمين بين الحالات، وكيف تُحدد هذه الحالات مكانهم في القوائم المختلفة، تستطيع المدارس الحفاظ على نظام منظم وفعال.

إن مراقبة تغييرات الحالة وإعدادات الإشعارات وأدوات مشاركة أولياء الأمور مثل قائمة العائلات عن كثب تضمن أن يظل التواصل فعالاً وألا يتم إغفال أي طالب أو عائلة خلال رحلتهم عبر مدرستك.