OpenApply通过将个人组织成不同的名册并分配预定义的状态，帮助学校管理招生流程。这两个要素协同工作，跟踪个人的进展——从首次咨询到毕业——同时保持数据清晰分类，方便教职员工使用。
本指南全面概述了OpenApply中名册和状态的功能、每个名册和状态代表的含义，以及管理员如何有效地使用它们。
人员名单概览
以管理员身份登录后，您会在左侧面板中找到几个关键名单：
查询
申请人
学生
家庭
校友
系统中的每个人都会根据其当前状态被放入这些名单中的一个。申请人的状态会随着录取和入学流程中状态的变化而在不同的名单之间移动。
OpenApply中的默认申请人状态
OpenApply使用一套固定的系统状态来定义招生流程的每个阶段。这些状态无法移除或扩展，但您可以将其重命名，使其与贵校的术语保持一致（例如，将“已录取”重命名为“已提供名额”），具体操作为：在“设置”>“招生”>“状态与通知”中。重命名只会更改标签，不会影响状态的功能或逻辑。
以下是标准状态：
待定——申请人已表示有意向，但尚未提交完整申请。
申请已提交——申请表已提交。申请人现已列入申请人名册。
已录取——学校已提供入学名额，等待家长接受。
已拒绝– 由于不合适、空间不足或其他原因，该申请已被拒绝。
已列入候补名单——申请人符合资格，但已被列入候补名单，等待空缺名额。
已入学——申请人已接受录取，现在被视为学生。
退学——该学生在完成学业前已退学。
毕业——该学生已完成在该校的学业。
📝 注意：申请表提交后，状态会自动从“待定”更改为“已申请” 。如果贵校使用标准入学表格（需另行申请启用），状态也可能自动从“已录取”更改为“已注册” 。其他所有状态更改（例如“已拒绝”、“已注册”或“已退学”）均需由管理员用户手动操作。
状态与名册的关系
OpenApply中的每个名册都扮演着特定的角色：
查询
列出已提交咨询表、预订旅游或活动，或已开始填写但尚未完成申请表的个人。
所有状态为“待处理”的联系人都会显示在这里。
申请人
当申请人的状态变为“已申请”时，申请人将自动移至此名册。
此名册上显示以下状态：
应用
已承认
- 拒绝
候补名单
这些申请人已经提交了申请，但尚未入学。
学生
一旦申请人接受了录取通知书，并且学校认定其为在校学生，则其状态应更新为“已入学” 。
申请人随后将被移入学生名册。
校友
从学校毕业或退学的学生应更新为相应的状态：已毕业或已退学。
这些状态会自动将个人移至校友名录并存档其个人资料。
家庭名册：管理家长信息
虽然大多数名册侧重于学生和申请人，但“家庭名册”提供了按家庭分组的家长联系人概览。
家庭名册中的每个条目都显示父母姓名，并包含最多三个图标，提供关键信息：
🔑钥匙图标– 表示家长账户已激活。家长账户创建后会自动激活，无需手动操作。
✅检查图标– 确认家长的电子邮件地址已通过验证。
✉️信封图标– 显示“接收通知”是否已启用。如果禁用，家长将不会收到通过OpenApply发送的任何电子邮件或消息。
📝 注意：发送群发消息前，强烈建议您检查所有家长账号是否已启用通知功能。您可以选择所有家长，然后点击“启用通知”按钮，即可批量启用通知功能。此操作不会影响已启用通知功能的家长。
家长通知设置
默认情况下，“接收通知”设置对所有家长都是启用的。但是，在某些情况下，该设置可能会被禁用：
- 在诸如意向登记表、申请表或活动注册表等表格中，学校可以添加一个复选框，允许家长选择不接收通知。如果没有此复选框，家长将无法自行更改此设置。
- 管理员可以随时通过学生个人资料手动启用或禁用任何家长的通知。
- 如果通过数据导入创建父帐户，则通知设置默认可能处于禁用状态。
OpenApply中状态和名册的结合，为管理招生和入学流程的每个阶段提供了一个清晰、逻辑的框架。通过了解申请人如何在不同状态之间转换，以及这些状态如何决定他们在各个名册中的位置，学校可以维持一个组织良好、高效的系统。
密切关注状态变化、通知设置和家长参与工具（如家庭名册），可确保沟通保持有效，并且在学生或家庭在学校学习期间不会被遗漏。