Genel Bakış
Veri Kategorileri, okulların formları ve dosyaları sınıflandırmasına olanak tanıyarak hassas öğrenci bilgilerine erişimi kullanıcı bazında kontrol etmeyi sağlar. Bu öğelere kategoriler atayarak, okullar personelin yalnızca erişim izni verilen verileri görmesini sağlayabilir.
Mevcut kategoriler: Genel, Akademik, Mali, Öğrenim Desteği, Hukuki, Tıbbi, Sağlık, Kısıtlı ve Yaptırım Raporu.
Bir forma veya kaynağa açıkça bir veri kategorisi atanmamışsa, varsayılan olarak Genel kategorisi kullanılır.
İzinlerin işleyişi: Personel izinleri, her kullanıcının hangi kategorileri görüntüleyebileceğini belirleyen izin grupları aracılığıyla kullanıcı başına yapılandırılır.
Örneğin, "Tıbbi" kategori izni olmayan bir personel, öğrenci profiline genel erişime sahip olsa bile tıbbi formları veya dosyaları göremez. Sonuç olarak, aynı öğrenci profili, görüntüleyen personelin kategori izinlerine bağlı olarak farklı formlar ve dosyalar gösterebilir.
Departman ve kullanıcı izinlerinin yönetimi hakkında daha fazla bilgi için lütfen bu kılavuza bakın.
Formlar
Bir form, bir veya daha fazla veri kategorisine atanabilir.
Yalnızca ilgili kategoriler için yetkilendirilmiş personel üyeleri bu formu ve öğrenci profilindeki verileri görebilecektir.
Ayarlar > Formlar bölümüne gidin, Form Düzenleyiciye erişmek için formun adına tıklayın.
Dosyalar
Dosya Yükleme Alanları
Dosya yükleme alanları bir veya daha fazla veri kategorisiyle etiketlenebilir.
Bu alanlara yüklenen dosyalar yalnızca ilgili kategoriye ait yetkilere sahip personel tarafından görülebilir.
Belge Gönderim Kontrol Listesi Maddeleri
Belge gönderimi türündeki kontrol listesi öğeleri, veri kategorileriyle de etiketlenebilir.
En az bir veri kategorisi seçilmelidir; seçim yapılmadan kontrol listesi öğesi kaydedilemez.
Kontrol listesi öğesine atanan kategoriler, hangi personel üyelerinin o öğeye yüklenen dosyaları görebileceğini belirler. Seçilen kategori için izni olmayan bir personel üyesi, öğrenci profilinde bu dosyaları göremez.
Kontrol listesi öğelerinde kategoriler belirlendiğinde veya değiştirildiğinde, bu kategoriler otomatik olarak o öğeye önceden yüklenmiş tüm dosyalara uygulanır. Bu, kategori değişikliğinin mevcut yüklemeleri geriye dönük olarak etkilediği anlamına gelir.
Sıkça Sorulan Sorular
S: Bir form Genel olarak ayarlanmış ancak içindeki dosya yükleme alanı Yasal olarak ayarlanmışsa, yüklenen dosya hangi veri kategorisine girer?
A: Yüklenen dosya yalnızca Hukuk kategorisine atanacaktır; formun veri kategorisi, dosya alanı aracılığıyla yüklenen dosyalar için geçerli değildir.
Bir dosya yüklendiğinde, veri kategorilerini ait olduğu formun değil, alanın kendi kategori ayarından devralır. Alan "Yasal" olarak ayarlanmışsa, formun "Genel" kategorisinden bağımsız olarak dosya "Yasal" olarak etiketlenir.
Sonuç olarak, bir personel üyesinin Dosyalar bölümünde bu dosyayı görebilmesi için Hukuki veri kategorisi iznine sahip olması gerekir; yalnızca Genel erişim yeterli değildir.
S: Dosya Yükleme alanının veya Belge Gönderimi kontrol listesi öğesinin veri kategorisini değiştirmek, daha önce yüklenmiş dosyaların kategorilerini geriye dönük olarak günceller mi?
A: Evet, hem Belge Gönderimi kontrol listesi öğeleri hem de formlardaki Dosya Yükleme alanları için geçerlidir. Veri kategorisi kaydedildiğinde, sistem yeni kategorileri o öğe veya alanla ilişkili mevcut tüm yüklenmiş dosyalara anında senkronize eder.
Dolayısıyla, Belge Gönderimi kontrol listesindeki bir öğeyi Genel'den Akademik'e değiştirmek, o öğe altında daha önce yüklenmiş tüm dosyaları da Akademik olarak güncelleyecektir. Aynı durum formlardaki Dosya Yükleme alanları için de geçerlidir.